Etape  2 -  Informer le personnel et les syndicats

Vous devez arrêter la date de l'élection et en informer les salariés, par tout moyen permettant de conférer date certaine à cette information, en précisant la date envisagée pour le premier tour.

Celui-ci doit se situer au plus tard le 90e jour suivant la diffusion de l'information et, en cas de renouvellement, dans les 15 jours précédant l'expiration du mandat en cours.

Vous devez également informer et inviter à négocier le protocole d'accord préélectoral et à établir les listes de candidats :

• par tout moyen, les organisations syndicales (OS) qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise ;
• par courrier, les OS reconnues représentatives dans l'entreprise, celles ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise, ainsi que les syndicats affiliés à une OS représentative au niveau national et interprofessionnel.

Cette invitation doit indiquer la date et l'heure de la première réunion de négociation du protocole, et être faite au plus tard :

• 15 jours avant la date prévue de cette réunion ;
• et, lorsque des représentants du personnel sont déjà en place, 2 mois avant le terme des mandats en cours.

Etape  3 -  Négocier le protocole d'accord préélectoral

• au délégué syndical s'il existe ;
• à un salarié mandaté spécialement ;
• ou à un permanent extérieur à l'entreprise.

Contenu

Le protocole doit mentionner :

• la date des élections (premier et second tours) (elle ne pourra pas être modifiée par l'employeur) ;
• le nombre et la composition des collèges électoraux, notamment s'il y a accord sur des dispositions plus favorables que la loi (un accord peut en effet modifier ces éléments, à condition d'être signé par toutes les OS représentatives dans l'entreprise) ;
• la répartition du personnel dans les collèges, et les sièges qui en découlent ;
• la proportion de femmes et d'hommes composant chaque collège électoral ;
• les dispositions éventuelles pour faciliter la représentation des salariés travaillant en équipes successives ou isolés des autres salariés ;
• la conclusion d'un accord collectif autorisant le vote électronique lorsque celui-ci est choisi, et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi (description du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales en annexe) ;
• les dispositions éventuelles pour assurer une représentation équitable du personnel permanent et du personnel temporaire dans les ETT ;
• les particularités retenues par l'entreprise (heures d'ouverture du bureau de vote, couleurs des bulletins, date limite de dépôt des candidatures, votes par correspondance, etc.).

En revanche, si plusieurs bureaux de vote sont installés, il n'est pas nécessaire qu'il indique leur nombre et leur localisation. Les électeurs doivent alors être informés du bureau auquel ils sont rattachés.

À défaut d'accord entre vous et les OS sur la répartition des sièges entre les catégories de personnel et la répartition du personnel dans les collèges, la question est tranchée par la DREETS dans les 2 mois. Dans ce cas, le processus électoral est suspendu jusqu'à sa décision. Celle-ci peut faire l'objet d'un recours devant le tribunal judiciaire dans les 15 jours suivant sa notification.

Si aucune OS représentative dans l'entreprise n'a pris part à la négociation, il vous appartient de procéder à cette répartition.

Validité

La validité du protocole est subordonnée à une double condition de majorité :

• signature par la majorité des syndicats intéressés ayant participé à la négociation ;
• parmi ces signataires, il doit y avoir les OS représentatives ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections ou, si ces résultats ne sont pas disponibles, la majorité des syndicats représentatifs dans l'entreprise.

Cette condition s'applique sauf disposition contraire du Code du travail. Par exemple, la modification du nombre et des collèges électoraux est soumise à un accord unanime des OS existant dans l'entreprise.

Si un seul syndicat le négocie et le signe, il est valable dès lors vous avez préalablement satisfait à vos obligations de convocation et de négociation du protocole.

En l'absence d'un nombre entier de candidats à désigner pour chaque sexe, il est arrondi :

• à l'entier supérieur en cas de décimale > ou = à 5 ;
• à l'entier inférieur en cas de décimale < à 5.

S'il y a au moins deux sièges à pourvoir, il faut au moins un candidat du sexe minoritaire.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et d'égalité entre les femmes et les hommes inscrits, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Toutefois, si l'application de cette règle conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes peuvent comporter un candidat du sexe qui serait écarté. Ce candidat ne peut pas être en première position sur la liste.

