Etape  2 -  Forme de la BDESE

À défaut de disposition spécifique fixée par accord collectif, la base est :

• sur support informatique pour les entreprises d'au moins 300 salariés ;
• sur support informatique ou papier pour celles de moins de 300 salariés.

Tableur, logiciel développé en interne ou interface externe accessible en ligne, etc., toutes ces solutions sont envisageables.

Vous devez opter pour une solution simple à mettre en place mais surtout à faire évoluer. En effet, vous devrez très fréquemment rajouter des données dans la base.

Etape  3 -  Plan du contenu de la BDESE

Le contenu précis de la BDESE varie en fonction des effectifs de l'entreprise (au moins ou moins de 300 salariés).

Dans le cadre d'un accord

Le plan du contenu doit respecter au minimum les sous-parties suivantes :

• investissement (social, matériel et immatériel) ;
• égalité professionnelle femmes-hommes au sein de l'entreprise ;
• fonds propres et endettement ;
• ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants ;
• activités sociales et culturelles ;
• rémunération des financeurs ;
• flux financiers à destination de l'entreprise ;
• environnement (composée de trois sous-rubriques : politique générale en matière environnementale, économie circulaire et changement climatique).

Peuvent donc être exclues les deux rubriques suivantes : les partenariats et les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.

L'accord peut y intégrer en outre les informations nécessaires aux négociations obligatoires (rémunération, temps de travail et partage de la valeur ajoutée dans l'entreprise, égalité femmes-hommes, gestion des emplois et des parcours professionnels) ou ponctuelles.

En l'absence d'accord

Le contenu de la base est fixé par la loi (reportez-vous à la rubrique « À télécharger »).

Etape  4 -  Contenu de la BDESE

Doivent être incluses dans la BDESE les informations suivantes :

• toutes les informations données de façon récurrente au CSE (données sur la formation professionnelle, rapport sur la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail, et actions menées au cours de l'année écoulée dans ces domaines, programme annuel prévention des risques professionnels, etc.) ;
• les informations transmises dans le cadre de consultations récurrentes du CSE (orientations stratégiques, politique sociale et situation économique et financière) ;
• des indicateurs relatifs à l'égalité professionnelle femmes-hommes, notamment sur les écarts de rémunération ;
• les données environnementales.

Dans les entreprises d'au moins 300 salariés, les informations trimestrielles à destination du CSE doivent également être insérées dans la BDESE.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique « À télécharger ».

Informations confidentielles

Les informations qui revêtent un caractère confidentiel doivent être présentées comme telles par l'employeur. Ne peuvent être classées comme confidentielles que les informations dont la divulgation peut nuire à l'intérêt de l'entreprise, ou qui ne sont connues ni du grand public ni des salariés.

Doit être indiquée également la durée du caractère confidentiel de chaque information.

Périodes concernées

Pour chaque information, l'employeur doit enregistrer, dans la base les données de l'année en cours, celles des deux années précédentes et les perspectives sur les trois années à venir.

Rubrique investissement social

Doivent figurer dans la rubrique investissement social des informations relatives :

• aux investissements en formation ;
• aux orientations de la formation professionnelle dans l'entreprise ;
• aux bilans sur les actions comprises dans le plan de développement des compétences et la mise en oeuvre du CPF ;
• au nombre des salariés bénéficiaires de l'entretien professionnel sur l'année ;
• à la mise en oeuvre des entretiens professionnels et à l'état des lieux récapitulatif au bout de 6 ans ;
• au nombre de salariés qui bénéficient d'un abondement suite à l'entretien-état des lieux ;
• au montant total de l'abondement correctif du CPF pour manquement aux obligations relatives à l'entretien d'évolution professionnelle.

Rubrique égalité femmes-hommes

Doivent figurer dans la rubrique relative à l'égalité femmes-hommes, le résultat final obtenu, les indicateurs mesurés, les résultats par indicateurs et par catégorie (socio-professionnelle, niveau ou coefficient hiérarchique), la méthode utilisée pour arrêter les catégories et répartir les salariés et les raisons ayant rendu impossible la mesure d'un indicateur, le cas échéant les explications en l'absence de note, les objectifs de progression de chacun des indicateurs, ainsi que les actions correctives mises en oeuvre ou envisagées pour supprimer ou réduire les écarts constatés lorsque le score est inférieur à 75. Il n'est toutefois pas nécessaire de communiquer l'ensemble des opérations menées pour aboutir aux notes.

Il semble possible d'y déposer un fichier complet contenant l'ensemble des informations sur les écarts de rémunération (en créant, le cas échéant, une rubrique appelée index).

Seules les informations relatives à l'année N-1 sont à fournir. Toutefois, certaines des données sur cet index sont à fournir au titre des consultations récurrentes obligatoires au titre des années N-2, N-1, N, N+1, N+2 et N+3 (sauf accord d'entreprise les excluant).

Concernant les écarts éventuels de représentation parmi les cadres et instances dirigeants des entreprises de plus de 1000 salariés, doivent être intégrées dans la base (rubrique égalité professionnelle ou dans une rubrique personnalisée créée sur le sujet) les informations relatives :

• aux écarts éventuels de représentation ;
• à leurs modalités de publication ;
• et, le cas échéant, aux précisions sur la raison pour laquelle les écarts n'ont pas pu être calculés.

Ces informations sont également communiquées aux salariés, et transmises à l'Administration par le site Internet « Représentation équilibrée ».

Données fiscales

Un ANI sur le partage de la valeur dans l'entreprise signé en février 2023 met en avant l'importance de recourir à la négociation pour adapter et enrichir la BDESE en matière de données fiscales.

Il souligne qu'à compter du 22 juin 2024 ou après, certaines entreprises doivent insérer dans la base, la déclaration publique « pays-par-pays » sur la communication d'informations relatives à l'impôt sur leurs revenus.

De plus, des informations sur la politique fiscale de l'entreprise peuvent être mises à disposition du CSE en vue de la consultation sur la situation économique et financière.

En cas d'appartenance à un groupe, les informations sur la politique fiscale au sein du groupe peuvent être transmises le cas échéant au comité de groupe et au comité d'entreprise européen.

Etape  5 -  Accès à la BDESE

La base doit être accessible en permanence au CSE et aux délégués syndicaux. En pratique, cette condition est remplie lorsque la base est accessible pendant les heures de travail et mise à disposition sur demande, par courrier ou fax en l'absence de support informatique.

Par ailleurs, l'employeur informe les représentants du personnel et les délégués syndicaux de l'actualisation de la base selon des modalités qu'il détermine.

En l'absence d'accord collectif, la mise à disposition, actualisée dans la base, des informations contenues dans les rapports et des informations transmises de manière récurrente aux représentants du personnel vaut communication lorsque les deux conditions suivantes sont remplies :

• les mises à jour sont effectuées selon les périodicités obligatoires ;
• l'employeur met à disposition des RP les éléments d'analyse ou d'explication lorsqu'ils sont prévus par le Code du travail.

Notez que l'inspection du travail n'est pas expressément visée parmi les destinataires de la BDESE. Toutefois, pour ce qui est des rapports et informations récurrentes qui doivent lui être transmis (par exemple, les informations nécessaires à la consultation annuelle sur la politique sociale de l'entreprise), ils sont mis à sa disposition à partir de la BDESE.

Il est donc nécessaire d'ouvrir un accès à la BDESE à l'inspection du travail, ou de la mettre à disposition de l'agent de contrôle si elle est sous format papier.