Etape
1 -
Respecter le cadre général de la prise des congés payés
L'affiliation à la caisse des congés payés
Certaines entreprises du secteur des transports ont l'obligation de s'affilier à une caisse de congés payés. Dans ce cas, la caisse se substituera alors à l'employeur pour le règlement des congés des nouveaux embauchés et des intérimaires mais l'entreprise peut également choisir d'inscrire à la caisse l'ensemble du personnel pour une période illimitée.
Liste des activités des entreprises de transport qui doivent obligatoirement s'affilier à la caisse des congés payés
38.11 Z - Collecte des déchets non dangereux (**)
38.21 Z - Traitement et élimination des déchets non dangereux (**)
46.12 B - Autres intermédiaires du commerce en combustibles, métaux, minéraux et produits chimiques
47.78 B - Commerces de détail de charbons et combustibles
49.41 A - Transports routiers de fret interurbains
49.41 B - Transports routiers de fret de proximité
49.41 C - Location de camions avec chauffeur (*)
49.42 Z - Services de déménagement
52.24 B - Manutention non portuaire
52.29 A - Messagerie, fret express
52.29 B - Affrètement et organisation des transports
77.11 A - Location de courte durée de voitures et de véhicules automobiles légers (*)
77.11 B - Location de longue durée de voitures et de véhicules automobiles légers (*)
77.12 Z - Location et location-bail de camions (*)
77.39 Z - Location et location-bail d'autres machines, équipements et biens matériels(*)
80.10 Z - Transports de fonds
81.21 Z - Activités de nettoyage (uniquement en ce qui concerne les entreprises travaillant pour le compte de la SNCF)
81.22 Z - Activités de nettoyage (uniquement en ce qui concerne les entreprises travaillant pour le compte de la SNCF)
81.29 A - Activités de nettoyage (uniquement en ce qui concerne les entreprises travaillant pour le compte de la SNCF)
81.29 B - Activités de nettoyage (uniquement en ce qui concerne les entreprises travaillant pour le compte de la SNCF) |
(*) Pour le transport de marchandises.
(**) À l'exception des entreprises concessionnaires d'égouts. |
L'octroi au salarié des congés qu'il a acquis constitue une obligation pour vous. Vous devez prendre toutes les mesures permettant au salarié d'exercer son droit à congé et pouvoir, en cas de litige, le prouver. Dans ce cadre, il vous appartient d'en prendre l'initiative. Si vous ne mettez pas en place un système de congés payés conforme au régime légal ou si vous faites obstacle à la prise du congé, vous pouvez être condamné à réparer le préjudice subi par le salarié.
De même, si vous occupez un salarié à un travail rémunéré (même hors entreprise) pendant la période fixée pour le congé légal, on considérera que vous ne lui donnez pas le congé légal.
Déterminer la période de référence pour l'appréciation du droit au congé
Pour l'appréciation du droit au congé, la période de référence court généralement du 1er juin d'une année au 31 mai de l'année suivante.
Toutefois, pour les entreprises de transports qui sont tenues de s'affilier à une caisse interprofessionnelle de congés payés, la période de référence va du 1er avril au 31 mars (voir supra liste des activités concernés). La loi travail du 8 août prévoit qu'un accord d'entreprise puisse fixer une période de référence différente de la période légale.
Modalités de prise des congés payés
Le droit à congés doit s'exercer chaque année. La prise des congés payés est en effet obligatoire. En principe, ni vous ni le salarié ne pouvez exiger le report de tout ou partie des congés sur l'année suivante. Celui-ci est toutefois possible dans certaines situations telles que le congé de maternité ou d'adoption, la maladie, l'annualisation du temps de travail ou peut résulter de dispositions conventionnelles plus favorables. En dehors de ces cas, le report nécessite une autorisation expresse de votre part.
Les congés payés ne peuvent pas, en principe, être donnés par anticipation, c'est-à-dire avant leur acquisition par un travail effectif. En revanche, une fois acquis, ils peuvent être pris avant l'ouverture de la période normale de prise des congés.
En effet, depuis la loi travail du 8 août 2016, les congés payés peuvent être pris dès l'embauche et non plus à l'ouverture des droits : il n'est donc plus nécessaire d'attendre la fin de la période de référence au 1er mai, pour que les congés acquis soient pris.
Toutefois, le salarié nouvellement embauché ne pourra prendre que le congé qu'il a acquis. Attention, la prise de congés payés suspend la période d'essai qui devra être reportée d'autant.
