Etape  2 -  Établir une DSN « événement »

Dès réception du volet 3 de l'arrêt de travail, en cas de non-subrogation, vous devez effectuer une DSN « événement », qui a remplacé l'attestation de salaire, dans les 5 jours ouvrés qui suivent le début de l'arrêt de travail.

L'arrêt peut être déclaré en même temps que la DSN du mois concerné s'il n'y a pas de retenue sur le salaire au titre de ce mois.

Sous réserve que le salarié remplisse les conditions requises, la CPAM versera des indemnités journalières au salarié à partir du 4e jour d'arrêt de travail (soit après un délai de carence de 3 jours).

Leur versement est subordonné :

• à l'observation des prescriptions du praticien ;
• à l'obligation de se soumettre aux contrôles organisés par le service du contrôle médical ;
• au respect des heures de sorties autorisées par le praticien. Selon l'indication du médecin sur l'avis d'arrêt de travail, le salarié est autorisé (ou pas) à s'absenter de son domicile pendant son arrêt de travail. En cas de sorties autorisées, le salarié devra rester à son domicile de 9 h à 11 h et de 14 h à 16 h, sauf en cas de soins ou d'examens médicaux. Le médecin peut aussi autoriser les sorties libres ;
• à l'absence de toute activité non autorisée ;
• au respect de l'interdiction de ne pas quitter son domicile et de séjourner en dehors de son département de résidence sans l'accord préalable de sa caisse d'assurance maladie.

Si ces conditions ne sont pas respectées, la caisse peut retenir à titre de pénalité tout ou partie des indemnités journalières dues.

Pour bénéficier d'indemnités journalières, si l'arrêt de travail est inférieur à 6 mois, le salarié doit (hors dérogation liée à la crise sanitaire) :

• avoir travaillé au moins 150 heures dans les 3 mois civils ou 90 jours précédant l'arrêt de travail ;
• ou avoir cotisé sur un salaire au moins égal à 1015 fois le montant du SMIC horaire au cours des 6 mois civils précédant l'arrêt de travail.

Pour continuer à bénéficier des indemnités journalières si l'arrêt de travail se prolonge sans interruption au-delà de 6 mois, le salarié doit justifier de :

• 12 mois d'immatriculation en tant qu'assuré social à la date de son arrêt de travail ;
• et avoir travaillé au moins 600 heures au cours des 12 derniers mois ou des 365 jours précédant ;
• ou avoir cotisé sur un salaire au moins égal à 2030 fois le montant du SMIC horaire au cours des 12 mois précédant l'arrêt de travail.

Cas particulier en cas d'activité à caractère saisonnier ou discontinu

Le salarié doit :

• avoir travaillé au moins 600 heures au cours des 12 mois civils ou des 365 jours consécutifs précédant l'arrêt de travail ;
• ou avoir cotisé sur un salaire au moins égal à 2030 fois le montant du SMIC horaire au cours des 12 mois civils précédant l'arrêt de travail.

Si la durée de l'arrêt est supérieure à 6 mois, il doit également justifier de 12 mois d'immatriculation en tant qu'assuré social. 

Le versement des indemnités cesse lorsque l'assuré est apte à reprendre son activité professionnelle.

Sachez par ailleurs qu'en cas de prolongation, le maintien de l'indemnisation du salarié par la CPAM est subordonné à la condition que ce soit le même médecin traitant qui prescrive cette prolongation que celui qui a établi l'arrêt initial, sauf impossibilité. Si le salarié fournissait une attestation d'un autre médecin, il serait obligé d'en justifier la raison.

Dans quelques cas particuliers, la prolongation peut être ordonnée par un spécialiste consulté à la demande du médecin ayant prescrit l'arrêt initial ou lors d'une hospitalisation.

Etape  3 -  Assurer l'indemnisation complémentaire prévue par la convention collective des transports routiers

Le complément de rémunération doit assurer les garanties de ressources suivantes :

Catégorie ouvriers

Catégorie employés

Catégorie techniciens et agents de maîtrise

Catégorie ingénieurs et cadres

Etape  4 -  Demander ou non la subrogation

Si, de votre propre initiative, vous maintenez le salaire de votre employé malade, la Sécurité sociale vous versera directement les indemnités journalières à titre de « remboursement » de l'avance que vous aurez accordée à votre salarié. Il s'agit du principe de subrogation.

