Cas  2 -  Gérer les absences maladie

Maladie du salarié : l'arrêt maladie

Le salarié doit avertir son employeur de son état (suite à un accident ou une maladie non professionnels) le plus rapidement possible et au plus tard dans les 2 jours francs et justifier son absence et ses prolongations par certificat médical. Le salarié atteint d'une maladie grave bénéficie d'autorisations d'absences pour suivre les traitements médicaux nécessaires.

Maladie de l'enfant : le congé pour enfant malade

Tout salarié, quels que soient son ancienneté et l'effectif de l'entreprise, peut bénéficier d'un congé en cas de maladie ou d'accident, constaté par certificat médical, d'un enfant de moins de 16 ans dont il a la charge. Le salarié dispose de 3 jours à prendre sur l'année (5 jours si l'enfant a moins de 1 an ou si le salarié a 3 enfants de moins de 16 ans à charge).

Il doit transmettre à l'employeur une copie du certificat. S'il a épuisé ses jours d'absence, il peut prendre une journée de RTT ou de congés payés, voire une journée sans solde.

Maladie grave de l'enfant : le congé de présence parentale

Ce congé est ouvert à tout salarié, sans condition d'ancienneté ni d'effectif, dont l'enfant à charge est victime d'une maladie, d'un handicap ou d'un accident particulièrement grave. Il prend la forme d'un congé total ou d'une réduction de l'activité.

La durée du congé est de 310 jours au plus sur une durée maximale de 3 ans. Elle est fixée par le médecin qui suit l'enfant, en fonction de la durée de traitement de l'enfant et indiquée dans le certificat médical initial. Le droit à un second congé de même durée est ouvert sur une nouvelle période de 3 ans, lorsque la pathologie de l'enfant malade qui avait ouvert le droit au premier congé connaît une rechute ou une récidive ou en cas de perpétuation de la gravité de l'état de l'enfant.

Le salarié a droit à une allocation journalière de présence parentale (AJPP) égale à 62,44 euros.

Le salarié doit envoyer à son employeur, au moins 15 jours avant la date prévue, une LR/AR avec certificat médical attestant de la gravité de l'état, du caractère indispensable d'une présence auprès de l'enfant et de la durée de traitement.

Le congé peut être, avec l'accord avec l'employeur, fractionné ou transformé en période d'activité à temps partiel.

L'allocation journalière de présence parentale peut en effet être versée à la demi-journée. Son montant est alors de 31,22 euros par jour.

Lorsque le congé de présence parentale est pris sous forme d'un temps partiel, le montant mensuel de l'allocation journalière de présence parentale versé est calculé sur la base du nombre de journées ou demi-journées non travaillées correspondant au titre de 1 mois civil.

Le réexamen de la durée initiale de traitement de l'enfant peut être prévu par le médecin, selon un calendrier qu'il détermine. Les parents peuvent également le demander. Le médecin peut alors fixer une nouvelle durée prévisible de traitement, entraînant ainsi une prolongation du congé.

En cas de décès de l'enfant ou de diminution importante des ressources, le salarié peut adresser une demande motivée de retour anticipé, par LR/ AR, au moins 1 mois avant la date de retour souhaitée.

Une fois la période de 3 ans écoulée, un droit à congé indemnisé de 310 jours ouvrés peut être ouvert :

• en cas de rechute ou récidive de l'enfant ;
• ou lorsque la gravité de la pathologie nécessite toujours une présence soutenue et des soins contraignants.

Depuis le 17 novembre 2021, il est également possible de bénéficier du congé et de l'indemnisation lorsque le plafond de 310 jours est atteint sur les 3 ans, sans attendre la fin du terme de la 3e année.

Pour cela, un certificat doit être établi par le médecin qui suit l'enfant afin d'attester le caractère indispensable de la présence soutenue au regard du traitement de la pathologie ou du besoin d'accompagnement de l'enfant. Ce certificat doit être validé par le service du contrôle médical de la CPAM de façon à éviter l'automaticité du renouvellement. Un décret est attendu qui devrait définir le délai de réponse accordé à ce service.

Le renouvellement anticipé du congé de présence parentale est possible, lorsque le nombre maximal des 310 jours de congé est atteint au cours de la période de 3 ans pendant laquelle le congé peut être pris, sous réserve que les 2 conditions suivantes soient remplies :

• la production d'un nouveau certificat médical établi par le médecin qui suit l'enfant, attestant le caractère indispensable, au regard notamment de la pathologie ou du besoin d'accompagnement de l'enfant, de la poursuite de soins contraignants et d'une présence soutenue ;
• l'accord explicite du service du contrôle médical, qui doit intervenir dans un délai de 2 mois civils suivant la réception de la demande. Son silence vaut avis défavorable.

