Etape  2 -  Étudier la régularité de sa demande

Votre salarié doit formuler sa demande de congé sabbatique par tout moyen lui conférant date certaine, excepté en cas d'accord d'entreprise prévoyant qu'elle doit être effectuée par lettre recommandée avec AR ou remise en main propre contre récépissé).

La lettre recommandée électronique avec avis de réception est également admise à condition qu'elle soit acheminée par le salarié selon un procédé permettant de l'identifier, de désigner l'expéditeur, de garantir l'identité du destinataire (l'employeur) et d'établir si la lettre a été remise ou non à ce dernier.

Quelle que soit la forme de la demande, elle doit être formulée au moins 3 mois avant la date de départ choisie par votre salarié, en précisant la durée du congé. Ce délai s'applique en l'absence d'un accord d'entreprise fixant un délai différent.

La durée du congé sabbatique doit être de 6 mois minimum et de 11 mois maximum, à défaut d'accord d'entreprise prévoyant une durée différente.

L'utilisation du congé sabbatique n'étant pas limitée par les textes, votre salarié peut exercer une activité professionnelle pendant son congé à condition de vous en informer. Toutefois, cette possibilité est exclue si, sauf à obtenir votre accord, son contrat de travail comporte une clause d'exclusivité (clause qui ne s'impose toutefois pas au salarié à temps partiel).

Votre salarié peut demander à cumuler la part des congés payés excédant 24 jours ouvrables (les 4 premières semaines de congés payés) en vue de la prise d'un congé sabbatique. Cette possibilité de cumul est limitée à 6 années. Vous avez la possibilité de vous opposer à ce report.

Sont concernés essentiellement la 5e semaine de congés payés et les congés supplémentaires conventionnels, par exemple les congés payés pour ancienneté rencontrés dans de nombreuses conventions collectives. Au moment de son départ en congé sabbatique, vous lui paierez l'indemnité compensatrice des congés payés cumulés.

Par ailleurs, si le salarié dispose d'un compte épargne-temps, il peut avec votre accord utiliser les droits accumulés sur ce compte pour financer tout ou partie de son congé.

De plus, lors de son départ, vous devez verser à votre salarié une indemnité compensatrice correspondant à l'ensemble des congés payés dont il n'a pas bénéficié (excepté si vous êtes tenu d'adhérer à une caisse de congés payés), qu'il ait utilisé ou non la possibilité de report développée précédemment.

Etape  3 -  Refuser ou reporter la demande de congé sabbatique

Le refus du congé

Dans les entreprises de 300 salariés et plus, vous ne pouvez pas refuser la demande de congé sabbatique du salarié.

Dans les entreprises de moins de 300 salariés, vous pouvez refuser la demande de votre salarié si vous estimez, après avis du comité social économique, que ce congé aurait des conséquences préjudiciables à la production et à la marche générale de l'entreprise.

Sous peine de nullité, vous devez alors :

• préciser le motif de votre refus ;
• le porter à la connaissance du salarié par tout moyen conférant date certaine.

Sachez que votre refus motivé par des conséquences préjudiciables peut être directement contesté par le salarié dans les 15 jours de la réception de la réponse devant le bureau de jugement du conseil de prud'hommes qui statuera en urgence (référé). Le conseil de prud'hommes statue alors en dernier ressort. Il ne peut donc pas être fait appel de cette décision. Un pourvoi en cassation est toutefois possible sous certaines conditions.

Le report du congé

Vous pouvez reporter la demande de congé sabbatique de 6 mois dans les entreprises de 300 salariés et plus et de 9 mois dans les entreprises de moins de 300 salariés, en fonction de la proportion de salariés absents dans l'entreprise au titre du congé ou du nombre de jours d'absence prévus au titre du congé. Le délai de report court à compter de la date de première présentation de la demande.

Cette proportion est fixée par un accord d'entreprise. À défaut, elle ne doit pas dépasser 1,5 % de l'effectif ou 1,5 % du nombre total de jours de travail effectués au cours des 12 derniers mois précédant le départ en congé. Pour permettre le départ en congé du salarié, la période de 12 mois peut être prolongée dans la limite de 48 mois.

Pour utiliser les cas de report, vous n'avez pas à consulter au préalable vos représentants du personnel. La consultation préalable obligatoire ne concerne que l'hypothèse du refus pour désorganisation de l'entreprise.

Etape  4 -  Répondre à votre salarié

Vous disposez de 30 jours à compter de la présentation de la demande pour accepter, reporter ou refuser le congé. Votre délai de réponse s'apprécie à la date à laquelle le salarié a reçu cette réponse et non à la date où vous avez envoyé le courrier.

Vous répondrez par tout moyen conférant date certaine à votre réponse. Si vous entendez refuser la demande en raison de ses conséquences préjudiciables, vous devez motiver votre refus.

Si vous ne répondez pas dans ce délai de 30 jours, votre accord est réputé acquis et vous ne disposez plus d'aucun moyen de vous opposer au départ de votre salarié.

Etape  5 -  Gérer le retour de congé

Au terme du congé sabbatique, le salarié doit retrouver son précédent emploi ou un emploi similaire dont la rémunération sera équivalente.

Vous devrez également effectuer son entretien professionnel lors de son retour afin d'étudier ses perspectives d'évolution, notamment sur sa qualification et sur son emploi.

Lors de l'entretien, vous aurez également à lui communiquer des informations relatives à la VAE et à l'activation du CPF, afin qu'il puisse utiliser ces dispositifs.

Le salarié ne peut pas invoquer un droit à être réemployé avant l'expiration du congé. Son retour anticipé reste toutefois possible avec votre accord exprès.

Enfin, pendant son congé sabbatique, il n'acquiert ni ancienneté, ni droit à congés payés.