La bonne méthode
Etape
1 -
Analyser le type de départ pour calculer l'indemnité de retraite correspondante
Vous devez distinguer le départ volontaire à la retraite de la mise à la retraite du salarié, dans la mesure où les règles de calcul et le régime de l'indemnité versée sont différents.
Le départ volontaire à la retraite se définit comme la décision du salarié de rompre son contrat de travail pour bénéficier de sa pension vieillesse.
C'est donc dans ce cas votre salarié qui prend l'initiative de la rupture de son contrat de travail. Le départ volontaire à la retraite est possible même si votre salarié ne remplit pas les conditions pour bénéficier d'une retraite à taux plein.
La mise à la retraite se définit comme la rupture par l'employeur du contrat de travail d'un salarié qui peut bénéficier d'une retraite à taux plein.
Il est possible de mettre un salarié à la retraite d'office à partir du moment où il atteint 70 ans.
Avant cet âge, la mise à la retraite d'office n'est possible que sous deux conditions :
- le salarié doit pouvoir bénéficier d'une retraite à taux plein ;
- chaque année, 3 mois avant l'anniversaire du salarié, vous devez l'interroger par écrit sur son intention de quitter volontairement l'entreprise pour bénéficier d'une pension de vieillesse. En cas de refus ou d'absence de réponse dans un délai d'1 mois, vous devrez attendre 1 an pour renouveler votre demande.
Etape
2 -
Calculer l'indemnité minimale légale de départ volontaire ou de mise à la retraite
En cas de mise à la retraite, l'indemnité minimale légale à verser correspond en tout point à l'indemnité légale de licenciement.
Elle ne peut pas être inférieure aux montants suivants :
- 1/4 de mois de salaire par année d'ancienneté pour les années jusqu'à 10 ans ;
- 1/3 de mois de salaire par année d'ancienneté pour les années à partir de 10 ans.
Si vous mettez à la retraite un salarié à la suite d'une inaptitude physique consécutive à un accident du travail ou une maladie professionnelle, c'est l'indemnité spéciale de licenciement qui doit être versée, c'est-à-dire l'indemnité légale multipliée par 2.
En cas de départ volontaire à la retraite l'indemnité minimale légale de départ volontaire à la retraite varie en fonction de l'ancienneté de votre salarié dans l'entreprise, à savoir :
Moins de 10 ans d'ancienneté | 0 |
Après 10 ans d'ancienneté | 0,5 mois de salaire |
Après 15 ans d'ancienneté | 1 mois de salaire |
Après 20 ans d'ancienneté | 1,5 mois de salaire |
Après 30 ans d'ancienneté | 2 mois de salaire |
Pour calculer le montant de l'indemnité, vous devez apprécier l'ancienneté du salarié à la date effective de rupture du contrat de travail, c'est-à-dire au terme du préavis.
Exemple
Un salarié a 19 ans et 11 mois d'ancienneté lorsqu'il vous informe de sa décision de partir en retraite. Au terme de son préavis, son ancienneté est portée à 20 ans et 1 mois. Son indemnité de départ volontaire à la retraite est donc de 1,5 mois (et non pas de 1 mois).
Notez-le
L'indemnité de départ volontaire à la retraite n'est pas due si le salarié n'a pas effectivement demandé la liquidation de sa pension de vieillesse.
Le salaire à prendre en considération pour le calcul de l'indemnité est, toujours selon la formule la plus avantageuse pour le salarié :
- soit la moyenne mensuelle des 12 derniers mois précédant la fin du contrat de travail. Si la durée de service du salarié est inférieure à 12 mois, il faut prendre en considération la moyenne mensuelle de la rémunération de l'ensemble des mois précédant la fin du contrat de travail ;
- soit le 1/3 des 3 derniers mois. Dans ce cas, toute prime ou gratification de caractère annuel ou exceptionnel, versée au salarié pendant cette période, n'est prise en compte que dans la limite d'un montant calculé au prorata.
