Etape
1 -
Procéder à une réorganisation interne
Vous pouvez tout d'abord envisager une réorganisation interne en confiant les tâches habituellement effectuées par votre salariée à d'autres personnes au sein de votre entreprise. Ce système, assez souvent pratiqué dans les entreprises, n'est pas sans inconvénients : d'une part, il crée assez souvent un sentiment de mécontentement et de surcharge de travail chez les collègues de votre salariée qui seront amenés à remplacer la salariée en plus de leurs tâches habituelles. D'autre part, lorsque les tâches de la salariée que vous attribuez à d'autres personnes ne relèvent pas de leur qualification professionnelle, vous devrez au préalable obtenir leur accord par écrit, ce qui, en pratique, peut parfois poser problème.
Si vous choisissez ce mode de fonctionnement, n'hésitez donc pas à recourir aux heures supplémentaires afin d'absorber la surcharge de travail générée par l'absence de la salariée, sous réserve, bien sûr, de respecter les règles applicables en la matière (contingent annuel, information ou autorisation de l'inspecteur du travail, paiement des majorations, attribution du repos compensateur, etc.), ainsi que celles relatives aux durées maximales de travail et aux durées minimales de repos. D'un point de vue économique, le paiement de ces heures supplémentaires aux salariés concernés sera compensé par le fait que vous n'avez pas à supporter la charge de la totalité du salaire de la salariée en congé de maternité puisque celle-ci bénéficie des indemnités journalières. Cet argument est assez souvent invoqué par les salariés « surchargés » qui accusent l'employeur d'économiser un salaire.
Si, compte tenu des fonctions occupées par la salariée, vous savez qu'il sera impossible de répartir ses tâches au sein de l'entreprise, il vous faudra passer par l'embauche d'une personne extérieure. Là encore, différentes possibilités s'offrent à vous :
La convention collective Transports routiers prévoit des dispositions spécifiques pour les salariés affectés temporairement sur un autre poste pour pourvoir au remplacement d'un salarié absent, notamment un système de prime.
Catégorie Employés
Remplacement sur un poste supérieur
Lorsqu'un employé doit, temporairement, remplir effectivement toutes les fonctions d'un supérieur absent, il doit recevoir pendant la durée de ce remplacement une indemnité différentielle qui lui assure au moins le salaire garanti à l'emploi qui lui est confié.
Lorsqu'un employé, sans remplir effectivement toutes les fonctions d'un supérieur absent, doit néanmoins, du fait de cette absence, assumer un surcroît de travail ou de responsabilité, une indemnité de fonction tenant compte de ce surcroît de travail ou de responsabilité lui sera allouée.
Ces indemnités sont dues lorsque la durée du remplacement est égale ou supérieure à 15 jours (et qu'il ne s'agira pas du congé annuel payé du salarié à remplacer.)
Toutefois, si un employé se trouve chargé de remplacer successivement plusieurs supérieurs en congé, il devra alors bénéficier des indemnités prévues ci-dessus pendant la totalité des remplacements effectués.
Si le remplacement se prolonge plus de 6 mois ou devient définitif, le faisant fonction devra être confirmé dans son nouvel emploi, et le changement d'emploi devra faire l'objet d'une notification écrite.
Remplacement sur un poste inférieur
Lorsqu'un employé doit assumer temporairement, à la demande de son employeur, un emploi inférieur à celui qu'il occupe, son salaire normal doit lui être maintenu pendant la période correspondante.
Lorsqu'un employeur demande à un employé d'accepter définitivement un emploi inférieur à celui qu'il occupe, l'employé a le droit, sauf si l'employeur lui maintient les avantages de l'emploi précédent, de ne pas accepter ce déclassement. Si l'employé refuse, le contrat est considéré comme rompu du fait de l'employeur. Si l'employé accepte, il est rémunéré dans les conditions correspondant à son nouvel emploi.
Catégorie Techniciens et agents de maîtrise
Remplacement sur un poste supérieur
Lorsqu'un employé doit temporairement remplir effectivement toutes les fonctions d'un supérieur absent, il doit recevoir pendant la durée de ce remplacement une indemnité différentielle qui lui assure au moins le salaire garanti à l'emploi qui lui est confié.
