Etape
1 -
Choisir le renouvellement de la période d'essai
S'assurer de la possibilité de renouveler la période d'essai
Le renouvellement permet d'allonger la période d'essai quand elle a été jugée trop courte pour évaluer le salarié. Cette possibilité doit être prévue par la convention collective.
La première étape consiste donc à vérifier ce que prévoit la convention collective (renouvellement autorisé ou interdit). En l'absence de précisions dans la convention collective, le renouvellement est impossible, même s'il figure dans le contrat de travail car cette clause est considérée comme moins favorable au salarié.
Dans les transports routiers, la faculté de renouvellement n'est pas que pour les ingénieurs et cadres ainsi que pour les techniciens et agents de maîtrise. La prolongation n'est donc pas possible pour les conducteurs, les ouvriers et les employés.
Dans le transport de fonds, la faculté de renouvellement n'est pas prévue et il n'est donc pas possible de renouveler la période d'essai.
Par ailleurs, la loi limite désormais la durée de la période d'essai. Renouvellement compris, la période d'essai ne peut pas dépasser :
- 4 mois pour les ouvriers et les employés ;
- 6 mois pour les agents de maîtrise et les techniciens ;
- 8 mois pour les cadres.
Notez-leLes accords collectifs conclus avant le 26 juin 2008 et prévoyant une période d'essai plus courte que les durées légales ne s'appliquent plus depuis le 1er juillet 2009. En l'absence de nouvel accord, il convient donc d'appliquer les dispositions du Code du travail.
En revanche, continuent à s'appliquer :
- les accords conclus avant le 26 juin 2008 et prévoyant des durées plus longues ;
- les accords conclus depuis le 26 juin 2008 et prévoyant des durées plus courtes.
De même, le contrat de travail pourra prévoir une durée plus courte.
Concernant la durée du renouvellement, lorsque la convention collective prévoit une durée de nouvellement plus courte que la durée légale, l'administration a indiqué que celle-ci continuait de s'appliquer. C'est le cas pour la convention collective « Transports routiers » qui prévoit que :
- pour les techniciens et agents de maîtrise, le renouvellement ne peut dépasser 1 mois (la durée initiale de la période étant, elle, la durée légale fixée à 3 mois) ;
- pour les cadres, le renouvellement ne peut dépasser 3 mois (la durée initiale de la période étant, elle, la durée légale fixée à 4 mois).
Enfin, la possibilité de renouveler l'essai doit être expressément indiquée dans le contrat de travail ou la lettre d'engagement du salarié. La période d'essai et la possibilité de la renouveler ne se présument pas.
Apprécier la durée et l'intérêt du renouvellement
L'objet de l'essai est avant tout, pour vous, d'évaluer les compétences et les capacités du salarié. Le renouvellement doit avoir le même objectif.
Sachez toutefois qu'il est toujours possible, pour l'employeur qui renouvelle une période d'essai, de raccourcir de facto ce renouvellement en confirmant par écrit le salarié dans son emploi avant le terme de la seconde période d'essai.
Connaître les modalités pratiques de renouvellement
Pour des raisons évidentes de preuve, sachant de surcroît que la convention collective peut l'imposer, il est essentiel de procéder au renouvellement de la période d'essai via un avenant au contrat de travail. Plusieurs raisons à cela :
- l'écrit servira de preuve en cas de besoin ;
- par sa signature, le salarié s'empêche de contester l'existence du renouvellement ;
- la période d'essai initiale étant prévue par un contrat de travail écrit, engageant les deux parties, le renouvellement peut s'analyser comme une modification de ce contrat et, en conséquence, il convient de respecter le même formalisme.
Si le contrat de travail mentionne dès le début la possibilité du renouvellement, l'avenant au contrat n'est pas nécessaire, mais prenez la précaution d'en informer le salarié par un écrit avec remise en mains propres ou recommandé avec AR.
Par ailleurs, le salarié doit explicitement consentir au renouvellement envisagé, même si la possibilité du renouvellement est prévue dans le contrat de travail.