ExemplesUn salarié est embauché le 1er février : fin mai, à l'issue de la période de référence, il a acquis 4 x 2,5 = 10 jours. Il peut prendre, par exemple en août, ses 10 jours, mais également les 5 jours acquis en juin et juillet au titre de la nouvelle période de référence.
Un salarié est embauché le 1er janvier et souhaite prendre des congés en mars. À cette date, il a acquis 5 jours et peut donc les prendre puisque la période de congés, dans le secteur des transports routiers, s'étend à l'année entière.
Le Code du travail prévoit que la durée des congés pouvant être pris en une seule fois ne peut pas dépasser 24 jours ouvrables. Il est toutefois possible de déroger individuellement à cette règle lorsque le salarié justifie :
- de contraintes géographiques particulières (salariés étrangers ou issus des départements et territoires d'outre-mer par exemple) ;
- de la présence au sein du foyer d'un enfant ou d'un adulte handicapé ou d'une personne âgée en perte d'autonomie.
Déterminer la période des congés et appliquer les règles de fractionnement
TRANSPORTS ROUTIERS |
Ouvriers et cadres Dans le secteur des transports, la période des congés annuel s'étend à l'année entière, entendue comme étant l'année civile (et non les 12 mois consécutifs qui suivent immédiatement la période de référence). Le salarié a droit à 24 jours ouvrables de congés au cours de la période du 1er juin au 31 octobre, pris, soit en continu, soit, si les conditions de l'exploitation l'exigent, en 2 fractions de 18 et 6 jours, fixés autant que possible pendant les vacances scolaires pour les chefs de famille (clause cadre uniquement). Lorsque la fraction la plus longue du congé annuel est de 18 jours, le solde de congé peut être pris en une seule fois. Il a droit par ailleurs à des jours supplémentaires, dits de fractionnement, s'il prend, en dehors de la période du 1er juin au 31 octobre, entre 3 et 5 jours de congés (1 jour supplémentaire) ou 6 jours et plus (2 jours supplémentaires). Par ailleurs, les parents (hommes et femmes) âgés de moins de 21 ans au 30 avril de l'année précédente bénéficient de 2 jours de congé supplémentaire par enfant vivant au foyer et âgé de moins de 15 ans au 30 avril de l'année en cours. Ce congé est réduit à 1 jour si le congé légal n'excède pas 6 jours. Les parents de plus de 21 ans à la date précitée bénéficient également de 2 jours de congé supplémentaire par enfant à charge, sans que le cumul du nombre des jours de congé supplémentaire et de congé annuel ne puisse excéder 30 jours. Lorsque l'enfant est en situation de handicap, il n'y a pas de condition d'âge. Pour apprécier ce fractionnement, la période à prendre en considération est celle du 1er juin au 31 octobre (sauf pour les salariés dont les congés sont réglés par la caisse). Il est attribué : - 2 jours ouvrables de congé supplémentaires lorsque le nombre de jours de congé annuel pris en dehors de la période de référence est au moins égal à 6 ;
- 1 jour ouvrable de congé supplémentaire lorsque ce même nombre est égal à 3,4 ou 5.
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Employés - Techniciens et agents de maîtrise Dans le secteur des transports, la période des congés annuel s'étend à l'année entière, entendue comme étant l'année civile (et non les 12 mois consécutifs qui suivent immédiatement la période de référence). Le salarié a droit à 24 jours ouvrables de congés au cours de la période du 1er mai au 31 octobre, pris, soit en continu, soit, si les conditions de l'exploitation l'exigent, en 2 fractions de 18 et 6 jours. Lorsque la fraction la plus longue du congé annuel est de 18 jours, le solde de congé peut être pris en une seule fois. Il a droit par ailleurs à des jours supplémentaires, dits de fractionnement, s'il prend, en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre, entre 3 et 5 jours de congés (1 jour supplémentaire) ou 6 jours et plus (2 jours supplémentaires). Par ailleurs, les parents (hommes et femmes) âgés de moins de 21 ans au 30 avril de l'année précédente bénéficient de 2 jours de congé supplémentaire par enfant vivant au foyer et âgé de moins de 15 ans au 30 avril de l'année en cours. Ce congé est réduit à 1 jour si le congé légal n'excède pas 6 jours. Les parents de plus de 21 ans à la date précitée bénéficient également de 2 jours de congé supplémentaire par enfant à charge, sans que le cumul du nombre des jours de congé supplémentaire et de congé annuel ne puisse excéder 30 jours. Lorsque l'enfant est en situation de handicap, il n'y a pas de condition d'âge. Pour apprécier ce fractionnement, la période à prendre en considération est celle du 1er mai au 31 octobre (sauf pour les salariés dont les congés sont réglés par la caisse). Il est attribué : - 2 jours ouvrables de congé supplémentaires lorsque le nombre de jours de congé annuel pris en dehors de la période de référence est au moins égal à 6 ;
- 1 jour ouvrable de congé supplémentaire lorsque ce même nombre est égal à 3,4 ou 5.
