Etape  2 -  Établir le dernier bulletin de paie

C'est l'élément essentiel du solde de tout compte. Il devra comporter :

• les composantes habituelles du salaire pour le dernier mois de travail éventuellement incomplet ;
• l'indemnité compensatrice de préavis (si le salarié y a droit et que vous l'avez dispensé d'accomplir le préavis) ;
• les primes éventuelles : vous devez examiner les droits du salarié au regard des primes en vigueur dans l'entreprise ; en particulier pour les primes versées en fin d'année et auxquelles le salarié peut prétendre au prorata de son temps de présence ;
• l'indemnité compensatrice de congés payés : pour les droits à congés acquis et non consommés ;
• l'indemnité de licenciement : légale ou conventionnelle sauf si le motif de licenciement (pour faute grave ou lourde) vous dispense de la lui reverser ;
• les autres indemnités : liées au statut (ex. : indemnité de clientèle des VRP, compensation financière d'une clause de non-concurrence, etc.).

Vous pourrez également intégrer des retenues en fonction des situations que nous évoquons à l'étape suivante.

Etape  3 -  Compenser les dettes du salarié

La récupération d'éventuelles dettes du salarié envers l'entreprise ne peut se faire qu'en respectant des règles précises, en fonction de la nature de la dette :

• les acomptes : considérés comme un paiement anticipé, ils peuvent être déduits en totalité sur le salaire. La notion de « salaire » englobe ici la contrepartie directe du travail (salaire de base + heures supplémentaires) ainsi que les primes et les indemnités compensatrices évoquées ci-avant ;
• les avances sur salaire : considérées comme un prêt, elles peuvent être récupérées :
  • dans la limite de 1/10 du « salaire »,
  • dans la limite de la totalité de l'indemnité de licenciement ;
• les prêts : le remboursement des prêts consentis à votre salarié peut être récupéré de 2 manières :
  • soit à l'identique des avances sur salaire (les juges assimilant souvent les prêts comme des avances sur salaires),
  • soit par voie judiciaire, en demandant au juge un titre exécutoire ;
• les autres dettes : (ex. : loyer d'un appartement de fonction, achats de produits de l'entreprise, etc.) ne pourront être recouvrées que sur acte volontaire du salarié, ou sinon par les voies de droit commun.

Etape  4 -  Récupérer les matériels et documents

Faites l'inventaire des matériels (véhicule, outillage, PC et téléphone portables, clés, etc.) et des documents (catalogue, tarifs) que vous avez pu mettre à la disposition du salarié, et qu'il doit vous restituer.

En cas de réticence ou d'un manque d'empressement du salarié, vous pouvez saisir l'occasion de la remise du solde de tout compte pour récupérer ces éléments.

Etape  5 -  Remettre le reçu du solde de tout compte

Il vous appartient de rédiger le reçu pour solde de tout compte et d'y faire apparaître l'inventaire de toutes les sommes versées au salarié à l'occasion de la fin de son contrat de travail. En conséquence, vous devez détailler ces sommes et préciser, pour chacune d'elles, son montant et ce à quoi elle correspond précisément (indemnité de congés payés, indemnité de licenciement, salaire, etc.).

Ensuite, vous devez indiquer une date sur le reçu, le signer et le faire signer par le salarié. Cette date est très importante, puisqu'elle marque le point de départ du délai de 6 mois dont dispose le salarié pour contester le reçu, s'il estime après coup que les sommes indiquées et versées étaient insuffisantes. Il peut le faire par lettre à l'employeur, ou par saisine du conseil de prud'hommes.

Au-delà de ce délai de 6 mois, les sommes indiquées sur le reçu ne peuvent plus être remises en cause. Notez que ce délai n'est pas obligatoirement mentionné dans le reçu même s'il reste préférable de le mettre pour une meilleure information du salarié.

La remise doit être faite le jour du départ du salarié. Vous pouvez toutefois lui indiquer que le document est tenu à sa disposition et qu'il peut venir le chercher. Vous n'êtes pas obligé de l'envoyer, sauf condamnation sous astreinte.