Lorsqu'un employé, sans remplir effectivement toutes les fonctions d'un supérieur absent, doit néanmoins, du fait de cette absence, assumer un surcroît de travail ou de responsabilité, une indemnité de fonction tenant compte de ce surcroît de travail ou de responsabilité lui sera allouée.
Ces indemnités sont dues lorsque la durée du remplacement est égale ou supérieure à 1 mois (et qu'il ne s'agira pas du congé annuel payé du salarié à remplacer).
Toutefois, si un technicien ou agent de maîtrise est chargé de remplacer successivement plusieurs supérieurs en congé, il devra alors bénéficier des indemnités prévues ci-dessus pendant la totalité des remplacements effectués.
La durée d'un remplacement temporaire est normalement limitée à 6 mois. Elle peut cependant être portée à 1 an si cette prolongation permet de conserver son emploi à un agent absent pour raison de santé. Lorsque la durée du remplacement temporaire est expirée, le faisant fonction doit être soit réintégré dans son ancien emploi avec tous les avantages y afférents, soit confirmé dans son nouvel emploi, cette promotion devant alors faire l'objet d'une notification écrite.
Remplacement sur un poste inférieur
Lorsqu'un technicien ou agent de maîtrise doit assumer temporairement à la demande de son employeur un emploi inférieur à celui qu'il occupe, son salaire normal doit lui être maintenu pendant la période correspondante.
Catégorie Cadres ou ingénieurs
Tout ingénieur ou cadre peut être appelé à remplir temporairement les fonctions d'un autre ingénieur ou cadre absent.
La durée du remplacement temporaire est normalement limitée à 6 mois. Elle peut cependant être portée à 1 an si cette prolongation permet de conserver son emploi à un ingénieur ou cadre absent pour raison de santé.
Lorsque la durée du remplacement temporaire est expirée, le faisant fonction doit être soit réintégré dans son ancien emploi avec tous les avantages y afférents, soit confirmé dans son nouvel emploi, ce changement devant alors faire l'objet d'une notification écrite.
Lorsque la rémunération effective de l'ingénieur ou cadre qui effectue un remplacement temporaire est supérieure à la rémunération garantie correspondant à son nouvel emploi, vous devez conserver au salarié sa rémunération effective pendant toute la durée du remplacement. Dans le cas contraire et lorsque la durée du remplacement est supérieure à 3 mois, le remplaçant temporaire bénéficie, depuis le début du remplacement, d'une indemnité déterminée comme suit :
- si, sans remplir effectivement toutes les fonctions du salarié remplacé, il doit néanmoins, du fait de ce remplacement, assumer un surcroît de travail ou de responsabilité, il lui est alloué une indemnité de fonction tenant compte de ce surcroît de travail ou de responsabilité ;
- s'il remplit effectivement toutes les fonctions du salarié remplacé, il lui est alloué une indemnité différentielle lui assurant au moins la rémunération garantie correspondant à son emploi temporaire.
Etape
2 -
Choisir de procéder à une embauche
Vous pouvez remplacer temporairement la salariée en congé de maternité par un contrat de travail à durée déterminée (CDD) ou un travailleur intérimaire. En effet, vous pouvez utiliser dans ce cas le motif de remplacement d'un salarié en cas de suspension de son contrat de travail.
Vous pourrez faire débuter le CDD ou la mission de travail temporaire avant l'absence de la personne à remplacer, pendant le temps nécessaire à la transmission des instructions et à la mise au courant du remplaçant.
Concernant le terme du contrat, différentes possibilités s'offrent à vous : vous pouvez choisir un CDD à terme précis si vous connaissez précisément la date du retour de la salariée à l'issue de son congé de maternité. C'est généralement le cas.
Cependant, vous pouvez également choisir une formule de CDD à date imprécise : la date de fin du CDD sera alors la date de retour de la salariée en congé de maternité dans l'entreprise. En contrepartie, vous devez alors indiquer dans le contrat du remplaçant une période minimale d'emploi.
Notez-le
La salariée a également la possibilité de décaler jusqu'à 3 semaines son congé prénatal après la naissance, allongeant d'autant le congé post-natal.