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Dérogations |
Les ouvriers du secteur des transports routiers de personnes (services réguliers) ont droit à 24 jours de congés ouvrables au cours de la période du 15 avril au 15 novembre. En compensation du travail des dimanches et jours fériés, les salariés ont droit à une indemnité spéciale égale à 4/30e du montant de l'indemnité de congé annuel (sous réserve d'avoir un an d'ancienneté dans l'entreprise). |
Les ouvriers du secteur des transports routiers de personnes (services de tourisme) ont droit à 18 jours de congés ouvrables au cours de la période du 1er mars au 31 octobre. En compensation du travail des dimanches et jours fériés, les salariés ont droit à une indemnité spéciale égale à 4/30e du montant de l'indemnité de congé annuel (sous réserve d'avoir un an d'ancienneté dans l'entreprise). |
Les conducteurs scolaires ne peuvent prendre leurs congés annuels pendant les périodes d'activité scolaire. |
Les ouvriers des entreprises de déménagement ont droit à 24 jours ouvrables au cours de la période du 1er mai au 31 octobre. |
TRANSPORTS DE FONDS ET DE VALEURS |
Un congé payé d'une durée minimale de 18 jours ouvrables en continu doit être accordé aux salariés au cours d'une période allant : - du 1er juin au 31 octobre de chaque année pour les convoyeurs de fonds ;
- et du 1er mai au 31 octobre de chaque année pour les autres catégories de personnels (sauf définition d'une période différente convenue par accord entre les parties).
Tous les salariés bénéficient, dans la limite maximale de 4 semaines de congés payés, fractionnés ou non, à l'initiative de l'employeur ou du salarié, de : - 2 jours ouvrables de congé supplémentaires pour la première semaine de congé prise en dehors des périodes définies ci-dessus ;
- 1 jour ouvrable supplémentaire pour chacune des semaines suivantes prises en dehors des mêmes périodes.
Ces dispositions ne peuvent se cumuler avec les dispositions légales ou conventionnelles relatives à l'étalement ou au fractionnement des congés payés. |
Etape
2 -
Fixer l'ordre des départs et les dates des congés
À l'intérieur de la période de congés, il vous appartient, courant mars, après avis des représentants du personnel, de fixer l'ordre et des dates des départs en congés à l'intérieur de la période retenue. Pour le secteur du transport routier, la période de congés s'étend sur l'ensemble de l'année civile.
La décision vous appartient donc et le salarié ne peut décider lui-même de ses dates de congés.
Notez-le
Si vous avez correctement arrêté les dates, vous pourrez sanctionner, éventuellement par un licenciement pour faute, le salarié qui ne les respectera pas (départ hors période, départ malgré votre refus, retour tardif).
À l'inverse, si vous ne prenez aucune décision, vous ne pourrez pas licencier le salarié qui partira en congés sans votre accord, du moment qu'il vous en aura informé préalablement. S'il part sans vous en informer, vous pourrez éventuellement le licencier malgré votre propre carence, mais la faute grave ne pourra pas être retenue contre lui. En effet, si vous n'avez pas rempli vos obligations en matière de fixation du planning des congés, cela peut constituer une circonstance atténuante, voire exonératoire, de la faute de votre salarié parti en congés sans autorisation.
Application de critères de priorité
Le mieux est d'essayer de vous entendre avec vos salariés pour satisfaire au mieux les intérêts de chacun. Pour cela, commencez par leur faire remplir une feuille de demande de congés, congé principal et 5e semaine.
Après examen des demandes, s'il apparaît que vous ne pouvez toutes les satisfaire, vous allez définir un ordre de priorité.