Si le salarié a été malade pendant cette période de référence, vous devez reconstituer son salaire et retenir le salaire qu'il aurait touché s'il n'avait pas été malade.
Etape
3 -
Comparer l'indemnité minimale légale avec l'indemnité conventionnelle ou contractuelle et verser le montant le plus favorable au salarié
La convention collective, le contrat de travail du salarié, voire un usage dans l'entreprise peuvent prévoir des dispositions spécifiques en cas de départ volontaire à la retraite ou de mise à la retraite, comme :
- une condition d'ancienneté inférieure à 10 ans pour pouvoir bénéficier de l'indemnité conventionnelle de départ volontaire ;
- un taux plus important ;
- une définition de l'ancienneté n'excluant pas les périodes d'absence ou tenant compte de la durée totale des contrats de travail conclus entre le salarié et l'entreprise au cours de sa carrière professionnelle ;
- un salaire de référence calculé sur une période différente ou variant en fonction de l'ancienneté du salarié.
Dans une telle situation, vous devrez calculer chaque indemnité en respectant précisément les règles de calcul fixées, et verser l'indemnité la plus élevée.
Prenez garde à ne pas mixer les règles légales et les règles conventionnelles ou contractuelles.
Exemple
Si la convention collective fixe l'indemnité de départ à la retraite à 80 % de l'indemnité conventionnelle de licenciement, n'appliquez pas ce pourcentage à l'indemnité légale.
Attention
L'indemnité conventionnelle de licenciement n'a pas à être versée au salarié que vous mettez à la retraite, sauf si votre convention collective le prévoit expressément.
Sachez, par ailleurs, que l'indemnité contractuelle peut être réduite par le juge si elle présente un caractère manifestement excessif.
Etape
4 -
Apprécier la part soumise à cotisations
Dans le cas d'un départ à la retraite à la seule initiative du salarié, l'indemnité est :
- imposable en ce qui concerne l'impôt sur le revenu, dès le 1er euro, et dans son intégralité ;
- assujettie à l'ensemble des cotisations de Sécurité sociale, y compris CSG et CRDS (sans bénéficier de l'abattement de 1,75 % pour frais professionnels).
Pour les cas plus spécifiques où le départ à la retraite a lieu à l'occasion d'un plan de sauvegarde de l'emploi (PSE), la situation est la suivante :
Indemnité | Indemnité de départ volontaire dans le cadre d'un PSE |
Impôt sur le revenu | Exonérée en totalité |
Cotisations de Sécurité sociale | Exonérée dans la limite de 2 fois le plafond annuel de Sécurité sociale (PASS) |
CSG et CRDS | Assujettie pour la fraction excédant l'indemnité légale ou conventionnelle de départ à la retraite et, en tout état de cause, pour la fraction assujettie à cotisations de Sécurité sociale. (Pas d'abattement d'assiette) |
Toujours dans le cadre d'un PSE, une indemnité supérieure à 10 PASS est assujettie à cotisations et à CSG-CRDS dès le 1er euro.
Dans le cas d'une mise à la retraite, l'indemnité est non imposable dans la limite de son montant légal ou conventionnel.
Si l'indemnité versée au salarié dépasse ce montant légal ou conventionnel, elle sera non imposable dans la limite du plus élevé des montants suivants :
- 50 % du montant total de l'indemnité versée ;
- ou 2 fois la rémunération annuelle brute perçue par le salarié l'année précédant la rupture du contrat.
La fraction des indemnités exonérées en application de ces limites ne peut excéder 5 PASS.
Elle est exonérée de cotisations dans la limite du montant exonéré d'impôt sur le revenu et, en tout état de cause, dans la limite de 2 PASS.
Enfin, elle est exonérée de CSG-CRDS dans la limite du montant légal ou conventionnel. La part soumise à CSG-CRDS ne bénéficie pas de l'exonération de 1,75 % pour frais professionnels.
Attention
L'indemnité de mise à la retraite est assujettie à une contribution patronale spécifique égale à 50 % de son montant, à déclarer et à payer à l'URSSAF sous le code type personnel CTP 719.