La mention « lu et approuvé » suivie de la signature apposées par le salarié sur le courrier de renouvellement remis par l'employeur vaut accord exprès et non équivoque, mais les juges admettent également que le fait de de signer la lettre de renouvellement sans autre mention peut également établir la réalité de ce consentement si d'autres éléments de preuve sont apportés (comme par exemple un courriel dans lequel le salarié affirme que sa période d'essai a été prolongée et qu'il est en recherche d'emploi).
Il reste néanmoins plus que vivement conseillé de demander au salarié de rédiger un courrier d'acceptation ou d'apposer une mention du type « Lu et approuvé », « Bon pour accord pour le renouvellement de ma période d'essai » sur le courrier de renouvellement.
Notez-leL'employeur peut utiliser le courrier électronique pour informer le salarié du renouvellement de la période d'essai à moins que la convention collective ne prévoie une procédure particulière. De plus, le salarié peut également donner son accord par courrier électronique si l'accord est exprimé dans des termes clairs et non équivoques.
La seule difficulté de l'utilisation de ce moyen de communication reste celle de la preuve de l'accord du salarié. La signature électronique ou la signature par écrit d'un avenant au contrat sont des solutions envisageables.
Respecter le délai pour renouveler
Pour que le renouvellement soit licite, il doit impérativement intervenir avant le terme de la période d'essai initiale (ex. : 5 jours avant la fin de la période d'essai). En pratique, la date mentionnée sur le courrier de renouvellement de la période d'essai doit être antérieure au terme de la période d'essai initiale.
Attention
Pour prendre en compte les délais d'acheminement du courrier au salarié, voir la rubrique Notre conseil.
Etape
2 -
Choisir de prolonger l'essai
En règle générale, la période d'essai est suspendue dès lors que le salarié cesse effectivement de travailler. Vous pouvez donc valablement la prolonger, pour disposer ainsi du temps nécessaire à l'appréciation des compétences du salarié.
Les cas les plus fréquents de suspension et donc de prolongation de la période d'essai sont les congés (congés payés, congés sans solde, congés exceptionnels pour raison familiale, etc.), l'arrêt de travail suite à la maladie ou l'accident du travail, et la fermeture de l'entreprise.
Dès lors qu'elle a été suspendue par l'absence du salarié, la période d'essai est prolongée de manière automatique, sans que vous ayez à effectuer une quelconque démarche.
Toutefois, il est préférable, dans une telle hypothèse, d'envoyer un courrier au salarié pour l'informer de la prolongation de sa période d'essai et lui préciser la nouvelle date à laquelle elle prendra fin.
Attention
La prolongation de la période d'essai est différente du renouvellement de la période d'essai.
Le calcul de la prolongation s'effectue en jours calendaires, ce qui signifie qu'il faut prendre en compte tous les jours du calendrier inclus dans la période de suspension, les jours ouvrables comme les dimanches. Ainsi, une absence d'une semaine retardera de 7 jours la fin de la période d'essai. En effet, quelle que soit sa durée, le décompte de la période d'essai s'effectue en jours calendaires, sauf dispositions contractuelles ou conventionnelles contraires. La période d'essai ne se décompte donc pas en jours de travail effectif. Ce principe s'applique également à la prolongation.
Que la période d'essai soit calculée en jours, en semaines ou en mois, que le contrat soit un CDI ou un CDD, les samedis, dimanches et jours fériés qui seraient inclus dans la durée de la période d'essai n'ont aucune incidence sur la date de fin initiale ou après prolongation.
ExempleUn CDD de 6 semaines, commençant le lundi 2 mai, comprend une période d'essai de 6 jours. La période d'essai finit donc le samedi 7 mai au soir, peu importe que ce jour soit non travaillé dans l'entreprise.
Toutefois, le salarié tombe malade et est absent de l'entreprise le jeudi 5 et le vendredi 6. Sa période d'essai est prolongée d'autant, elle prendra donc fin le lundi 9 au soir.