Notez enfin que ce principe d'équilibre ne s'applique pas aux listes des candidatures libres présentées au second tour de l'élection.

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Vous avez intérêt à porter le protocole d'accord (ou une synthèse) à la connaissance du personnel, afin d'éviter les questions le jour du scrutin. Il est par ailleurs communiqué, à sa demande, à l'inspection du travail.

Etape  4 -  Afficher les listes électorales et recueillir les candidatures

Les listes électorales doivent indiquer les nom, prénom, date, lieu de naissance et ancienneté dans l'entreprise (mais pas l'adresse) des salariés électeurs, dans chaque collège.

Établies pour les 2 tours et ne pouvant pas être modifiées, elles doivent, au plus tard 4 jours avant l'élection (en pratique 15 jours), être portées à la connaissance des salariés par voie d'affichage ou tout autre moyen, et des organisations syndicales représentatives.

Électeurs

C'est à vous d'établir la liste des électeurs. Depuis le 31 octobre 2022, pour pouvoir voter, il faut, à la date du premier tour :

• avoir au moins 16 ans ;
• être salarié de l'entreprise (ou mis à disposition de l'entreprise depuis au moins 12 mois, le salarié mis à disposition devant choisir s'il vote dans l'entreprise utilisatrice ou dans son entreprise) ;
• avoir une ancienneté d'au moins 3 mois dans l'entreprise (également pour le salarié temporaire, pour son vote dans l'ETT, et pour le salarié « intermittent » ou vacataire qui, ayant travaillé dans l'entreprise de manière habituelle au cours des 3 derniers mois, est intégré de manière étroite et permanente à la communauté de travail) ;
• avoir la capacité électorale.

Cette liste est limitative. Il est impossible de l'étendre par le protocole d'accord préélectoral à d'autres situations.

Sont également électeurs, à effet du 1er novembre 2022, les salariés assimilés à l'employeur du fait d'une délégation écrite particulière d'autorité.

Candidats

Pour être éligible, il faut, à la date du premier tour :

• avoir au moins 18 ans ;
• être électeur ;
• avoir une ancienneté d'au moins 1 an sans interruption (6 mois pour le salarié temporaire candidat dans l'ETT) ;
• ne pas être proche parent ou allié de l'employeur (conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendant, descendant, frère, soeur et allié au même degré) ;
• avoir la capacité électorale.

Le salarié travaillant à temps partiel dans plusieurs entreprises n'est éligible que dans l'une de ces entreprises, qu'il choisit.

Le salarié mis à disposition ne peut pas être éligible dans l'entreprise utilisatrice.

Les salariés qui disposent d'une délégation écrite particulière d'autorité leur permettant d'être assimilés au chef d'entreprise, ou qui le représentent effectivement devant le CSE, sont électeurs mais pas éligibles.

L'inspection du travail peut, après avoir consulté les organisations syndicales représentatives dans l'entreprise, autoriser des dérogations aux conditions d'ancienneté :

• pour être électeur, notamment si moins des deux tiers des salariés remplissent ces conditions ;
• pour être éligible, si ces conditions empêchaient l'organisation normale des opérations électorales.

Cette décision peut être contestée devant le tribunal judiciaire dans les 15 jours suivant sa notification.

Un salarié protégé qui demande sa réintégration suite à l'annulation de l'autorisation de son licenciement peut être électeur et éligible.

Listes de candidats au premier tour

Au premier tour, il est procédé à des votes séparés pour les titulaires et les suppléants, dans chacune des catégories professionnelles formant des collèges distincts.

Les candidats sont élus sur des listes établies par les OS :

• d'une part, par le collège des ouvriers et employés ;
• d'autre part, par le collège des ingénieurs, chefs de service, techniciens, agents de maîtrise et assimilés.

Dans les entreprises d'au moins 501 salariés, les ingénieurs, chefs de service et cadres administratifs, commerciaux ou techniques assimilés ont au moins 1 délégué titulaire au sein du second collège, élu dans les mêmes conditions.

