La bonne méthode
Etape
1 -
Vérifier la conformité de l'arrêt maladie
Le salarié placé en arrêt-maladie doit impérativement fournir dans les meilleurs délais un arrêt de travail délivré par un médecin, généraliste ou spécialiste.
La convention collective des transports routiers prévoit que le salarié doit avertir son employeur de son état (suite à un accident ou une maladie non professionnel) le plus rapidement possible et au plus tard dans les 2 jours francs.
L'arrêt de travail comprend trois volets : les volets 1 et 2 doivent être remis au service du contrôle médical de la caisse primaire d'assurance maladie (CPAM), et le volet 3 doit être remis à l'employeur. Ceci est obligatoire, quelle que soit la durée de l'arrêt de travail.
Notez-leLe médecin doit toujours indiquer le motif médical de l'arrêt de travail sur le volet destiné au médecin de la CPAM. Ce motif n'apparaît ni sur le volet employeur, ni sur le volet destiné aux services administratifs de la CPAM.
Si le salarié tarde à envoyer son arrêt de travail à la CPAM, une procédure est prévue : au premier retard constaté, la CPAM informe le salarié que tout nouveau retard au cours des 24 mois suivant la date de prescription de l'arrêt de travail donnera lieu à sanction. Si un nouvel envoi tardif se produit dans ce délai (hors les cas d'impossibilité établie ou d'hospitalisation), l'assuré verra ses indemnités journalières diminuées de 50 % pour la période écoulée entre la date de prescription de l'arrêt et la date de l'envoi.
Seul le médecin qui a prescrit le premier arrêt de travail ou le médecin traitant ou le(s) remplaçant(s) est apte à pouvoir prolonger l'arrêt. La prescription par un autre médecin n'est autorisée que dans 3 cas :
- lors d'une consultation avec un médecin spécialiste à la demande du médecin traitant ;
- lors d'une consultation avec un médecin à l'occasion d'une hospitalisation ;
- lors d'une consultation avec tout autre médecin, si le médecin prescripteur du premier arrêt de travail ou le médecin traitant ne sont pas disponibles.
Le salarié est en principe tenu d'être présent à son domicile de 9 h à 11 h et de 14 h à 16 h. Toutefois, le médecin peut n'accorder aucune sortie ou, au contraire, par dérogation, accorder des sorties libres, selon l'état de santé du salarié. Cette mention est précisée sur le volet destiné à l'employeur. Le volet destiné à la CPAM précisera les éléments d'ordre médical justifiant cette autorisation.
Notez que ces dispositions s'appliquent également aux salariés en arrêt de travail suite à un accident du travail ou à une maladie professionnelle. Ces derniers doivent en effet respecter les heures de sortie autorisées, se soumettre aux contrôles du service médical de la caisse d'assurance maladie et s'abstenir de toute activité non autorisée par le médecin.
Etape
2 -
Établir une DSN « événement »
Dès réception du volet 3 de l'arrêt de travail, en cas de non-subrogation, vous devez effectuer une DSN « événement », qui a remplacé l'attestation de salaire, dans les 5 jours ouvrés qui suivent le début de l'arrêt de travail.
L'arrêt peut être déclaré en même temps que la DSN du mois concerné s'il n'y a pas de retenue sur le salaire au titre de ce mois.
Sous réserve que le salarié remplisse les conditions requises, la CPAM versera des indemnités journalières au salarié à partir du 4e jour d'arrêt de travail (soit après un délai de carence de 3 jours).
Leur versement est subordonné :
- à l'observation des prescriptions du praticien ;
- à l'obligation de se soumettre aux contrôles organisés par le service du contrôle médical ;
- au respect des heures de sorties autorisées par le praticien. Selon l'indication du médecin sur l'avis d'arrêt de travail, le salarié est autorisé (ou pas) à s'absenter de son domicile pendant son arrêt de travail. En cas de sorties autorisées, le salarié devra rester à son domicile de 9 h à 11 h et de 14 h à 16 h, sauf en cas de soins ou d'examens médicaux. Le médecin peut aussi autoriser les sorties libres ;
- à l'absence de toute activité non autorisée ;
- au respect de l'interdiction de ne pas quitter son domicile et de séjourner en dehors de son département de résidence sans l'accord préalable de sa caisse d'assurance maladie.
