Etape
1 -
Vérifier l'existence d'un accord sur le temps partiel et la validité de la demande de passage à temps partiel du salarié
Un accord d'entreprise ou, à défaut, une convention ou accord de branche étendu peut prévoir la mise en oeuvre d'horaires de travail à temps partiel à l'initiative de l'employeur, et éventuellement fixer les conditions et modalités de mise en place d'horaires à temps partiel à la demande des salariés.
Ils indiquent alors :
- la procédure à suivre par les salariés pour présenter leur demande à l'employeur ;
- le délai dont dispose l'employeur pour apporter une réponse motivée ;
- les raisons pouvant justifier un refus de sa part.
Si aucun accord ne prévoit de telles dispositions, le salarié et vous-même devez respecter les dispositions légales. Ainsi, la demande du salarié doit préciser la durée du travail souhaitée (au moins égale à 24 heures et inférieure à 35 heures hebdomadaires, pour constituer un temps partiel) ainsi que la date envisagée pour la mise en oeuvre de cette modification de la durée du travail.
Par ailleurs, le salarié doit impérativement vous adresser sa demande par lettre recommandée avec accusé de réception, au moins 6 mois avant la date à laquelle il désire passer à temps partiel.
Si la demande n'est pas complète ou si elle est envoyée trop tardivement, écrivez au salarié pour, non pas la refuser, mais lui demander de vous adresser une nouvelle demande complète, dans le respect du délai de prévenance légal. Précisez alors qu'une fois la demande reçue, vous l'examinerez et lui apporterez une réponse favorable ou négative.
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Etape
2 -
Répondre à la demande du salarié
À compter de la réception de la demande du salarié correctement formulée, vous disposez de 3 mois pour lui répondre par lettre recommandée avec accusé de réception et pour informer l'inspection du travail.
Vous décidez d'accepter la demande
Dans ce cas, votre acceptation repose sur la durée du travail sollicitée par le salarié. Vous ne pourrez pas imposer une autre durée de travail.
Doit toutefois être respectée, sous réserve d'accord collectif et des cas de dérogations, la durée minimale de travail à temps partiel, fixée à 24 heures par semaine.
En revanche, vous restez décisionnaire sur la répartition des horaires de travail, sous réserve des dispositions éventuelles d'un accord d'entreprise ou de branche étendu pouvant définir cette répartition.
Enfin, la date à laquelle débute le passage à temps partiel sera celle demandée par le salarié.
Vous souhaitez refuser la demande
Pour refuser la demande, en l'absence de convention ou d'accord collectif, vous ne pouvez vous appuyer que sur deux motifs :
- l'absence d'emploi disponible dans la catégorie professionnelle du salarié ;
- les conséquences préjudiciables à la bonne marche de l'entreprise qu'aurait ce changement d'emploi.
Dans la première hypothèse, il faudra être en mesure de le prouver. Examinez les emplois relevant de la même catégorie professionnelle, au niveau de l'établissement et de l'entreprise. Si aucun n'est disponible et que vous n'avez pas l'intention de créer un nouveau poste, écrivez au salarié pour lui notifier votre refus en le justifiant ainsi.
Dans la seconde hypothèse, il est essentiel, dans votre lettre de refus, que vous argumentiez les conséquences négatives sur la bonne marche de l'entreprise. Vous pouvez évoquer la surcharge de travail, la difficulté à recruter dans la qualification professionnelle requise, la difficulté à partager les attributions du salarié entre plusieurs personnes, etc.
Répondez de manière objective et détaillée pour que le salarié ne puisse pas supposer une éventuelle mauvaise foi.
Cas particulier du temps partiel pour raisons familiales
Le salarié peut demander à réduire son temps de travail sous forme d'une ou de plusieurs périodes d'au moins une semaine pour les besoins de sa vie familiale (par exemple, ne pas travailler pendant les vacances scolaires pour garder ses enfants).
Bien qu'il s'agisse d'un mode de répartition du temps de travail sur l'année, un accord collectif n'est pas obligatoire. Un simple avenant au contrat doit préciser la ou les périodes non travaillées et prévoir une rémunération mensualisée indépendamment de l'horaire réel du mois.
Vous n'êtes pas obligé de répondre favorablement à une telle demande, mais votre refus doit être motivé par des raisons objectives liées aux contraintes de fonctionnement de l'entreprise.
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Etape
3 -
Formaliser les suites de votre décision
En cas de passage à temps partiel, conclure un avenant au contrat de travail
Le passage à temps partiel constitue une modification du contrat de travail. Il est donc essentiel de l'acter sous la forme d'un avenant daté et signé par l'employeur et le salarié concerné. L'avenant devra préciser s'il est conclu à durée indéterminée ou pour une durée fixée (date de début et de fin à préciser sur l'avenant).
Clauses obligatoires :
- la nouvelle durée du travail (cadre hebdomadaire, mensuel ou annuel) ;
- la répartition des horaires sur la semaine, le mois ou l'année ;
- la possibilité d'effectuer des heures complémentaires (dans quelles limites et avec quel taux de majoration : il convient de se reporter aux accords collectifs de branche) ;
- les modalités de modification des horaires : (dans quels cas et avec quel délai de prévenance) ;
- l'égalité de rémunération avec les salariés à temps plein ;
- la priorité sur les emplois à temps plein ;
- la nouvelle rémunération correspondant à la nouvelle durée du travail.
N'oubliez pas de préciser que le reste du contrat de travail initial (lieu de travail, classement, fonctions, etc.) demeure inchangé.
Attention
La durée minimale de travail du salarié à temps partiel est fixée par convention collective ou accord de branche étendu. À défaut d'accord, elle est de 24 heures par semaine (ou équivalent mensuel ou annuel), sauf cas de dérogation.
En cas de refus dû à l'absence d'un poste vacant dans sa catégorie professionnelle, informer le salarié qu'il sera prioritaire pour un emploi à temps partiel qui deviendrait disponible
Les salariés à temps plein désirant passer à temps partiel bénéficient d'une priorité pour l'attribution d'un emploi relevant de leur catégorie professionnelle ou, si une convention ou un accord de branche étendu le prévoit, d'un emploi présentant des caractéristiques différentes.
Ainsi, même après un premier refus, vous avez l'obligation de les informer si un emploi auquel ils peuvent prétendre se libère par la suite, par un affichage visible et/ou par un courrier adressé à chaque salarié. Si un salarié désirant passer à temps partiel remplit les conditions pour occuper le poste à pourvoir, vous avez l'obligation d'accéder favorablement à sa demande.
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