La bonne méthode
Etape
1 -
Chercher à comprendre la situation ayant provoqué l'absence du salarié pour examen médical
Assurez-vous que l'absence pour examen médical n'est pas liée à un problème rencontré par le salarié de nature à justifier une visite en urgence chez le médecin, soit parce qu'il a eu un souci, soit parce qu'il a dû accompagner quelqu'un de son entourage (enfant ou conjoint malade ou accidenté). Ces situations ne dispensent pas le salarié de prévenir son employeur, mais dans la mesure où l'absence fait suite à un événement imprévisible, on considère qu'il n'a pas commis de faute.
S'il ne s'agit pas d'une urgence, vérifiez si le salarié a prévenu son responsable hiérarchique (dans le cas où, bien entendu, ce n'est pas vous). S'il ne l'a pas fait, et pour éviter de tirer des conclusions hâtives, essayez d'obtenir des informations auprès de ce responsable hiérarchique ou de ses collègues. En effet, il est important de faire la différence entre le salarié qui s'est absenté sans avertir qui que ce soit pour se rendre à une visite de routine, et celui qui se trouve dans l'un des cas particuliers suivants d'absence autorisée :
- les salariés atteints d'une maladie grave, une « affection longue et coûteuse » selon le Code du travail, bénéficient d'autorisations d'absence leur permettant de suivre les traitements médicaux justifiés par leur état de santé. La liste de ces affections est fixée par le Code de la Sécurité sociale ;
- les femmes enceintes bénéficient d'autorisations d'absence pour se rendre à certains examens médicaux obligatoires listés par le Code de la santé publique (examens de suivi de grossesse ou nécessaires à l'assistance médicale à la procréation) ;
- les compagnons des femmes enceintes bénéficient d'autorisations d'absence pour accompagner ces dernières à trois des examens médicaux obligatoires de suivi de la grossesse ou de ceux nécessaires à une assistance médicale à la procréation.
Dans ces trois cas, pour des raisons d'organisation du service, il reste toutefois souhaitable que les salariés concernés avisent leur hiérarchie de leur absence, même si celle-ci est autorisée par les textes.
AttentionMesure Covid-19
Une autorisation d'absence est ouverte au salarié ou au stagiaire pour aller se faire vacciner ou accompagner son enfant mineur ou un majeur protégé. Il est toutefois invité à en informer l'employeur au préalable.
Convention collective "Transports routiers"(n° de brochure 3085)Pas de dispositions particulières
Etape
2 -
Rencontrer le salarié dès son retour dans l'entreprise
S'il s'avère qu'aucune urgence manifeste ne justifiait que le salarié s'absente sans vous en informer :
- rencontrez-le dès son retour pour recueillir ses explications ;
- rappelez-lui qu'avant de s'absenter de l'entreprise, il doit en solliciter l'autorisation auprès de son employeur ou de son responsable hiérarchique.
Dès lors qu'il ne vous a pas informé de son absence, le salarié est en situation d'absence injustifiée. En effet, la loi ne prévoit pas d'heures ou de jours de congés spéciaux pour consulter un médecin pendant les heures de travail. Mais en pratique, on admet qu'un salarié puisse se rendre à une visite médicale durant ses heures de travail s'il a au préalable demandé l'autorisation de son employeur et qu'il a obtenu l'accord de ce dernier.
Vous pouvez aussi exiger que le salarié fixe ses rendez-vous en dehors de ses horaires de travail. Si le salarié décide, parce qu'il ne se sent pas bien, de quitter son poste pour aller consulter, il doit évidemment prévenir son responsable hiérarchique.
Etape
3 -
Sanctionner le salarié
Si le fait de quitter son poste de travail pour aller consulter un médecin ne constitue pas en soi un motif de licenciement, vous pouvez, si vous le souhaitez, « marquer le coup » et votre désapprobation, en envoyant au salarié concerné un courrier personnalisé lui rappelant la règle, voire un avertissement qui aura la même portée, mais qui constituera une sanction disciplinaire versée au dossier du salarié et laissera en outre présager de sanctions plus lourdes en cas de récidive.
Vous pouvez aussi décider d'une mise à pied disciplinaire et êtes en droit, en cas de non de présentation par le salarié d'un justificatif postérieurement à l'absence, de procéder à une retenue sur salaire, au prorata de la durée de l'absence.
Toute sanction disciplinaire doit respecter la procédure spécifique (entretien préalable et délai de 2 jours pour notifier la sanction).
Etape
4 -
Rappeler à l'ensemble du personnel quelques règles de bonne conduite
Si ce n'est pas déjà fait, et pour éviter que le cas ne se reproduise, vous pouvez profiter de l'occasion pour rappeler à l'ensemble du personnel (par note de service ou article dédié dans le règlement intérieur) que toute absence doit donner lieu à autorisation préalable de la part de l'employeur ou du responsable hiérarchique. Vous pourrez choisir de préciser que le non-respect de ces règles peut donner lieu à sanction.