Si ces conditions ne sont pas respectées, la caisse peut retenir à titre de pénalité tout ou partie des indemnités journalières dues.
Pour bénéficier d'indemnités journalières, si l'arrêt de travail est inférieur à 6 mois, le salarié doit (hors dérogation liée à la crise sanitaire) :
- avoir travaillé au moins 150 heures dans les 3 mois civils ou 90 jours précédant l'arrêt de travail ;
- ou avoir cotisé sur un salaire au moins égal à 1015 fois le montant du SMIC horaire au cours des 6 mois civils précédant l'arrêt de travail.
Pour continuer à bénéficier des indemnités journalières si l'arrêt de travail se prolonge sans interruption au-delà de 6 mois, le salarié doit justifier de :
- 12 mois d'immatriculation en tant qu'assuré social à la date de son arrêt de travail ;
- et avoir travaillé au moins 600 heures au cours des 12 derniers mois ou des 365 jours précédant ;
- ou avoir cotisé sur un salaire au moins égal à 2030 fois le montant du SMIC horaire au cours des 12 mois précédant l'arrêt de travail.
Cas particulier en cas d'activité à caractère saisonnier ou discontinu
Le salarié doit :
- avoir travaillé au moins 600 heures au cours des 12 mois civils ou des 365 jours consécutifs précédant l'arrêt de travail ;
- ou avoir cotisé sur un salaire au moins égal à 2030 fois le montant du SMIC horaire au cours des 12 mois civils précédant l'arrêt de travail.
Si la durée de l'arrêt est supérieure à 6 mois, il doit également justifier de 12 mois d'immatriculation en tant qu'assuré social.
Le versement des indemnités cesse lorsque l'assuré est apte à reprendre son activité professionnelle.
Sachez par ailleurs qu'en cas de prolongation, le maintien de l'indemnisation du salarié par la CPAM est subordonné à la condition que ce soit le même médecin traitant qui prescrive cette prolongation que celui qui a établi l'arrêt initial, sauf impossibilité. Si le salarié fournissait une attestation d'un autre médecin, il serait obligé d'en justifier la raison.
Dans quelques cas particuliers, la prolongation peut être ordonnée par un spécialiste consulté à la demande du médecin ayant prescrit l'arrêt initial ou lors d'une hospitalisation.
Convention collective "Transports routiers"(n° de brochure 3085)Pas de dispositions particulières
Etape
3 -
Assurer l'indemnisation complémentaire prévue par la convention collective des transports routiers
Le complément de rémunération doit assurer les garanties de ressources suivantes :
Catégorie ouvriers
MALADIE
Application d'un délai de carence de 5 jours (réduit à 3 jours en cas d'hospitalisation dans le secteur du transport routier des marchandises) |
Après 3 ans d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 6e au 40e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 41e au 70e jour d'arrêt |
Après 5 ans d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 6e au 70e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 71e au 130e jour d'arrêt |
Après 10 ans d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 6e au 100e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 101e au 190e jour d'arrêt |
ACCIDENT DU TRAVAIL |
Après 1 an d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 1er au 30e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 31e au 90e jour d'arrêt
Pour les accidents du travail ayant entraîné, soit une hospitalisation minimale de 3 jours, soit une incapacité de travail d'une durée d'au moins 28 jours. |
Après 3 ans d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 1er au 30e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 31e au 90e jour d'arrêt |
Après 5 ans d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 1er au 60e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 61e au 150e jour d'arrêt |
Après 10 ans d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 1er au 90e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 91e au 210e jour d'arrêt |
Catégorie employés
MALADIE
Application d'un délai de carence de 5 jours (réduit à 3 jours en cas d'hospitalisation dans le secteur du transport routier des marchandises) |
Après 3 ans d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 6e au 40e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 41e au 70e jour d'arrêt |
Après 5 ans d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 6e au 70e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 71e au 130e jour d'arrêt |
Après 10 ans d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 6e au 100e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 101e au 190e jour d'arrêt |
En cas d'hospitalisation (sans condition de durée), les périodes d'indemnisations à 75 % sont prolongées de 30 jours |
ACCIDENT DU TRAVAIL |
Après 1 an d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 1er au 30e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 31e au 90e jour d'arrêt
Pour les accidents du travail ayant entraîné, soit une hospitalisation minimale de 3 jours, soit une incapacité de travail d'une durée d'au moins 28 jours. |
Après 3 ans d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 1er au 30e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 31e au 90e jour d'arrêt |
Après 5 ans d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 1er au 60e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 61e au 150e jour d'arrêt |