La fixation de l'ordre des départs se fait également après avis du CE ou, à défaut, des DP (ou du CSE s'il est mis en place dans l'entreprise), en tenant compte des critères suivants :
- situation de famille (congés du conjoint ou du partenaire de pacs, vacances scolaires, etc.). Depuis la loi travail du 8 août 2016, vous devez également prendre en compte la présence au sein du foyer d'un enfant ou d'un adulte handicapé ou d'une personne âgée en perte d'autonomie ;
- ancienneté ;
- activité chez d'autres employeurs : il est recommandé de trouver un accord entre employeurs pour que les mêmes dates de congés soient accordées au salarié ;
- conjoints ou personnes pacsées travaillant tous les deux dans votre entreprise : vous êtes tenu(e) de leur accorder un congé simultané. Ces derniers ne sont toutefois pas tenus à cette prise de congé simultané et peuvent tout à fait solliciter un congé séparé.
ExempleLes 2 salariées de votre service administratif souhaitent partir du 4 au 23 août 2016. Or, vous souhaitez qu'il y ait toujours une personne présente. Elles ont chacune deux enfants, et une ancienneté similaire. Mais la première a son conjoint qui travaille dans la même entreprise. La première est donc prioritaire.
Le refus d'octroyer un congé simultané aux conjoints peut entrainer une prise d'acte à vos torts exclusifs.
Sachez toutefois que cette obligation de congé simultané ne s'applique que lorsque les époux ou partenaires pacsés travaillent tous les 2 dans la même entreprise. Si tel n'est pas le cas, vous n'êtes pas tenu de faire coïncider les congés d'un(e) salarié(e) avec ceux de son époux ou épouse. Il est néanmoins conseillé d'en tenir compte.
La convention collective des transports routiers prévoit pour les salariés cadres que ces derniers ont droit à 24 jours ouvrables de congés au cours de la période du 1er juin au 31 octobre, pris, soit en continu, soit, si les conditions de l'exploitation l'exigent, en 2 fractions de 18 et 6 jours, fixés autant que possible pendant les vacances scolaires pour les chefs de famille.
En cas d'ancienneté égale, vous devez faire jouer votre pouvoir de direction pour trancher et instaurer un roulement d'une année sur l'autre.
Une fois fixés, vous communiquerez à chaque salarié l'ordre et ses dates de départ 1 mois à l'avance et les afficherez dans les locaux 15 jours avant qu'ils n'interviennent. Sachez toutefois que, depuis le 23 octobre 2016, vous pouvez remplacer cet affichage par une information par tout moyen.
Attention, ce délai de 1 mois s'applique pour tous les congés : congé principal de 4 semaines, 5e semaine ou congés conventionnels, sauf disposition conventionnelle différente ou circonstances exceptionnelles. Vous devez impérativement le respecter.
Modification des dates
Les dates ne peuvent plus être modifiées ni par vous, ni par le salarié (sauf accord des deux parties) à partir du mois précédant la date prévue (si le départ est prévu le 1er juillet, les dates sont inchangeables à partir du 1er juin).
Toutefois, en cas de circonstances professionnelles exceptionnelles et à condition de dédommager le salarié de ses frais éventuels, vous pourrez modifier ses dates sans son accord. Ces circonstances exceptionnelles sont des difficultés économiques ou de raisons impératives particulièrement contraignantes.
Les circonstances exceptionnelles sont reconnues en cas de difficultés économiques ou de raisons impératives particulièrement contraignantes. Le caractère exceptionnel est renforcé lorsque l'événement est imprévisible.
ExemplesPeuvent être considérées comme exceptionnelles les circonstances suivantes :
- de graves difficultés financières ;
- des licenciements économiques ;
- proximité d'un jugement de redressement judiciaire ;
- la démission ou le licenciement d'un salarié ;
- une commande importante inattendue de nature à sauver l'entreprise ;
- remplacement d'un salarié décédé.
De plus, si la modification des dates de congés ne concerne qu'une partie du personnel, vous pourriez être amené à justifier de votre impossibilité de faire appel à un autre salarié de la société compte tenu de la compétence ou de la technicité particulière du salarié partant en congés.
En l'absence de circonstances exceptionnelles, vous ne pourrez pas sanctionner le salarié qui décide tout de même de s'absenter aux dates de congés initialement prévues. Il ne commettrait pas de faute et le licenciement serait alors sans cause réelle et sérieuse.
Si les circonstances exceptionnelles sont reconnues, le salarié qui part quand même en congé et qui refuse le report de ses congés commet une faute que vous pouvez sanctionner, y compris par un licenciement. Les motifs empêchant le salarié de modifier ses dates de vacances sont également pris en compte pour apprécier la gravité de la faute du salarié.
