Etape  2 -  Consulter les représentants du personnel sur le projet de mise en place des bons

Vous pouvez exiger des RP qu'ils avertissent leur hiérarchie de leur intention d'utiliser leurs heures de délégation. En effet, cela relève de votre pouvoir d'organisation et vous permet d'assurer la bonne marche de l'entreprise. D'ailleurs, il est prévu dans certaines conventions collectives que les élus préviennent l'employeur de leur volonté de prendre leurs heures de délégations. Cette information préalable peut prendre la forme de bons de délégation.

Les bons de délégation sont parfois assortis de délai de prévenance. Ce délai de prévenance est instauré suite à une concertation avec les RP. Pour convaincre de l'utilité du délai de prévenance, vous pourrez vous appuyer sur les contraintes liées à l'activité de l'entreprise et aux difficultés qui pourraient découler si les heures de délégation étaient prises sans respecter de délai de prévenance.

Dans la pratique, il conviendra de mettre à l'ordre du jour de la réunion périodique des représentants du personnel la question de la mise en place des bons et de procéder à la consultation. Il n'est pas indispensable d'obtenir un avis favorable de vos représentants du personnel. 

Etape  3 -  Connaître les mentions à faire figurer sur le document

Si votre entreprise compte plusieurs représentants du personnel, il faudra bien évidemment faire figurer sur le document :

• le nom et le prénom du salarié ;
• le mandat qu'il occupe.

Sur la première partie du formulaire, il faudra indiquer :

• la date et l'heure de départ en délégation ;
• la durée approximative que devrait prendre celle-ci ;
• éventuellement les heures déjà prises par le représentant du personnel au moment où le bon de délégation est rempli.

Une fois ces mentions complétées et avant que le salarié ne parte en délégation, son supérieur hiérarchique et lui devront signer le document.

À son retour, la deuxième partie du formulaire sera alors complétée. Elle devra indiquer la date et l'heure de retour, ainsi que la durée de la délégation et le crédit d'heures restant au représentant du personnel. Le document sera alors à nouveau signé par les deux parties.

On peut éventuellement faire préciser sur le document si le salarié effectuera sa délégation dans l'entreprise ou à l'extérieur de celle-ci. En revanche, il n'est pas possible de demander d'indiquer le lieu où il compte se rendre, ni les raisons de la prise de ses heures de délégation.

Etape  4 -  Utiliser le bon de délégation

Le bon de délégation doit être délivré immédiatement au représentant du personnel qui le demande. Le supérieur hiérarchique sert le plus souvent d'intermédiaire au quotidien et délivre les bons en lieu et place de l'employeur.

Il ne devra pas attendre d'avoir demandé votre autorisation pour donner le bon de délégation, ni vérifier que le représentant du personnel n'a pas déjà consommé tout son crédit d'heures. De même, il ne peut pas demander quelle utilisation sera faite des heures de délégation.