La demande de subrogation de salaire s'effectue lorsque vous établissez le signalement d'arrêt de travail dans la DSN en indiquant :

• les dates de début et de fin de la période pendant laquelle vous demandez la subrogation. Date de début : date de début de l'arrêt de travail, date de fin : date de fin de la durée maximale de maintien du salaire telle qu'indiquée dans votre convention collective ;
• le numéro de compte sur lequel la CPAM doit vous verser les indemnités journalières.

Rappelons que le salarié perçoit une indemnité journalière égale à 50 % du revenu journalier d'activité antérieure déterminé d'après la ou les dernières paies antérieures à la date de l'interruption du travail, dans la limite de 1,8 SMIC applicable au dernier jour du mois qui précède l'arrêt maladie, et plafonnée à 1/730 de l'indemnité annuelle, soit :

Pour les arrêts prescrits à compter du 1er juillet 2020, la majoration d'indemnité pour trois enfants à charge à compter du 31e jour de versement est supprimée.

L'impôt sur le revenu est retenu à la source sur les indemnités journalières par la caisse maladie qui les verse.

Vous pouvez toutefois décider de ne pas faire l'avance des indemnités versées par la Sécurité sociale. Dans ce cas, vous déduirez du salaire brut à maintenir les indemnités versées directement au salarié par l'assurance maladie.

Les modalités de calcul de cette réduction ont été précisées par la Cour de cassation.

Le salarié bénéficie des indemnités journalières (IJ) de la Sécurité sociale après un délai de carence de 3 jours, qui s'apprécie en jours de maladie et non de travail (un dimanche peut être intégré dans les 3 jours). Votre complément d'indemnisation intervient, en application de la convention collective, soit immédiatement, soit en application d'un délai de carence de 5 jours pour les catégories ouvriers et employés, à partir du 6e jour. Il en résulte que dans certaines situations, vous serez amené à maintenir le salaire avant le versement des indemnités journalières.

En revanche, la retenue sur salaire au titre de la période de carence doit correspondre exactement au temps de travail non effectué.

Etape  5 -  Réintégrer le salarié et organiser la visite médicale de reprise

Le salarié reprend son activité professionnelle suite à une maladie. Il doit revenir à la date prévue par l'arrêt de travail.

S'il souhaite revenir plus tôt, s'estimant guérit, il ne peut le faire sans votre accord, sauf à vous communiquer un certificat de son médecin attestant sa guérison.

Vous devez organiser obligatoirement une visite médicale de reprise du salarié après :

• une absence pour maladie professionnelle ;
• un congé de maternité ;
• une absence d'au moins 30 jours pour cause d'accident du travail ;
• une absence d'au moins 60 jours pour cause d'accident ou de maladie non professionnels.

Dès que vous avez connaissance de la date de la fin de l'arrêt de travail, vous devez saisir le médecin du travail pour qu'il organise l'examen de reprise le jour de la reprise effective du travail par le salarié et au plus tard dans un délai de 8 jours suivant cette reprise.

N'oubliez pas la visite médicale de reprise : à défaut, le salarié peut prendre acte de la rupture de son contrat de travail aux torts de l'employeur. Le fait d'oublier d'organiser la visite de reprise constitue un manquement à votre obligation de sécurité de résultat : en cas de survenance ultérieure d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle, cela caractérise la faute inexcusable sans qu'il soit nécessaire d'apprécier le lien de causalité entre l'absence de visite et la nature de l'accident. De plus, tant que le salarié n'a pas passé la visite de reprise, le contrat de travail reste suspendu. En l'absence de visite, la violation de l'obligation de sécurité par l'employeur est caractérisée et peut ouvrir droit pour le salarié à des dommages et intérêts s'il démontre l'existence d'un préjudice.

Vous devez tenir compte des préconisations faites par le médecin du travail lors de la visite de reprise, notamment s'il prononce une aptitude avec restrictions avec des aménagements de poste : si vous maintenez le salarié à son poste sans l'aménager et restez silencieux par rapport aux prescriptions du médecin, vous engagerez votre responsabilité en cas d'accident.

Même en l'absence d'accident, si aucune suite n'est donnée aux préconisations du médecin du travail, il y a manquement à votre obligation de sécurité de résultat. Le salarié concerné par les préconisations subit un préjudice que vous devrez réparer par le versement d'une somme d'argent au titre de dommages-intérêts.

Attention, le fait que ni le médecin du travail ni le salarié ne vous aient alerté sur la nécessité de respecter les préconisations est sans incidence sur votre responsabilité.

Si vous n'êtes pas en mesure d'appliquer les recommandations du médecin du travail, la seule solution est d'exercer un recours contre son avis d'aptitude.