La bonne méthode
Etape
1 -
Déterminer si la rupture conventionnelle est applicable
La rupture conventionnelle individuelle doit résulter d'un accord commun entre le salarié et l'employeur : aucune des deux parties ne doit imposer sa volonté à l'autre. Vous ne pouvez par ailleurs procéder à ce type de rupture que dans le cadre d'un contrat à durée indéterminée (CDI).
Toutefois, la rupture conventionnelle individuelle n'est pas applicable aux ruptures de contrats de travail résultant :
- d'un accord de gestion des emplois et sur la prise en compte des effets de l'exposition aux facteurs de risques professionnels ;
- d'un plan de sauvegarde de l'emploi (PSE) (concerne les entreprises de plus de 50 salariés) ;
- ou d'un accord collectif portant rupture conventionnelle collective (reportez-vous à « Questions/Réponses »).
Une rupture conventionnelle peut être conclue :
- avec un salarié en arrêt à la suite d'une maladie, à un accident du travail ou une maladie professionnelle, ou pendant un congé de maternité ou congé parental d'éducation. Seules conditions : que le consentement du salarié ne soit pas faussé (absence d'erreur, de violence, d'altération des facultés mentales lors de la signature, etc.), et qu'il n'y ait pas eu de fraude ;
- dans un contexte de harcèlement moral, sauf si le salarié parvient à établir qu'il y a eu vice du consentement, c'est-à-dire qu'il se trouvait, à la date de signature de la convention, dans une situation de violence morale résultant du harcèlement moral et qu'il n'avait eu d'autre choix que d'accepter la rupture ;
- avec un salarié inapte après un accident du travail, sauf fraude ou vice du consentement.
En revanche, vous ne pouvez pas procéder à une rupture conventionnelle s'il est évident que le motif de la rupture est en réalité directement lié à des difficultés économiques, et non à la personne du salarié.
Notez-le
Toutefois, une rupture conventionnelle guidée par un motif économique est envisageable à la condition :
- d'une part, que le salarié ait été informé sur l'étendue de ses droits (notamment sur le fait qu'il perd le bénéfice du CSP ou du PSE en acceptant une rupture conventionnelle) ;
- et, d'autre part, que cette rupture conventionnelle ne s'inscrive pas dans un plan plus important de réduction d'effectif.
Constituent par exemple des éléments révélant un contournement de la procédure de licenciement économique collectif :
- 10 demandes de rupture conventionnelle sur une période de 30 jours ;
- au moins une demande sur une période de 3 mois, faisant suite à 10 demandes s'étant échelonnées sur la période de 3 mois immédiatement antérieure ;
- une demande au cours des 3 premiers mois de l'année faisant suite à plus de 18 demandes au cours de l'année civile précédente.
La combinaison de ces demandes avec des licenciements économiques aboutissant aux dépassements de ces mêmes seuils constitue également un indice de contournement de la procédure.
Enfin, la rupture conventionnelle n'est pas applicable en cas de convention tripartite conclue entre un salarié et deux employeurs successifs ayant pour objet d'organiser, non pas la rupture, mais la poursuite du contrat de travail dans le cadre d'une mutation inter ou intragroupe.
Etape
2 -
S'entretenir avec le salarié
Pour négocier les modalités de la rupture conventionnelle individuelle, vous devez vous entretenir avec votre salarié et l'informer qu'il peut se faire assister. Cet entretien obligatoire peut se dérouler en une ou plusieurs fois. Sa date doit être fixée de telle sorte que votre salarié puisse s'organiser pour bénéficier de l'assistance d'un conseiller. En effet, au cours de cet entretien, il a le droit de se faire assister :
- soit par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise (il peut s'agir d'un salarié titulaire d'un mandat syndical, d'un salarié membre du CSE ou de tout autre salarié) ;
- soit, en l'absence de CSE dans l'entreprise, par un conseiller choisi sur une liste dressée par l'autorité administrative et disponible en mairie ou dans les sections d'inspection du travail.
La personne assistant le salarié aura pour mission de faciliter le dialogue et de permettre l'aboutissement rapide d'une rupture acceptée par les deux parties.