La caisse d'allocations familiales doit notifier au salarié l'avis favorable du service du contrôle médical dès qu'elle en a connaissance. Le salarié doit l'adresser à l'employeur, avec le certificat médical établi, au moins 15 jours avant le renouvellement du congé.

La caisse doit également donner son accord à la demande d'allocation journalière de présence parentale. Son silence pendant 3 mois civils suivant la réception de la demande vaut décision de rejet de la demande d'allocation journalière de présence parentale.

La durée maximale de versement de l'allocation journalière de présence parentale est alors également renouvelée pour 310 jours.

Fin de vie d'un membre de la famille : le congé de solidarité familiale

Ce congé permet sans conditions à tout salarié de s'absenter pour assister un proche [ascendant, descendant, époux, concubin, partenaire d'un pacte civil de solidarité (pacs), frère, soeur, personne désignée comme personne de confiance] souffrant d'une pathologie mettant en jeu le pronostic vital.

Avec l'accord de l'employeur, il peut être transformé en période à temps partiel. D'une durée maximale de 3 mois, renouvelable une fois, il peut être fractionné, sous réserve de votre accord et à condition que le salarié vous avertisse au moins 48 heures avant la date à laquelle il entend prendre chaque période de congé.

Le salarié qui souhaite bénéficier d'un congé de solidarité familiale doit faire sa demande initiale par tout moyen permettant de lui conférer une date certaine et doit y indiquer la date prévisible de son retour. En cas de modification de cette date, il doit informer l'employeur au moins 3 jours à l'avance avant son retour.

À défaut d'accord collectif sur ce point (les accords de branche « Transports routiers » ne prévoient rien), le salarié doit informer l'employeur au moins 15 jours avant le début du congé (ou de la transformation en temps partiel), par tout moyen conférant date certaine ; cette information doit être accompagnée d'un certificat médical du médecin traitant du malade. En cas d'urgence précisée par le médecin, le congé peut débuter dès réception de la lettre par l'employeur. L'intéressé doit prévenir l'employeur de sa date de retour au moins 3 jours à l'avance.

La demande de renouvellement du congé doit également s'effectuer, par tout moyen conférant date certaine, au moins 15 jours avant le terme initialement prévu.

Pendant son congé, le salarié perçoit une allocation journalière dite « d'accompagnement de fin de vie », versée par sa caisse d'assurance maladie. Son montant est égal à :

• 59,63 euros pour une interruption complète d'activité ;
• 29,82 euros pour une réduction d'activité (temps partiel).

La durée maximale d'attribution est de :

• 21 jours pour une interruption complète d'activité ;
• 42 jours pour une réduction d'activité.

Si l'allocation est fractionnée entre plusieurs bénéficiaires accompagnant la personne en fin de vie, le nombre maximal de journées indemnisées reste identique, dans le respect de la limite des versements journaliers autorisés. Ainsi, par exemple, une personne peut demander le versement de 10 jours d'allocations, et une autre demander à bénéficier des 11 autres jours de versement.

Le versement de l'allocation est maintenu lorsque la personne accompagnée à domicile doit être hospitalisée.

Le salarié doit adresser à la CPAM les documents suivants : une attestation remplie par l'employeur, précisant que le salarié bénéficie d'un congé de solidarité familiale (ou qu'il l'a transformé en période d'activité à temps partiel pour le salarié) ainsi que le formulaire de demande d'allocation journalière d'accompagnement à domicile d'une personne en fin de vie (Cerfa n° 14555*01).

Enfin, notez qu'en cas de fractionnement du congé, la durée minimale de chaque période est de 1 jour.

Enfin, sachez que, avant et après son congé, le salarié a droit à l'entretien professionnel qui est notamment consacré aux perspectives d'évolution professionnelle du salarié, en termes de qualifications et d'emploi.

