Chaque année à la fin des périodes de référence fixées par la convention collective des transports routiers pour l'acquisition du droit au congé, vous devez déterminer les droits à congés payés acquis par chacun de vos salariés au titre des 12 derniers mois.
Pour l'appréciation du droit au congé, la période de référence court généralement du 1er juin d'une année au 31 mai de l'année suivante.
Toutefois, pour les entreprises de transport qui sont tenues de s'affilier à une caisse interprofessionnelle de congés payés, la période de référence court du 1er avril au 31 mars. Pour plus de détails, voir la fiche : « L'affiliation à une caisse de congés payés ».
Le calcul des congés payés est simple pour les personnes présentes sans interruption durant toute la période de référence. Il s'avère en revanche plus compliqué pour les salariés qui sont entrés en cours de période, ou qui se sont absentés.
Il faut aussi noter que les contrats successifs dans la même entreprise impactent le calcul des congés payés de l'intéressé.
La bonne méthode
Etape
1 -
Calculer les droits à congés payés acquis au titre de la période d'emploi
La convention collective des transports routiers, reprenant ainsi le droit commun, prévoit un solde de 2,5 jours de congés payés par mois travaillé sans pouvoir excéder 30 jours ouvrables. Le calcul des droits à congés payés d'un salarié qui a travaillé 12 mois est donc simple : il a droit à 30 jours ouvrables (ce qui correspond au maximum).
Les salariés embauchés avant le 1er juin de l'année précédente (A-1) se voient attribuer un solde de congés payés théorique de : 12 mois x 2,5 = 30 jours.
Les salariés embauchés après le début de la période de référence de l'année A-1 ont des droits proportionnels au nombre de mois passés dans l'entreprise, sachant toutefois que 4 semaines ou 24 jours de travail doivent être assimilés à un mois et que le résultat est limité à 30 jours.
Pour déterminer leur solde, il faudra donc, en fait, compter les semaines d'emploi, diviser par 4 et multiplier par 2,5 jours ; le résultat sera arrondi au jour entier au-dessus.
Exemple
Si un salarié a travaillé 23 semaines : 23 : 4 x 2,5 = 14,38 arrondis à 15 jours de congés payés.
Le droit aux congés payés est ouvert dès l'embauche. Auparavant, l'ouverture des droits correspondait à la fin de la période d'acquisition des congés, donc le 1er juin de l'année N + 1, ce qui signifiait qu'un salarié entré après cette date devait parfois attendre une année entière avant de pouvoir prendre des congés. Aujourd'hui, le droit est ouvert dès l'embauche mais seuls les congés déjà acquis pourront être pris. L'employeur dispose toutefois de la possibilité d'accorder les congés payés « par anticipation », mais cette pratique est déconseillée car en cas de départ du salarié, cela poserait le problème de leur récupération.
Attention, les congés payés ont pour conséquence de repousser le terme de la période d'essai du nombre de jours de congés pris.
Un salarié à temps partiel bénéficie des mêmes droits à congés qu'un salarié à temps plein : le nombre de jours de congés n'est pas réduit à proportion de son horaire de travail. Ainsi un salarié travaillant à mi-temps acquiert 2,5 jours de congés par mois et non 1,25 jour. Corrélativement on déduit un jour de congé pour chaque journée d'absence, sans tenir compte des jours non travaillés ou travaillés partiellement.
Etape
2 -
Repérer les différentes périodes d'absence
Cette première estimation des droits acquis est insuffisante, car les droits à congés payés s'acquièrent sur la base de semaines de travail effectif ; en principe, il s'agit uniquement des périodes pendant lesquelles le salarié a été à son poste de travail. Les périodes non travaillées sont donc susceptibles de réduire ces droits.
Toutefois, le Code du travail prévoit d'assimiler certaines absences à du temps travaillé ; elles n'ont alors aucune incidence sur le solde théorique déjà calculé.
Il faut donc repérer et différencier les différentes périodes non travaillées – qu'elles soient rémunérées ou pas.
Ainsi les absences suivantes sont sans incidence sur les droits à congés payés :
- congés payés de l'année précédente ;
- congé de maternité, de paternité ou d'adoption ;
- congés pour évènements familiaux ;
- jours de « RTT » et repos compensateurs au titre des heures supplémentaires ;
- suspension du contrat de travail suite à un accident du travail ou une maladie professionnelle : dans la limite d'une durée d'un an ininterrompue (sauf absences pour rechute). Ces périodes comptent même le salarié n'ayant acquis aucun droit à congés sur la période de référence ;
- suspension du contrat de travail suite à un accident de trajet : dans la limite d'une durée d'un an ininterrompue (sauf absences pour rechute) : cette règle est issue d'une décision de la Cour de cassation du 3 juillet 2012 qui assimile l'accident de trajet à du temps de travail effectif pour le calcul du droit aux congés ;
- les heures chômées en cas d'activité partielle ;
- congés de formation professionnelle ou pour effectuer un bilan de compétences ;
- congés de formation économique, sociale et syndicale ;
- absences justifiées par certaines fonctions : conseillers prud'homaux, conseiller du salarié, élus locaux, réserve opérationnelle, civile ou sanitaire, etc. ;
- la période de préavis, non effectuée à la demande de l'employeur ;
- les journées de défense et citoyenneté ;
- les absences pour se rendre aux examens médicaux ;
- l'autorisation d'absence pour participer à l'appel de présentation, de préparation à la défense.