Après 10 ans d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 1er au 90e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 91e au 210e jour d'arrêt |
Catégorie techniciens et agents de maîtrise
MALADIE
Pas de délai de carence |
Techniciens et agents de maîtrise des groupes 1 à 5 |
Après 3 ans d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 1er au 30e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 31e au 60e jour d'arrêt |
Après 5 ans d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 1er au 60e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 61e au 120e jour d'arrêt |
Après 10 ans d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 1er au 90e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 91e au 180e jour d'arrêt |
Techniciens et agents de maîtrise des groupes 6 à 8 |
Après 3 ans d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 1er au 60e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 61e au 120e jour d'arrêt |
Après 5 ans d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 1er au 90e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 91e au 180e jour d'arrêt |
Après 10 ans d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 1er au 120e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 121e au 240e jour d'arrêt |
En cas d'hospitalisation (sans condition de durée), les périodes d'indemnisations à 75 % sont prolongées de 30 jours. |
ACCIDENT DU TRAVAIL |
Techniciens et agents de maîtrise des groupes 1 à 5 |
Après 1 an d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 1er au 30e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 31e au 90e jour d'arrêt
Pour les accidents du travail ayant entraîné, soit une hospitalisation minimale de 3 jours, soit une incapacité de travail d'une durée d'au moins 28 jours. |
Après 3 ans d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 1er au 30e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 31e au 90e jour d'arrêt |
Après 5 ans d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 1er au 60e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 61e au 150e jour d'arrêt |
Après 10 ans d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 1er au 90e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 91e au 210e jour d'arrêt |
Techniciens et agents de maîtrise des groupes 6 à 8 |
Après 1 an d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 1er au 60e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 61e au 150e jour d'arrêt
Pour les accidents du travail ayant entraîné, soit une hospitalisation minimale de 3 jours, soit une incapacité de travail d'une durée d'au moins 28 jours. |
Après 3 ans d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 1er au 60e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 61e au 150e jour d'arrêt |
Après 5 ans d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 1er au 90e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 91e au 210e jour d'arrêt |
Après 10 ans d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 1er au 120e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 121e au 270e jour d'arrêt |
Catégorie ingénieurs et cadres
MALADIE
Pas de délai de carence |
Après 3 ans d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 1er au 60e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 61e au 120e jour d'arrêt |
Après 5 ans d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 1er au 90e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 91e au 180e jour d'arrêt |
Après 10 ans d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 1er au 120e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 121e au 240e jour d'arrêt |
ACCIDENT DU TRAVAIL |
Après 1 an d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 1er au 60e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 61e au 150e jour d'arrêt
Pour les accidents du travail ayant entraîné, soit une hospitalisation minimale de 3 jours, soit une incapacité de travail d'une durée d'au moins 28 jours. |
Après 3 ans d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 1er au 60e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 61e au 150e jour d'arrêt |
Après 5 ans d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 1er au 90e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 91e au 210e jour d'arrêt |
Après 10 ans d'ancienneté | - 100 % de la rémunération du 1er au 120e jour d'arrêt
- 75 % de la rémunération du 121e au 270e jour d'arrêt |
Ces règles d'indemnisation sont également applicables au secteur du transport de fonds et de valeurs. Toutefois, en cas d'arrêt de travail consécutif soit à un accident par arme à feu, causé par un tiers ou un membre du personnel de l'entreprise à l'occasion du service, soit à une agression à l'occasion du service, le salarié bénéficie, sans condition d'ancienneté dans l'entreprise, du maintien de sa rémunération à 100 % pendant 18 mois ou 548 jours à compter du 1er jour d'arrêt de travail. |
Etape
4 -
Demander ou non la subrogation
Si, de votre propre initiative, vous maintenez le salaire de votre employé malade, la Sécurité sociale vous versera directement les indemnités journalières à titre de « remboursement » de l'avance que vous aurez accordée à votre salarié. Il s'agit du principe de subrogation.
