Etape  2 -  Adresser une lettre de mise en demeure 

Si les éléments en votre possession confirment l'irrégularité de l'absence du salarié, adressez-lui une lettre de mise en demeure (voir « Outils à télécharger »).

Dans cette lettre, vous sommerez le salarié de reprendre son poste ou de vous faire parvenir immédiatement les éléments justifiant de la régularité de son absence (arrêt de travail par exemple).

Nous vous conseillons d'attendre au minimum 3 jours à compter du début de l'absence avant d'envoyer la mise en demeure. En effet, le salarié dispose généralement de 48 heures pour justifier d'un arrêt de travail. À l'inverse, n'attendez pas plus d'une semaine. En effet, si vous ne réagissez pas rapidement, vous pourrez laisser croire que vous avez toléré cette situation. Il vous sera alors difficile de sanctionner le salarié par la suite.

Vous adresserez la lettre de mise en demeure en recommandé avec accusé de réception afin d'avoir la preuve de votre démarche si besoin.

Si le salarié justifie de la régularité de son absence à la suite de votre mise en demeure, vous ne pourrez plus le sanctionner. En revanche, vous pourrez toujours lui reprocher de ne pas vous avoir prévenu immédiatement de son absence et/ou de ne pas l'avoir justifiée dans les plus brefs délais. Ces manquements peuvent donner lieu à une sanction telle qu'un avertissement ou une mise à pied.

Les conventions collectives fixent souvent le délai dans lequel un salarié doit transmettre un arrêt de travail à son employeur (en général 48 heures). Les règles peuvent également résulter d'une disposition du règlement intérieur ou d'une clause du contrat de travail. Si tel est le cas, vous ne manquerez pas de le rappeler dans la lettre de sanction.

Si le salarié réintègre la société et confirme le caractère irrégulier de son absence ou s'il ne réagit pas à votre mise en demeure après une semaine, il vous appartient d'engager une procédure disciplinaire, voire de licenciement.

Etape  3 -  Sanctionner éventuellement l'absence injustifiée 

Une absence irrégulière constitue une violation du contrat de travail, même si le salarié reprend finalement son poste. En effet, travailler est la première des obligations d'un salarié envers son employeur.

Si un employeur n'est jamais contraint de sanctionner un comportement fautif, laisser une absence injustifiée impunie pourrait minimiser la gravité de la faute aux yeux des salariés ou, pire encore, être interprété comme une tolérance de la direction.

Dans tous les cas, une sanction proportionnée à la gravité de la faute commise constituera la réponse la plus appropriée.

Au retour du salarié, vous devez le recevoir et lui demander les raisons de son absence. Il ne s'agit pas là de l'entretien dans le cadre de la procédure disciplinaire.

Même si l'absence a été de courte durée, vous pouvez la sanctionner, par exemple par un avertissement, lorsque :

• ce n'est pas la première fois que ce type de situation survient ;
• ou c'est la première fois, mais cela a entraîné des perturbations dans la bonne marche de l'entreprise.

Si l'absence a été justifiée a posteriori, vous pouvez également sanctionner le fait que le salarié ne vous en a pas informé immédiatement.

Vous pouvez choisir de prononcer un simple avertissement ou une mise à pied disciplinaire, notamment lorsque le salarié aura réintégré l'entreprise dès réception de la mise en demeure et que certaines circonstances sont de nature à atténuer la gravité de sa faute : âge, ancienneté, absence d'antécédents disciplinaires, etc.

Dans ce cas, respectez la procédure disciplinaire : convocation à un entretien préalable, délai minimum de 3 jours ouvrés entre la remise de la convocation et le jour de l'entretien préalable, délai de réflexion de 2 jours ouvrables puis notification de la sanction.

Dans le cas d'un simple avertissement, l'entretien préalable n'est pas obligatoire avant de notifier la sanction.

Lorsque l'absence se prolonge et que, malgré votre mise en demeure, le salarié ne se manifeste pas, vous pouvez envisager le licenciement pour faute grave.

Pour prendre votre décision, vous devrez impérativement tenir compte du dossier disciplinaire du salarié (s'il en a un), de son âge et de son ancienneté. En effet, pour le juge, l'absence de sanctions antérieures, un âge avancé (50 ans et plus) ou une ancienneté importante (à partir de 10 ans) sont de nature à atténuer la gravité de la faute commise.

Enfin, vous suivrez la procédure requise : envoi de la lettre de licenciement en recommandé avec accusé de réception dès l'expiration du délai minimum de réflexion de 2 jours ouvrables après la date de l'entretien et pas plus d'un mois après.

Le motif à invoquer est l'absence irrégulière prolongée, et non pas l'abandon de poste. En effet, ce dernier se définit comme le fait de quitter son poste sans l'autorisation de la hiérarchie. En ne retenant qu'un abandon de poste, vous vous privez de l'élément fautif essentiel et fragilisez ainsi votre sanction, surtout s'il s'agit d'un licenciement pour faute grave.