S'il décide de se faire assister, le salarié doit vous en informer avant l'entretien. Toutefois, en pratique, s'il ne vous prévient pas de son intention de se faire assister et qu'il vient finalement accompagné à l'entretien, il semble difficile de lui refuser ce droit au motif qu'il ne vous en a pas informé.
S'il se fait assister, vous pouvez alors également vous faire assister, en faisant appel :
- à une personne appartenant à votre organisation syndicale d'employeurs ;
- ou à un autre employeur relevant de la même branche.
Vous devrez en informer votre salarié avant l'entretien, de préférence par écrit afin de pouvoir disposer d'une preuve si besoin (reportez-vous à la rubrique « À télécharger »).
Notez-le
Le fait que l'employeur soit assisté d'un conseil lors de l'entretien, alors que le salarié ne l'est pas, n'entraine la nullité de la rupture que si cela engendre une contrainte ou une pression pour le salarié qui se présente seul à l'entretien.
L'entretien peut se tenir pendant ou en dehors des heures de travail du salarié. Dans le cas où l'entretien a lieu pendant le temps de travail, la rémunération du salarié et du collaborateur l'assistant doit être maintenue. En revanche, s'il a lieu en dehors des horaires habituels de travail du salarié, vous n'êtes pas tenu de rémunérer le temps consacré à l'entretien, ni d'indemniser les salariés des frais engagés pour se rendre à cet entretien.
Lors de l'entretien, vous devrez vous mettre d'accord sur :
- la date de rupture du contrat de travail ;
- le montant de l'indemnité de rupture conventionnelle ;
- la restitution à l'entreprise des avantages accordés au salarié (véhicule ou logement de fonction, ordinateur, téléphone portable, etc.).
Notez-le
Un simulateur de calcul de l'indemnité légale est disponible sur le site telerc.travail.gouv.fr (onglet « Quelle indemnité légale ? »).
Convention collective "Transports routiers"(n° de brochure 3085)Pas de dispositions particulières
Etape
3 -
Formaliser l'accord par écrit
Une fois votre (vos) entretien(s) achevé(s), vous devez remplir un formulaire en ligne. Une fois le formulaire personnalisé rempli, vous devez le télécharger en format PDF pour l'imprimer en 3 exemplaires, impérativement signés de manière manuscrite, par l'employeur et le salarié. Un exemplaire de chaque doit être remis à l'employeur et au salarié lui-même (et non pas à un tiers).
Pour éviter tous litiges ultérieurs, vous pouvez joindre à la demande d'homologation une convention de rupture conventionnelle (reportez-vous à la rubrique « À télécharger »), qui devra comporter :
- le montant de l'indemnité spécifique de rupture conventionnelle (en toutes lettres) ;
- la date de rupture du contrat de travail, qui ne peut pas intervenir avant le lendemain du jour de l'homologation.
Tant que la convention n'est pas homologuée par la DREETS et jusqu'à la date fixée pour sa rupture, le contrat de travail, sauf accord exprès des parties, produit tous ses effets (en échange du versement de son salaire, votre salarié doit continuer à travailler).
AttentionVeillez à dater la convention de rupture. En effet, dès lors que la date de signature n'est pas mentionnée, il n'est pas possible de déterminer le point de départ du délai de rétractation. La rupture conventionnelle produit alors les effets d'un licenciement sans cause réelle et sérieuse.
Etape
4 -
Faire homologuer l'accord
Délai de rétractation
Une fois la demande d'homologation signée, afin que chacune des parties puisse éventuellement revenir sur sa décision, vous devez attendre un délai de 15 jours calendaires (c'est-à-dire prenant en compte tous les jours de la semaine) avant de transmettre la demande d'homologation. Ce délai commence à courir à compter du lendemain de sa signature par les deux parties.
La partie qui souhaite se rétracter devra le faire savoir à l'autre avant la fin de ce délai, par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge. La rétractation n'a pas à être justifiée.
La rétractation n'est pas valable si elle est envoyée à l'administration sans être signalée à l'autre partie.
Notez-le
Le courrier de rétractation peut être envoyé jusqu'au dernier jour du délai de 15 jours. C'est la date d'envoi du courrier qui doit être prise en compte et non sa date de réception.