En outre, dans les entreprises, quel que soit leur effectif, dont le nombre des ingénieurs, chefs de service et cadres administratifs, commerciaux ou techniques assimilés sur le plan de la classification est au moins égal à 25, ces catégories constituent un troisième collège.

Par dérogation, dans les entreprises n'élisant qu'un titulaire et un suppléant, est mis en place pour chaque élection un collège électoral unique regroupant l'ensemble des catégories professionnelles.

Listes de candidats au second tour

Dans les 15 jours suivant le premier tour, vous devez organiser un second tour dans les cas suivants :

• aucune liste n'est présentée au premier tour par une organisation syndicale représentative ;
• le quorum n'a pas été atteint (le nombre de votants hors bulletins blancs ou nuls est inférieur à la moitié des électeurs inscrits).

Les électeurs peuvent alors voter pour des listes autres que celles présentées par une OS, y compris pour des listes présentées par des syndicats n'ayant pas deux ans d'ancienneté.

Etape  5 -  Organiser le scrutin et le dépouillement

Organisation du scrutin

L'élection se tient pendant le temps de travail, sauf accord contraire conclu entre vous et l'ensemble des OS représentatives, notamment en cas de travail en continu.

Elle a lieu au scrutin secret sous enveloppe, ou par vote électronique (voir « Questions-réponses »).

Le jour du scrutin, vous devez organiser le travail en tenant compte des pauses nécessaires pour aller voter, et de la désignation d'un bureau de vote pour chaque collège, chargé de tenir les urnes et de dépouiller les votes.

Ce bureau doit être composé d'au moins deux salariés (en général, les deux électeurs les plus âgés et l'électeur le plus jeune, soit un président et deux assesseurs).

Il vous faut mettre à sa disposition les documents ou matériels suivants :

• listes des électeurs : un exemplaire permettra de contrôler et d'enregistrer les votes (prévoir une colonne supplémentaire pour l'émargement des votants) ;
• bulletins de vote : il vous appartient de les confectionner en intégrant toutes les mentions utiles : nom de l'entreprise, date du scrutin, nature de l'instance à élire, collège, nature du mandat (titulaire ou suppléant), appartenance syndicale, liste des candidats dans l'ordre indiqué par eux-mêmes ou par leur organisation. Il faut prévoir des bulletins blancs au même format, tous de couleur blanche, ou de couleurs distinctes selon le collège ou le mandat (cela doit être prévu au protocole préélectoral), et accompagnés d'enveloppes, blanches ou de couleur ;
• urnes et isoloirs : vous devez prévoir deux urnes par collège (une « titulaires », une « suppléants »). Elles n'ont pas à répondre aux exigences du Code électoral pour les élections politiques (transparence, double serrure). Le secret du vote devant être garanti, vous devez prévoir un système d'isoloir ;
• imprimés de dépouillement : les résultats doivent être portés sur des imprimés spécifiques (voir « À télécharger »).

Comptabilisation des bulletins

À la fin du scrutin, sont mis dans les urnes les bulletins arrivés par correspondance. Ceux reçus dans l'entreprise après l'élection ne sont pas pris en compte, sauf si ce retard est dû aux services postaux et qu'ils sont susceptibles de permettre à un syndicat de perdre ou de gagner sa représentativité.

Les enveloppes sorties de l'urne sont ouvertes et les bulletins regroupés selon le vote, en tenant compte:

• des raturés : si des noms sont rayés sur une liste, le vote reste valable ;
• des blancs : bulletin blanc, enveloppe vide ou rature de tous les noms de la liste ;
• des nuls :
  • bulletin sans enveloppe,
  • enveloppe autre que celle fournie,
  • enveloppe contenant deux listes concurrentes, ou une liste et un bulletin blanc,
  • bulletin comportant une mention ou une marque de reconnaissance,
  • nom remplaçant celui d'un candidat rayé.

Si une enveloppe contient deux bulletins de la même liste, le vote est comptabilisé pour une voix. En cas de doute quant à la validité d'un vote, le bureau doit trancher, avec une voix prépondérante pour le président.

