Etape
1 -
Recueillir tous les éléments comptables avant de procéder au calcul de l'indemnité de congés payés
Pour déterminer le montant dû au titre de l'indemnité de congés payés, vous devez être en possession de la totalité de la rémunération brute perçue par le salarié pendant la période de référence d'acquisition des congés. Cette période de référence court en général du 1er juin de l'année N-1 au 31 mai de l'année N (année civile), sauf pour les entreprises affiliées à une caisse de congés payés transport, qui assurera alors le versement des indemnités de congés aux salariés.
La rémunération brute totale est déterminée en tenant compte :
- de l'indemnité de congé de l'année précédente ;
- des indemnités afférentes à la contrepartie obligatoire sous forme de repos dans le cadre des heures supplémentaires ;
- des périodes assimilées à un temps de travail (voir ci-dessus congé de maternité, période de congés payés, etc.) qui sont considérées comme ayant donné lieu à rémunération en fonction de l'horaire de travail de l'établissement.
Vous ne retiendrez que les sommes rémunérant du travail effectif, c'est-à-dire les sommes qui correspondent à la contrepartie du travail du salarié (voir " Modèles téléchargeables " pour prendre connaissance du tableau récapitulatif des éléments à inclure et à exclure du calcul de l'indemnité).
Etape
2 -
Comparer deux méthodes de calcul
L'indemnité de congés payés est égale au dixième de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de la période de référence.
Attention
Cette indemnité ne peut toutefois pas être inférieure à la rémunération brute que le salarié aurait perçue s'il avait travaillé pendant sa période de congés.
Ainsi, la loi impose une comparaison et vous oblige à calculer ces deux montants afin de les comparer et de choisir le plus favorable au salarié.
En principe, la comparaison doit se faire à chaque prise de congés et donc à chaque calcul de l'indemnité. Toutefois, les congés étant pris au moins en deux fois, il est admis de maintenir le salaire habituel et de faire la comparaison une seule fois lorsque le salarié a épuisé l'intégralité de ses congés.
Règle du 1/10
Il s'agit de calculer le 1/10 de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de la période de référence (prendre la somme calculée à l'étape 1 et la multiplier par 10 %).
Attention
Tous les éléments de cette rémunération brute n'entrent pas dans le calcul.
Toutes les sommes ayant le caractère de salaire ou d'accessoire du salaire sont à inclure (voir le tableau récapitulatif dans la rubrique « À télécharger »).
Règle du maintien de salaire
Il s'agit de calculer la rémunération brute théorique que le salarié aurait perçue s'il avait travaillé pendant sa période de congés.
Pour cela, il faut prendre en compte :
- le salaire brut de la période précédant immédiatement le congé : les éléments à inclure ou à exclure sont les mêmes que ceux retenus pour l'indemnité du 1/10 ;
- l'horaire de travail réel qui aurait été celui du salarié pendant la période du congé (y compris les heures supplémentaires).
La retenue sur le salaire mensuel de base se fera alors selon le rapport entre la rémunération mensuelle et le nombre d'heures « réelles » de travail pour le mois considéré (sans tenir compte du nombre d'heures mensualisées), multiplié par le nombre d'heures réelles d'absence. Cette méthode est préconisée par la jurisprudence. Le montant de l'indemnité CP calculée selon la règle du « maintien de salaire » sera alors égal au montant de la retenue sur salaire.
Vous pouvez aussi utiliser les méthodes fondées sur les moyennes mensuelles :
Travail | Retenue pour 1 jour | Retenue pour 1 heure |
35 heures/semaine sur 5 jours | 1/22 | 1/151,67 |
35 heures/semaine sur 6 jours | 1/26 | 1/151,67 |
39 heures/semaine sur 5 jours | 1/22 | 1/169 |
Une fois ces calculs effectués, vous devez choisir le résultat le plus favorable au salarié.
Exemple
Un ouvrier est rémunéré 1500 euros bruts par mois. Il a travaillé durant toute la période de référence (du 1er juin 2013 au 31 mai 2014). Il bénéficie de 30 jours de congés. Il prend 2 semaines complètes de CP, soit 12 jours ouvrables (dont 2 samedis) sur un mois comportant 21 jours ouvrés.
- règle du 1/10 : le calcul de son indemnité de congés payés sera le suivant : (1500 x 12) x 1/10 = 1800 € soit 60 euros par jours ouvrables de congés (1800/30 jours). Soit 60 x 12 = 720 € ;
- règle du maintien de salaire : 1500 €/21 jours ouvrés = 71,43 € par jour de congés. Soit 71,43 x 10 = 714,30 €.
Ici, on appliquera donc la règle du 1/10 car elle est la plus favorable au salarié.
Notez-le
Ces méthodes de calcul sont d'ordre public et s'appliquent également aux congés supplémentaires d'origine conventionnelle.