La demande de subrogation de salaire s'effectue lorsque vous établissez le signalement d'arrêt de travail dans la DSN en indiquant :
- les dates de début et de fin de la période pendant laquelle vous demandez la subrogation. Date de début : date de début de l'arrêt de travail, date de fin : date de fin de la durée maximale de maintien du salaire telle qu'indiquée dans votre convention collective ;
- le numéro de compte sur lequel la CPAM doit vous verser les indemnités journalières.
Attention
Les indemnités journalières de Sécurité sociale ne sont pas soumises à cotisations sociales. En pratique, lorsque vous percevez les indemnités journalières pour le compte du salarié, vous devez déduire du salaire brut les indemnités pour leur montant brut et réintégrer le montant net des indemnités au net à payer du salarié.
Rappelons que le salarié perçoit une indemnité journalière égale à 50 % du revenu journalier d'activité antérieure déterminé d'après la ou les dernières paies antérieures à la date de l'interruption du travail, dans la limite de 1,8 SMIC applicable au dernier jour du mois qui précède l'arrêt maladie, et plafonnée à 1/730 de l'indemnité annuelle, soit :
(1709,28* x 12 x 1,8/730) = 50,58 € au maximum au 1er janvier 2023.
* SMIC mensuel au 1er janvier 2023.
Pour les arrêts prescrits à compter du 1er juillet 2020, la majoration d'indemnité pour trois enfants à charge à compter du 31e jour de versement est supprimée.
L'impôt sur le revenu est retenu à la source sur les indemnités journalières par la caisse maladie qui les verse.
Vous pouvez toutefois décider de ne pas faire l'avance des indemnités versées par la Sécurité sociale. Dans ce cas, vous déduirez du salaire brut à maintenir les indemnités versées directement au salarié par l'assurance maladie.
Les modalités de calcul de cette réduction ont été précisées par la Cour de cassation.
Le salarié bénéficie des indemnités journalières (IJ) de la Sécurité sociale après un délai de carence de 3 jours, qui s'apprécie en jours de maladie et non de travail (un dimanche peut être intégré dans les 3 jours). Votre complément d'indemnisation intervient, en application de la convention collective, soit immédiatement, soit en application d'un délai de carence de 5 jours pour les catégories ouvriers et employés, à partir du 6e jour. Il en résulte que dans certaines situations, vous serez amené à maintenir le salaire avant le versement des indemnités journalières.
En revanche, la retenue sur salaire au titre de la période de carence doit correspondre exactement au temps de travail non effectué.
Exemple
En cas de délai de carence de 5 jours, il faut vérifier si parmi ces 5 jours il y a des jours habituellement non travaillées dans votre entreprise. Ainsi, si le salarié travaille du lundi au vendredi, et que les 5 jours de carence comprennent le week-end, vous retiendrez non pas 5 mais seulement 3 jours de salaire.
Etape
5 -
Réintégrer le salarié et organiser la visite médicale de reprise
Le salarié reprend son activité professionnelle suite à une maladie. Il doit revenir à la date prévue par l'arrêt de travail.