Enfin, sachez que le salarié qui est réintégré au sein de l'entreprise après l'annulation de son licenciement, acquiert des jours de congés payés au titre de la période d'éviction, dès lors qu'il n'a pas occupé un autre emploi pendant cette période.
A contrario, toutes les autres absences vont amputer le solde, notamment :
- les arrêts de travail pour maladie, pour accident non professionnel ;
- les jours de grève ;
- les périodes d'absence même autorisées.
Attention
Concernant les absences pour maladie et accident non professionnel, cette règle est aujourd'hui remise en cause par la jurisprudence européenne qui affirme qu'un salarié absent pour raison de santé, ne pouvait pas voir sa durée de congés payés portée en dessous de 4 semaines.
La Cour de cassation revient sur sa jurisprudence pour se conformer aux décisions européennes s'agissant des périodes d'absence suite à un accident de trajet, aujourd'hui assimilées, comme celles pour cause de maladie professionnelle ou accident du travail, à du temps de travail effectif pour le calcul du droit aux congés, dans la limite d'une durée ininterrompue de 1 an.
En l'état actuel de la jurisprudence française, la maladie simple est la seule absence pour « raisons de santé » à ne pas être assimilée à du travail effectif permettant d'acquérir des congés payés. La Cour de cassation refuse toujours d'assimiler la maladie à du travail effectif pour le calcul des droits à congé, malgré la jurisprudence européenne qui affirme le contraire en se fondant sur une directive européenne 2003/88/CE. Compte tenu de ces divergences, il faudra donc que le législateur français intervienne pour régler définitivement la question.
Et ce d'autant plus qu'une décision d'un tribunal administratif a condamné l'État français à indemniser un salarié des jours de congés perdus en application de la règle française, au motif que cette dernière n'est pas conforme aux règles européennes.
Notons que la loi travail du 8 août 2016 a rappelé les périodes qui, du point de vue des congés, étaient assimilées à du temps de travail effectif, sans y intégrer les absences pour maladie, en contradiction avec le droit européen.
Etape
3 -
Calculer le solde de congés définitif
La totalisation des jours d'absence non assimilée à du temps de travail peut donc affecter le nombre de semaines travaillées retenu pour le calcul du solde théorique.
Les périodes d'absence ne peuvent toutefois pas entraîner de réduction des droits à congés plus que proportionnelle à leur durée.
Il faut alors refaire le calcul évoqué à l'étape 1 en tenant compte de cette donnée modifiée.
Attention
Si un salarié a été absent pendant 4 semaines sur les 12 mois, il a en fait travaillé 48 semaines, et par équivalence 12 mois ; il obtient donc un solde complet de 30 jours.
Le décompte des congés est, en principe, effectué en jours ouvrables, mais le décompte peut être effectué en jours ouvrés.
Les salariés à temps partiel se voient appliquer la même règle.
ExempleUn salarié ne travaille pas le mercredi. S'il décide de partir un vendredi soir et de revenir une semaine plus tard, le lundi matin, il doit poser 6 jours ouvrables de congés payés.
S'il décide de partir en vacances un mardi soir et de reprendre le lundi matin suivant, son premier jour de vacances sera le jeudi (puisqu'il ne travaille pas habituellement le mercredi). Il aura donc pris trois jours ouvrables de congés payés (jeudi, vendredi et samedi).
Si un salarié fractionne ses congés payés, il peut bénéficier de jours supplémentaires ; ces jours - consécutifs à la prise des congés d'été - ne peuvent donc être déterminés et attribués qu'après le 31 octobre de l'année.
Etape
4 -
Congés supplémentaires en plus de la durée légale des congés
Dans certains cas, la loi prévoit la prolongation du congé annuel :
- congé supplémentaire des parents (femmes et hommes) : les salariés ou apprentis âgés de moins de 21 ans au 30 avril de l'année précédente bénéficient de 2 jours de congé supplémentaire par enfant vivant au foyer et âgé de moins de 15 ans au 30 avril de l'année en cours. Ce congé est réduit à un jour si le congé légal acquis n'excède pas 6 jours. Les salariés de plus de 21 ans à la date précitée bénéficient également de 2 jours de congé supplémentaire par enfant à charge, sans que le cumul du nombre des jours de congé supplémentaire et de congé annuel légal ne puisse excéder 30 jours. Lorsque l'enfant est en situation de handicap, il n'y a pas de condition d'âge ;
- congé supplémentaire en cas de fractionnement.
Par ailleurs, un accord collectif d'entreprise ou même le contrat de travail ou l'usage peut assurer des congés plus longs que le congé légal. Il peut s'agir de majorations du congé principal ou de congés supplémentaires, par exemple pour enfants à charge ou pour ancienneté ou handicap.
Attention les congés supplémentaires pour enfants à charge ne sont pas réservés aux seules femmes en application du principe d'égalité de rémunération entre les sexes.
Dès lors, du fait de cet élargissement du congé aux hommes, si un couple travaille dans votre entreprise, chacun des deux aura droit aux congés supplémentaires pour leur(s) enfant(s).
Le calcul des congés pour enfants se fait après celui des congés acquis et s'y ajoute. Pour éviter tout litige, il est conseillé d'indiquer précisément sur le bulletin les congés pour enfants séparément.