Demande d'homologation
À défaut de rétractation dans les formes légales, la rupture conventionnelle lie les parties.
Une fois le délai de rétractation écoulé, vous (ou votre salarié) devez adresser la demande d'homologation, par dépôt du 3 exemplaire du formulaire scanné en format PDF sur le site www.telerc.travail.gouv.fr, onglet « Télétransmettre une demande » (télétransmission obligatoire depuis le 1er avril 2022).
Notez-le
Si une partie indique à l'autorité administrative ne pas pouvoir utiliser le téléservice, elle peut recourir au dépôt du formulaire.
Votre demande est ensuite automatiquement orientée vers l'unité départementale compétente.
Après l'envoi, vous recevrez un mail de vérification avec notamment l'adresse électronique du service compétent pour le traitement de votre demande et un lien de confirmation de votre télétransmission.
Homologation
La DREETS dispose de 15 jours ouvrables (tous les jours hors dimanches et jours fériés), à compter du lendemain de la réception de la demande, pour la vérifier et l'approuver ; passé ce délai, si vous n'avez pas reçu de réponse, vous pourrez considérer l'homologation comme acquise.
Lorsqu'elle refuse d'homologuer une convention de rupture, elle conserve la possibilité de l'homologuer ultérieurement, au vu des pièces complémentaires transmises par l'employeur.
Attention
Lorsque la rupture conventionnelle concerne un salarié protégé, vous devez demander l'autorisation (et non l'homologation) (formulaire réglementaire spécifique, voir « Modèles téléchargeables ») à l'inspection du travail.
Celle-ci met à même le salarié de lui présenter ses observations écrites ou orales. À cette occasion, il peut se faire assister d'un représentant de son syndicat.
L'inspection du travail dispose non pas de 15 jours, mais de 2 mois à compter de la réception de la demande pour procéder à une enquête contradictoire et se prononcer sur cette dernière.
Son silence pendant 2 mois équivaut à un rejet.
Notez-le
En cas de refus d'homologation, une nouvelle convention de rupture peut être signée. Le salarié doit alors bénéficier d'un nouveau délai de rétractation de 15 jours. À défaut, la convention est nulle.
Etape
5 -
Connaître les effets de la rupture
Le contrat de travail de votre salarié prend fin le jour fixé par la convention, au plus tôt le lendemain de l'homologation par la DREETS, explicite ou tacite (ou de l'autorisation par l'inspection du travail s'il s'agit d'un salarié protégé).
Vous devez de votre côté respecter certaines formalités :
- remettre au salarié les documents de fin de contrat (certificat de travail, un exemplaire de l'attestation Pôle emploi, reçu pour solde de tout compte, synthèses épargne et prévoyance) et lui régler l'ensemble des éléments de rémunération dus à la date de la rupture (dernier salaire, remboursement de frais, éventuellement contrepartie financière de la clause de non-concurrence, etc.) ;
- lui régler le montant de l'indemnité spécifique de rupture conventionnelle. Pour la percevoir, le salarié n'est soumis à aucune condition d'ancienneté dans l'entreprise.
AttentionLes documents de fin de contrat ne doivent pas être adressés au salarié avant la décision relative à l'homologation, sous peine de voir la rupture conventionnelle requalifiée en licenciement non motivé.
De plus, l'employeur qui souhaite libérer le salarié de sa clause de non-concurrence doit le faire au plus tard à la date de rupture du contrat prévue dans la rupture conventionnelle.
L'employeur et le salarié ne peuvent pas renoncer par avance au droit de se prévaloir de l'indemnité de rupture conventionnelle.
L'indemnité suit le même régime que l'indemnité de départ en retraite (voir « À télécharger »).
La rupture conventionnelle ouvre droit aux allocations chômage du salarié, après une éventuelle carence.
Recours
Les parties disposent d'un délai de 12 mois à compter de la date d'homologation pour saisir le conseil de prud'hommes d'un litige concernant la convention ou l'homologation. Néanmoins en cas de fraude de l'employeur dans la mise en place d'une rupture conventionnelle, le point de départ de ce délai est reporté à la date à laquelle le salarié en a eu connaissance.
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