N'oubliez pas de vérifier la cohérence de la totalisation des votes avec les émargements des électeurs.

Etape  6 -  Établir les résultats

Dès qu'il a achevé les opérations de dépouillement, le bureau de vote doit proclamer les résultats des élections, c'est-à-dire le nombre de sièges revenant à chaque liste, ou chaque candidat s'il n'y a pas eu de liste, le nom des élus et le nombre de voix obtenues par chacun d'eux.

Attribution des sièges

Les élections professionnelles sont des scrutins de liste : les sièges sont attribués d'abord selon le quotient électoral, ensuite selon la plus forte moyenne.

Chaque liste se voit attribuer autant de sièges que le nombre de voix recueilli par elle contient de fois le quotient électoral.

Quotient électoral = nombre total des suffrages valablement exprimés/nombre de sièges à pourvoir

Les sièges restant sont attribués sur la base de la plus forte moyenne : le nombre de voix obtenu par chaque liste est divisé par le nombre, augmenté d'une unité, des sièges déjà attribués à la liste. Les différentes listes sont classées dans l'ordre décroissant des moyennes obtenues. Le premier siège non pourvu est attribué à celle ayant la plus forte moyenne. La même opération est répétée pour chaque siège non pourvu jusqu'au dernier (voir « À télécharger »).

Établissement du PV

Le PV de l'élection doit être établi sur un imprimé administratif spécifique. Ce formulaire est différent pour la désignation des titulaires et des suppléants, et un PV doit être établi pour chaque collège électoral, le recto étant utilisé pour le premier tour et le verso pour le second tour (reportez-vous à l'onglet « À télécharger »).

Les membres du bureau, sous la responsabilité du président, doivent signer chaque exemplaire du PV ainsi que la liste d'émargement, sous peine d'annulation des élections. Le cachet de l'entreprise est également obligatoire.

Les bulletins blancs ou nuls doivent être conservés dans leur enveloppe, sur laquelle est porté le motif d'annulation, et annexés au PV.

Publicité du PV

Dans les 15 jours suivant l'élection, le PV doit être communiqué, éventuellement par voie électronique, au prestataire agissant pour le compte du ministre chargé du Travail (centre de traitement CTEP).

Une copie doit être transmise dans les meilleurs délais aux syndicats ayant négocié le protocole ou ayant présenté des candidats au premier tour.

Conservez un exemplaire original au sein de l'entreprise et affichez dans la salle de vote soit le PV, soit une note de synthèse comportant le nom des élus. En cas d'absence de salle de vote, les résultats doivent être portés à la connaissance des salariés par tout moyen, dès leur proclamation.

Les modalités de transmission électronique du PV sont les suivantes :

• en cas de scrutin sous enveloppe : un membre du bureau de vote saisit le PV dans le téléservice de transmission sur la plateforme : elections-professionnelles.travail.gouv.fr. La validation du PV par chacun des membres du bureau de vote peut ensuite être effectuée, soit en ligne (apposition sur la page dédiée par chacun d'eux de son code personnel adressé sur son téléphone et de sa date de naissance), soit après impression du formulaire homologué généré (signature manuscrite par chacun d'eux, puis numérisation). Dans les 2 cas, l'employeur procède à sa télétransmission sur la plateforme ;
• en cas de vote électronique : le PV est transmis, après validation de l'employeur, sur la plateforme précitée. Un accusé de réception électronique est délivré avec un lien hypertexte vers une plateforme de téléchargement où l'employeur dépose une version scannée du PV.

PV de carence

Si le CSE n'a pas été mis en place, vous devez établir un PV de carence listant l'ensemble des démarches réalisées pour organiser les élections afin de prouver votre bonne foi.

Il doit être, par tout moyen permettant de donner date certaine :

• porté à la connaissance des salariés ;
• transmis dans les 15 jours au prestataire agissant pour le compte du ministre chargé du Travail (si vous le souhaitez par voie électronique).

Pour plus de détails, reportez-vous à la fiche dédiée dans la rubrique « Fiches associées ».