Perte d'autonomie d'un membre de la famille : le congé de proche aidant 

Il permet à tout salarié ayant 1 an d'ancienneté dans votre entreprise de s'occuper d'un proche atteint d'un handicap ou d'une perte d'autonomie grave :

• soit une personne appartenant à son cercle familial (ascendant, descendant, époux, concubin, partenaire d'un pacte civil de solidarité (pacs), frère, soeur, collatéral jusqu'au 4e degré (tante, oncle, cousin(e) germain(e), neveu, nièce, etc.), personne désignée comme personne de confiance) présentant un handicap ou une perte d'autonomie ; en ce qui concerne les enfants à charge, cette notion est indépendante de tout lien juridique (filiation ou décision judiciaire relative à l'autorité parentale) : il suffit que le salarié assume la charge effective et permanente de l'enfant ;
• soit l'ascendant, le descendant ou le collatéral jusqu'au 4e degré de son époux(se), son(sa) concubin(e) ou son(sa) partenaire de pacs ;
• soit une personne âgée ou handicapée avec laquelle le salarié réside ou entretient des liens étroits et stables, et à qui il vient en aide de manière régulière et fréquente, à titre non professionnel, pour accomplir tout ou partie des actes ou des activités de la vie quotidienne.

Toutefois, depuis le 1er juillet 2020, l'existence de particulière gravité de l'état de la personne aidée est supprimée, ce qui permet d'élargir le champ d'application de ce congé aux personnes dont le handicap ou la perte d'autonomie peuvent, sans être d'une « particulière gravité », nécessiter l'aide régulière d'un proche (personnes invalides ou handicapées, bénéficiaires de rentes d'accident du travail ou de maladie professionnelle assorties de la majoration pour tierce personne, bénéficiaires de l'allocation personnalisée d'autonomie, etc.).

Le congé de proche aidant ne peut pas dépasser une durée maximale de 3 mois mais il peut être renouvelé, sans pouvoir dépasser 1 an sur l'ensemble de la carrière du salarié.

Le salarié doit adresser sa demande à l'employeur par tout moyen permettant de lui conférer date certaine, au moins 1 mois avant le début du congé, précisant :

• sa volonté de suspendre son contrat de travail pour bénéficier du congé de proche aidant ;
• la date de son départ en congé ;
• et, s'il le souhaite, sa volonté de fractionner le congé (ou de le transformer en temps partiel).

Il doit joindre à sa demande les documents suivants :

• une déclaration sur l'honneur soit du lien familial du salarié avec la personne aidée, soit de l'aide apportée à une personne âgée ou handicapée avec laquelle il réside ou entretient des liens étroits et stables ;
• une déclaration sur l'honneur soit précisant qu'il n'a pas eu précédemment recours, au long de sa carrière, à un congé de proche aidant, soit, s'il en a déjà bénéficié, indiquant sa durée ;
• une copie de la décision justifiant d'un taux d'incapacité permanente au moins égal à 80 % (si la personne aidée est un enfant handicapé à sa charge ou un adulte handicapé) ou copie de la décision d'attribution de l'allocation personnalisée d'autonomie (APA) au titre d'un classement dans les groupes I, II et III de la grille AGGIR (lorsque la personne aidée souffre d'une perte d'autonomie) ;
• copie de la décision d'attribution d'une des prestations suivantes : majoration pour aide constante d'une tierce personne ou prestation complémentaire pour recours à tierce personne, ou majoration spéciale pour assistance d'une tierce personne (prestation concernant les retraités des collectivités territoriales, les fonctionnaires d'État, les magistrats ou les militaires et victimes de guerre).

Toutefois, aucun délai de prévenance n'est fixé lorsque le salarié doit prendre ce congé en cas de dégradation soudaine de l'état de santé de la personne aidée, de situation de crise nécessitant une action urgente du proche aidant ou de cessation brutale de l'hébergement en établissement dont bénéficiait la personne aidée, attestée par une personne responsable de cet établissement.

Le congé est également ouvert aux aidants de personnes placées en établissement ou chez un tiers.

Vous ne pouvez pas refuser le congé dès lors que le salarié remplit les conditions de son obtention et fournit les justificatifs nécessaires. Vous ne pouvez pas non plus exiger que le congé soit reporté. En cas de refus, le salarié peut saisir le conseil de prud'hommes en référé (procédure d'urgence).

Le salarié peut mettre fin au congé de façon anticipée (décès, diminution des ressources, admission dans un établissement de la personne aidée, recours à un service d'aide à domicile, congé de proche aidant pris par un autre membre de la famille, etc.), en adressant une demande motivée 1 mois avant la date de retour envisagée (15 jours en cas de décès).

Avec l'accord de l'employeur, il peut être transformé en période à temps partiel.

Le congé peut également être fractionné avec l'accord de l'employeur, mais sans pouvoir dépasser la durée maximale de trois mois renouvelable. Dans ce cas, le salarié devra avertir son employeur au moins 48 h avant la date à laquelle il prendra chaque période de congé.