Attention, la décision de modifier les dates de congés payés est délicate, car généralement mal vécue par les intéressés. Évaluez donc avec précision vos besoins en personnel, tant qualitatif que quantitatif, et ne modifiez les congés que des seuls salariés dont la présence est indispensable.
Si vous devez choisir entre plusieurs salariés dont les congés sont susceptibles d'être modifiés, vous pouvez utiliser les critères prévus lorsque l'employeur fixe unilatéralement les dates de départ en vacances, à savoir :
- la situation de famille et notamment les possibilités de congés du conjoint ;
- l'ancienneté ;
- l'activité chez un autre employeur.
Vous pouvez aussi justifier votre choix par la compétence, le savoir-faire ou la technicité particulière du salarié.
Vous pouvez, enfin, faire appel au volontariat.
Exemple
Vous avez 3 salariés. L'un a prévu de prendre ses congés du 1er au 15 juillet. Depuis le 1er juin, ces dates ne sont donc plus modifiables. Mais le 15 juin, vous apprenez la démission du 2e salarié et l'arrêt maladie d'un mois du 3e. En raison de cette situation exceptionnelle (absence totale de personnel), il vous est possible de modifier les dates de congés du salarié, en prenant en charge les frais d'annulation de ses vacances (arrhes payées pour une location, billet de transport, etc.).
Prenez garde : le non-respect de cette condition de circonstances exceptionnelles constitue une sanction pénale passible d'une amende pouvant aller jusqu'à 1500 euros (3000 euros en cas de récidive dans un délai de 1 an). Le salarié pourra en outre obtenir des dommages et intérêts.
Sachez toutefois que, depuis la loi travail du 8 août 2016, ces dispositions sont devenues supplétives : en effet, un accord d'entreprise peut prévoir des modalités de modification de l'ordre et des dates de départ en congés moins favorables aux salariés : comme, par exemple, élargir la possibilité de modification à d'autres hypothèses que des circonstances exceptionnelles, ou prévoir des délais plus courts que les dispositions légales qui prévoient 1 mois.
Fermeture de l'établissement
Le comité social et économique doit être consulté non seulement au sujet de la fixation de la période de congés annuels mais aussi au sujet de la fermeture annuelle de l'entreprise.
Sauf exception, la fermeture ne peut pas dépasser 24 jours ouvrables consécutifs, soit 4 semaines. Vous devez également tenir compte du fait que les salariés doivent bénéficier d'au moins 12 jours continus de congés pendant la période des congés pour déterminer les dates de fermeture.
Vous n'êtes pas tenu d'indemniser les salariés n'ayant pas acquis de droit à congés suffisant, c'est-à-dire ayant acquis un nombre de jours de congés inférieur à la durée de la période de la fermeture de l'entreprise.
Il n'est plus possible de recourir au dispositif d'activité partielle (anciennement dénommé chômage partiel) pour que ces salariés soient indemnisés par l'État.
Le salarié peut néanmoins demander à prendre ses congés de manière anticipée ou des jours de RTT.
Notons également que la convention d'assurance chômage prévoit une aide pour congés non payés, destinée au salarié qui percevait, avant de reprendre un emploi, l'allocation d'aide au retour à l'emploi (ARE) ou l'allocation de solidarité spécifique. Cette aide est cependant accordée sous conditions et la demande relève exclusivement du salarié. L'employeur n'a donc pas à intervenir.
Toutefois, si la durée de la fermeture dépasse celle des congés annuels légaux (en pratique 30 jours ouvrables) : vous devez verser aux salariés (y compris à temps partiel), pour chaque jour de dépassement, une indemnité au moins égale à l'indemnité journalière de congés payés.
La fermeture de l'entreprise n'autorise pas à retarder la date de souscription des déclarations et du paiement des cotisations sociales. Toutefois, il est possible de procéder au dépôt d'une DSN un mois à l'avance, sous réserve que celle du mois précédent ait été déjà transmise, et de programmer les ordres de paiement.
Notez-le
Un accord d'entreprise ou d'établissement peut imposer la fermeture de l'entreprise à une date déterminée (ou à une date à fixer par l'employeur), ou autoriser ce dernier à fermer l'entreprise. Dans ce cas, les modalités et formalités à respecter sont définies dans cet accord.