La bonne méthode
Etape
1 -
Déterminer si le changement de fonctions entraine une modification du contrat de travail
Si le changement de fonctions se traduit par de nouvelles attributions correspondant à la qualification du salarié, il s'agit d'un simple changement des conditions de travail qui relève de votre pouvoir de direction. Sans incidence sur le contrat de travail, vous n'avez pas, en principe, à solliciter l'accord du salarié.
Exemples
La vendeuse d'un grand magasin à qui l'on demande d'encaisser ses ventes lorsque cela relève de la définition de son poste dans la convention collective et que son contrat de travail le prévoit.
La femme de ménage chargée de l'entretien des appartements des copropriétaires à qui on demande de nettoyer les parties communes.
Attention
Vérifiez bien la rédaction du contrat de travail du salarié car s'il est précisé que ce dernier est affecté exclusivement dans un service spécifique, son accord sera nécessaire pour le faire évoluer.
En revanche, si le changement de tâche, a un impact sur la qualification ou le niveau hiérarchique du salarié, il s'agit d'une modification du contrat de travail. Vous devez alors lui demander son accord.
Exemples- transformer le poste de chef de région en adjoint au chef de région ;
- confier des tâches relevant d'une assistante de direction à une sténodactylographe.
Enfin, si le changement de fonctions est exceptionnel et de courte durée, il s'impose au salarié. C'est le cas lorsque l'on demande à un chef de chantier d'exercer des travaux de manoeuvre pendant 20 jours en raison d'une baisse d'activité.
Cependant, il n'est pas possible de confier certaines tâches aux salariés, même de façon temporaire, si cela dégrade leurs conditions de travail ou alourdit trop leur charge de travail. Par exemple, une comptable peut refuser d'accomplir, en plus de son travail, celui d'une secrétaire facturière en congé de maternité, car elle ne pouvait pas effectuer ces travaux supplémentaires sur une longue période dans de bonnes conditions.
Convention collective "Transports routiers"(n° de brochure 3085)Pas de dispositions particulières
Etape
2 -
Respecter la bonne procédure
Si l'accord du salarié est nécessaire
Le plus souvent, votre décision est justifiée par l'organisation et l'activité de votre entreprise. C'est pourquoi on parle de motif économique. Dans ce cas, le Code du travail impose un formalisme spécifique.
La modification du contrat de travail doit être proposée au salarié par écrit, soit par lettre recommandée avec accusé de réception soit par un courrier remis en main propre.
Cette lettre doit détailler la modification que vous souhaitez apporter au contrat en expliquant au salarié ses nouvelles fonctions et les contreparties dont il bénéficiera éventuellement afin qu'il puisse prendre une décision en mesurant les conséquences de son choix.
Vous devez également lui préciser qu'il dispose d'un délai de réflexion d'un mois à compter de la réception ou de la remise de la lettre pour faire connaître son refus. En effet, en l'absence de réponse dans ce délai, vous pouvez considérer que la modification a été acceptée.
Exemple
Vous envoyez la lettre le 2 juin. Elle est reçue par le salarié le 5 juin. Le délai de réflexion expire le 5 juillet à minuit.
Le salarié peut :
- vous informer de son refus ;
- vous informer qu'il accepte ;
- accepter mais avec des réserves : vous devez considérer qu'il refuse votre proposition ;
- ne pas vous répondre : la proposition est considérée comme ayant été acceptée.
Attention
Si le salarié vous répond avant un mois, attendez quand même l'expiration du délai avant de prendre toute initiative.
Cette procédure ne s'applique pas lorsque la modification proposée au salarié est une rétrogradation pour un motif disciplinaire. Dans ce cas, le Code du travail n'impose aucun formalisme particulier. Nous vous recommandons néanmoins de respecter un délai de réflexion d'au moins 15 jours.
Si la mise en oeuvre unilatérale est possible
Vous informez le salarié par écrit de ses nouvelles fonctions en précisant que cela n'entraine pas de modification de son contrat de travail. Vous veillerez à lui laisser un délai de prévenance suffisant.
Notez-le
N'oubliez pas de consulter votre convention collective qui peut contenir des règles spécifiques.
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Etape
3 -
Formaliser l'accord du salarié
Lorsqu'il y a un changement de qualification, l'accord du salarié sera matérialisé dans un avenant à son contrat de travail qui précisera ses nouvelles fonctions et la qualification correspondante.
L'avenant est établi en double et signé par l'employeur et le salarié qui en conservent chacun un exemplaire.
S'il n'y a pas de modification du contrat, vous n'avez pas besoin de document écrit puisque l'accord du salarié n'est pas nécessaire.
Attention
Aucune période d'essai ne peut être imposée au salarié qui accepte une modification de son contrat pour occuper de nouvelles fonctions.
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Etape
4 -
Réagir en cas de refus
Lorsqu'il s'agit d'une modification du contrat de travail
En cas de refus, vous pouvez décider de renoncer à ce changement de fonctions, en le proposant à un autre salarié par exemple, et maintenir le salarié dans sa situation actuelle.
Si vous ne pouvez pas le maintenir à son poste, vous ne pouvez pas le sanctionner ou le licencier en raison de son refus car il ne s'agit pas d'une faute.
En revanche, vous pourrez prononcer son licenciement, non pas en raison du refus lui-même, mais pour le motif qui vous a amené à faire évoluer ses fonctions en vous assurant qu'il répond aux critères de la cause « réelle et sérieuse » du licenciement.
Il s'agira d'un licenciement pour motif économique si le changement de qualification était dû à la nécessité de réorganiser l'entreprise (voir la fiche «L'utilisation d'un motif économique pour licencier»).
Si le changement de qualification refusé était une sanction disciplinaire, vous pouvez prononcer une autre sanction ou engager une procédure de licenciement à la condition que la gravité des faits initialement reprochés le justifie. Il est alors impératif de respecter strictement la procédure disciplinaire (voir la fiche «La motivation d'un licenciement disciplinaire»).
Lorsqu'il s'agit d'une modification des conditions de travail
La modification des conditions de travail s'impose au salarié. En refusant d'exécuter ces nouvelles fonctions, il commet une faute pouvant donner lieu à une sanction disciplinaire telle que l'avertissement ou le blâme et pouvant aller jusqu'à la mise à pied ou au licenciement si la faute est répétée.
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