En cas de dégradation soudaine de l'état de santé de la personne aidée, de cessation brutale de l'hébergement en établissement ou d'une situation de crise nécessitant une action urgente, le salarié peut bénéficier de ce congé immédiatement.

Le congé peut être renouvelé : le salarié adresse sa demande de renouvellement par tout moyen permettant de justifier de la date de la demande (lettre ou courrier électronique recommandé, par exemple) au moins 15 jours avant la date de fin du congé initialement prévu.

À l'issue du congé de proche aidant, le salarié retrouve son emploi ou un emploi similaire, assorti d'une rémunération au moins équivalente. Il a droit à un entretien professionnel avec son employeur (il peut aussi en bénéficier avant son congé).

Dans les trois derniers cas de congés (présence parentale, solidarité familiale et proche aidant), un accord d'entreprise peut prévoir, pour une durée déterminée (au minimum de 6 mois), le versement des cotisations de retraite complémentaire et l'acquisition de points pour les salariés concernés, pendant la période de leur congé. Le calcul des cotisations se fait comme s'ils avaient poursuivi leur activité dans les conditions normales.

Le congé de proche aidant n'est pas rémunéré par l'employeur mais le salarié peut percevoir une allocation journalière du proche aidant (AJPA) versée par la caisse d'allocations familiales qui vise à compenser une partie de la perte de salaire, dans la limite de 66 jours au cours du parcours professionnel du salarié.

Son montant est fixé à 62,44 euros par journée et 31,22 euros pour une demi-journée.

Le salarié a droit à un maximum de 22 jours d'AJPA par mois. Il doit remplir un formulaire et l'adresser à la caisse d'allocations familiales.

Cas  3 -  Anticiper les absences motivées par un projet de formation

Le projet de transition professionnelle (ex-congé individuel de formation)

Tout salarié peut, quel que soit l'effectif de l'entreprise, suivre une formation de son choix, indépendamment de la participation au plan de développement des compétences de l'entreprise. L'objectif peut être l'adaptation à un nouvel emploi, à une nouvelle technique, la préparation à une reconversion, l'acquisition de nouvelles compétences ou le perfectionnement des compétences acquises.

Il doit avoir été salarié 2 ans (3 ans dans les entreprises artisanales de moins de 10 salariés), dont 1 an dans l'entreprise. La demande du salarié doit être formulée en respectant au minimum les délais suivants :

• 120 jours avant le début du congé lorsque l'interruption continue de travail est supérieure ou égale à 6 mois et s'effectue en 1 fois à temps plein ;
• 60 jours avant le début du congé lorsque l'interruption est inférieure à 6 mois ou lorsque la formation est réalisée à temps partiel.

Le projet de transition professionnelle, qui depuis le 1er janvier 2019 remplace le congé individuel de formation (CIF), constitue une modalité particulière de mobilisation du compte personnel de formation.

L'utilisation du compte personnel de formation (CPF)

Le compte personnel d'activité intègre à la fois les droits que le salarié a acquis au titre du compte personnel de formation (CPF), du compte professionnel de prévention (C2P) et du compte engagement citoyen (CEC), qui permet aux personnes qui réalisent des engagements citoyens bénévoles ou volontaires d'obtenir un crédit de 240 euros de formation par an à cumuler sur leur compte personnel d'activité.

Autres congés formation

Le salarié peut également bénéficier d'autres congés liés à la formation :