S'il souhaite revenir plus tôt, s'estimant guérit, il ne peut le faire sans votre accord, sauf à vous communiquer un certificat de son médecin attestant sa guérison.
AttentionSi le salarié ne reprend pas le travail à la date convenue, et s'il ne vous communique pas de prolongation de son arrêt de travail, il ne peut prétendre au paiement de son salaire et vous pourrez le sanctionner, voire le licencier. Il convient néanmoins préalablement de le mettre en demeure de justifier son absence.
De même, le salarié qui reprend, à la suite de son arrêt maladie, son poste brièvement pendant une demi-journée, et ne donne plus de nouvelles à l'employeur pendant un mois, ne peut pas venir lui reprocher de ne pas avoir organisé la visite de reprise. Il commet, en outre, une faute grave qui justifie son licenciement. Il convient néanmoins de le mettre en demeure avant d'agir.
Vous devez organiser obligatoirement une visite médicale de reprise du salarié après :
- une absence pour maladie professionnelle ;
- un congé de maternité ;
- une absence d'au moins 30 jours pour cause d'accident du travail ;
- une absence d'au moins 60 jours pour cause d'accident ou de maladie non professionnels.
Dès que vous avez connaissance de la date de la fin de l'arrêt de travail, vous devez saisir le médecin du travail pour qu'il organise l'examen de reprise le jour de la reprise effective du travail par le salarié et au plus tard dans un délai de 8 jours suivant cette reprise.
Notez-le
Même si la reprise du travail ne fait pas directement suite à un arrêt de travail, mais par exemple à un congé formation, qui suit lui-même l'arrêt de travail, la visite médicale de reprise doit être faite.
N'oubliez pas la visite médicale de reprise : à défaut, le salarié peut prendre acte de la rupture de son contrat de travail aux torts de l'employeur. Le fait d'oublier d'organiser la visite de reprise constitue un manquement à votre obligation de sécurité de résultat : en cas de survenance ultérieure d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle, cela caractérise la faute inexcusable sans qu'il soit nécessaire d'apprécier le lien de causalité entre l'absence de visite et la nature de l'accident. De plus, tant que le salarié n'a pas passé la visite de reprise, le contrat de travail reste suspendu. En l'absence de visite, la violation de l'obligation de sécurité par l'employeur est caractérisée et peut ouvrir droit pour le salarié à des dommages et intérêts s'il démontre l'existence d'un préjudice.
AttentionLorsque le salarié vous demande d'organiser la visite médicale de reprise, vous ne pouvez pas vous contenter de prendre rendez-vous avec les services de médecine du travail.
Vous devez impérativement envoyer au salarié une convocation par écrit pour vous ménager la preuve des démarches. Ainsi, le fait d'afficher la date et l'heure de la visite dans le vestiaire de l'entreprise sans envoyer d'écrit est insuffisant et autorise le salarié à prendre acte de la rupture de son contrat aux torts de l'employeur.
Vous devez tenir compte des préconisations faites par le médecin du travail lors de la visite de reprise, notamment s'il prononce une aptitude avec restrictions avec des aménagements de poste : si vous maintenez le salarié à son poste sans l'aménager et restez silencieux par rapport aux prescriptions du médecin, vous engagerez votre responsabilité en cas d'accident.
Même en l'absence d'accident, si aucune suite n'est donnée aux préconisations du médecin du travail, il y a manquement à votre obligation de sécurité de résultat. Le salarié concerné par les préconisations subit un préjudice que vous devrez réparer par le versement d'une somme d'argent au titre de dommages-intérêts.
Attention, le fait que ni le médecin du travail ni le salarié ne vous aient alerté sur la nécessité de respecter les préconisations est sans incidence sur votre responsabilité.
Si vous n'êtes pas en mesure d'appliquer les recommandations du médecin du travail, la seule solution est d'exercer un recours contre son avis d'aptitude.
Convention collective "Transports routiers"(n° de brochure 3085)Pas de dispositions particulières