Pour plus d'informations sur le CDD pour remplacement, consultez la rubrique « Fiche à lire ».
Attention, si la salariée enchaîne, à l'issue de son congé de maternité, un congé parental d'éducation, vous devez conclure un nouveau CDD avec le remplaçant car le motif du recours au CDD pour remplacement change.
L'intérim
Le recours à un travailleur temporaire est également une solution. Mais cette solution est plus coûteuse pour l'entreprise.
Le prêt de main-d'oeuvre
Une autre entreprise peut vous prêter du personnel pour pallier l'absence de la salariée, à condition que cette opération ne présente pas un caractère lucratif, c'est-à-dire que l'entreprise prêteuse ne réalise pas de profit.
Elle ne pourra donc vous demander que le remboursement du salaire versé et des charges afférentes, ainsi que les frais professionnels supportés par le salarié.
En revanche, la société prêteuse devra préalablement obtenir l'accord de son salarié, sous la forme d'un avenant à son contrat de travail, si la mise à disposition s'accompagne d'une modification de son contrat de travail. Tel sera le cas, par exemple, lorsque les fonctions ou la rémunération contractuelle sont modifiées ou lorsque son nouveau lieu de travail (votre société) sera situé dans un secteur géographique différent du précédent.
Etape
3 -
Réintégrer la salariée à l'issue du remplacement et du congé de maternité
La convention collective Transports routiers rappelle que l'employeur a l'obligation de réintégrer la salariée en congé de maternité. Elle instaure néanmoins un délai de prévenance de 2 semaines à la charge de la salariée, afin que l'employeur puisse organiser le départ de la personne remplaçante : « À l'expiration de leur congé, les salariées sont reprises par leur employeur dans le même emploi ou dans un emploi similaire en conservant tous leurs droits d'ancienneté et tous les avantages acquis auparavant, étant entendu qu'avant leur réintégration elles informeront la direction 2 semaines à l'avance de leur désir de reprendre leur travail afin qu'il soit possible dans les mêmes délais de prévenir de la cessation de leur service les personnes engagées en remplacement qui, de ce fait, ne pourront prétendre à aucune indemnité. »
Lorsque la salariée retrouve son poste de travail suite à son congé de maternité, l'employeur doit procéder à un rattrapage salarial. Le Code du travail est très clair sur ce point et précise les conditions de ce rattrapage salarial.
L'employeur doit procéder à l'évolution de la rémunération en prenant en considération les augmentations générales, ainsi que la moyenne des augmentations individuelles pour les salariés de mêmes catégories, qui a été décidée ou a été versée pendant le congé de maternité. S'il n'est pas possible d'estimer le montant moyen des augmentations moyennes des salariés de même catégorie, l'employeur devra prendre en considération la moyenne des augmentations individuelles au niveau de l'entreprise.
Cette règle légale est d'ordre public et l'employeur ne peut pas y déroger. L'idée est de lutter contre les discriminations mais aussi de favoriser l'égalité femmes-hommes.
Donc, l'employeur ne peut pas décider d'appliquer une autre compensation ou une autre formule de calcul. Par exemple, cette revalorisation ne peut pas être remplacée par une prime d'un montant équivalent, et ce, même si la salariée donne son accord.
L'employeur qui n'applique pas le dispositif se rend coupable d'une discrimination justifiant la résiliation judiciaire du contrat de travail, celle-ci produisant les effets d'un licenciement nul.
Le rattrapage salarial est dû à compter du retour de la personne salariée dans l'entreprise après son congé de maternité et doit être versé à la suite de ce congé. Lorsque la salariée enchaîne un congé de maternité puis un congé parental d'éducation, ce n'est qu'à son retour dans l'entreprise que le rattrapage salarial pourra être appliqué. Mais seules les augmentations intervenues pendant le congé de maternité sont prises en compte, et non celles intervenues pendant le congé parental.
Par rémunération, il faut entendre le salaire de base, les avantages en nature et en espèces et tout accessoire de salaire payé directement ou indirectement par l'employeur au salarié en raison de l'emploi de ce dernier. Les mesures de participation, d'intéressement ou de distribution d'actions gratuites ou d'options sur actions ne sont pas comprises.