• congé examen : pour préparer et passer un examen en vue de l'obtention d'un titre ou diplôme de l'enseignement technologique (durée de la session plus 24h/an pour la préparation). Les conditions sont les mêmes que pour le projet de transition professionnelle ;
• congé de formation économique, sociale et syndicale et congé formation du conseiller du salarié : la demande doit être adressée au moins 30 jours avant (attention, pour tout congé pris à compter du 24 septembre 2017, vous devez procéder au maintien intégral de la rémunération du salarié en congé de formation économique, sociale et syndicale) ;
• congé de formation du conseiller prud'hommes : pour le salarié élu conseiller prud'hommes. La demande doit être adressée au moins 30 jours avant le début du congé si l'absence est de 3 jours au plus, et 15 jours avant dans les autres cas ;
• congé de formation aux fonctions d'administrateur de mutuelle : pour le salarié administrateur d'une mutuelle (9 jours/an). La demande doit être adressée à l'employeur 15 jours avant le début du congé, précisant la date, la durée de l'absence et l'instance où il siège ;
• congé bilan de compétences : le congé pour bilan de compétences a été supprimé au 1er janvier 2019. Le bilan peut être réalisé depuis cette date dans le cadre du CPF et du plan de développement des compétences. Sa durée est de 24 heures maximum ;
• congé pour validation des acquis de l'expérience : toute personne, quels que soient son âge, sa nationalité, son statut et son niveau de formation, qui justifie dune expérience en rapport direct avec la certification visée peut prétendre à la validation des acquis de l'expérience (VAE). Depuis le 1er janvier 2019, la demande de congé VAE prend la forme d'une demande d'autorisation d'absence de 48 heures par session d'évaluation (ou plus par accord collectif). Elle s'effectue dans les mêmes conditions qu'une formation réalisée dans le cadre du compte personnel de formation. L'employeur peut refuser la demande et reporter l'autorisation pour raisons de service. L'employeur peut décider d'inscrire des actions de VAE dans le plan de développement des compétences de l'entreprise.
  Afin de mettre en oeuvre de telles actions, une convention doit être conclue entre l'employeur, le salarié bénéficiaire et l'organisme intervenant en vue de la validation des acquis du candidat ;
• reconversion ou promotion par alternance, dispositif Pro-A (ex-période de professionnalisation) : elle permet à certaines catégories de salariés de se former pour se maintenir dans leur emploi. Il s'agit de salariés qui n'ont pas atteint un niveau de qualification sanctionné par une certification professionnelle enregistrée au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) et correspondant au grade de la licence. Les actions de formation peuvent se dérouler en tout ou partie pendant le temps de travail, avec maintien de la rémunération ou en dehors du temps de travail, avec l'accord écrit du salarié, et sans dépasser une limite fixée par accord collectif (d'entreprise ou de branche) ou, à défaut d'un tel accord, sans dépasser 30 heures par salarié et par an. Le dispositif Pro-A peut avoir une durée comprise entre 6 et 12 mois (étendue à 24 ou 36 mois pour certains bénéficiaires) : les actions de positionnement, d'évaluation et d'accompagnement ainsi que les enseignements généraux, professionnels et technologiques ont une durée minimale comprise entre 15 % et 25 % (sans être inférieure à 150 heures) de la durée totale de la Pro-A (sauf les actions d'acquisition du socle de connaissances et de compétences et les actions VAE pour lesquelles aucune durée minimale ne s'applique). Un accord sur ce dispositif est applicable depuis le 10 décembre 2020 dans le secteur des transports routiers.

Cas  4 -  Gérer les autres motifs d'absence

D'autres motifs permettent au salarié de s'absenter dans l'entreprise, comme c'est le cas pour convenances personnelles, pour exercer un mandat électif ou encore s'engager dans des actions de solidarité. Il peut s'agir notamment des absences suivantes :

• congé sans solde ;
• congé sabbatique ;
• congé pour création d'entreprise ;
• congé pour participation à la direction d'une jeune entreprise innovante (JEI) ;
• congé d'enseignement, recherche, innovation ;
• absence pour représentation ;
• absences pour mandat parlementaire ou local ;
• absences du conseiller prud'hommes ;
• congé pour catastrophe naturelle ;
• congé de solidarité internationale ;
• heures de délégations des représentants du personnel ;
• congé de mobilité externe volontaire sécurisée ;
• autorisation d'absences des salariés parents d'élèves qui exercent des fonctions de représentants aux conseils départementaux ou régionaux, académiques et nationaux ;
• congé d'engagement associatif ;
• salariés réservistes : il existe différents types de réserves (militaire, civile, communale, etc.) qui ouvrent droit à un nombre variable de congés, non rémunérés par l'employeur mais assimilés à du temps de travail effectif. Par ailleurs, les salariés peuvent donner des jours de repos à un collègue réserviste ;
• absences de salariés sapeurs-pompiers volontaires : les salariés peuvent également donner des jours de repos à un collègue sapeur-pompier volontaire ;
• congé pour don d'ovocytes (rémunéré et assimilé à du temps de travail effectif) ;
• congé pour les salariés étudiants en vue de préparer leurs examens (5 jours par tranche de 60 jours ouvrables, non rémunéré) ;
• congé rémunéré des apprentis pour préparer les épreuves du diplôme prévu par le contrat d'apprentissage (avec maintien de salaire, pris dans le mois précédant les examens) ;
• absences des salariés participant aux négociations de branche (entreprises de moins de 50 salariés) : rémunéré par l'employeur qui se fait rembourser par le fonds paritaire pour le financement du dialogue social.