Etape
2 -
Procéder à la déclaration préalable à l'embauche
En premier lieu, il convient de procéder à une déclaration préalable à l'embauche (DPAE) auprès de l'URSSAF.
Il s'agit là d'un préalable obligatoire à réaliser avant le début effectif du travail par le salarié, au plus tôt 8 jours avant l'embauche.
Une copie du document devra être remise au salarié sans délai.
Notez-le
Cette obligation est considérée comme remplie si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit qui mentionne l'organisme destinataire de la DPAE.
La déclaration doit contenir les mentions de la nature et de la durée du contrat, et de la durée éventuelle de la période d'essai des CDI et des CDD de plus de 6 mois.
Elle doit également indiquer le service de prévention et de santé au travail dont l'employeur dépend, ainsi que le sexe du salarié (et non plus sa nationalité).
La déclaration ne doit pas être effectuée en cas de test professionnel (épreuve courte dans laquelle le travail n'est pas effectué dans les conditions normales, et qui n'est pas rémunérée, sauf disposition conventionnelle contraire). Toutefois, si un salarié est employé de façon dissimulée, l'affirmation par l'employeur, sans le prouver, que l'intéressé n'effectue qu'un test professionnel ne suffira pas à justifier l'absence de DPAE.
La transmission électronique de la DPAE est obligatoire si vous avez accompli plus de 50 DPAE au cours de l'année civile précédente. Elle ne peut plus être transmise par e-mail ni par flux CFT. La transmission électronique peut être effectuée par l'API DPAE.
Convention collective "Transports routiers"(n° de brochure 3085)Pas de dispositions particulières
Etape
5 -
Prévoir la visite d'information et de prévention et, le cas échéant, l'examen médical d'aptitude à l'embauche
Visite d'information et de prévention
La visite médicale d'embauche, dénommée « visite d'information et de prévention », est assurée après l'embauche par le médecin du travail, un collaborateur médecin, un interne en médecine du travail ou encore un infirmier.
La visite a notamment pour objet :
- d'interroger le salarié sur son état de santé et vérifier s'il nécessite une orientation vers le médecin du travail ;
- de l'informer sur les risques éventuels auxquels l'expose son poste et la prévention à mettre en oeuvre ;
- de l'informer sur les modalités de suivi par le service de santé et sur sa possibilité de demander à tout moment une visite avec le médecin du travail.
Le professionnel de santé du service de prévention et de santé au travail, sous l'autorité du médecin du travail, ouvre un dossier médical en santé au travail et délivre une attestation de suivi à l'intéressé et à l'employeur.
Le salarié handicapé ou titulaire d'une pension d'invalidité doit être systématiquement orienté, à l'issue de la visite, vers le médecin du travail pour un examen médical et un suivi adapté.
Examen médical d'aptitude à l'embauche
Un examen médical d'aptitude reste obligatoire avant l'embauche pour tout poste présentant des risques pour la santé ou la sécurité du salarié, de ses collègues ou des tiers évoluant dans son environnement immédiat de travail.
Etape
6 -
Respecter les formalités d'embauche réservées à des cas particuliers
Les apprentis
L'apprenti doit passer, soit une visite d'information et de prévention, soit un examen médical d'aptitude s'il est sur un poste à risque, au plus tard dans les 2 mois qui suivent son embauche.
Les travailleurs handicapés
Vous devez fournir annuellement une déclaration (DOETH) dans laquelle figurent l'effectif de l'entreprise et le nombre d'emplois réservés aux travailleurs handicapés.
Vous devez également indiquer dans chaque DSN mensuelle, quel que soit votre effectif, le statut de travailleur handicapé des salariés, ainsi que des personnes en stage non rémunéré ou en période de mise en situation en milieu professionnel.
Les stagiaires
Tout stage en entreprise doit donner lieu à une convention tripartite signée par l'établissement d'enseignement, l'entreprise d'accueil et le stagiaire. Par ailleurs, vous devez désigner un tuteur chargé de l'accueil et de l'accompagnement du stagiaire.
Les mineurs
Les jeunes âgés de 14 à 16 ans sont autorisés à effectuer des travaux légers pendant leurs vacances scolaires. Vous devez dans ce cas formuler une demande écrite auprès de l'agent de contrôle de l'inspection du travail dans les 15 jours au moins avant la date prévue pour l'embauche, en mentionnant les nom, prénoms, âge et domicile de l'enfant mineur, la durée du contrat, l'horaire de travail, le montant de la rémunération, la nature et les conditions de travail auxquelles il est envisagé de l'occuper, et annexer l'accord écrit et signé du représentant légal.
Par ailleurs, tout mineur doit obligatoirement passer la visite d'information et de prévention, préalablement à son affectation sur un poste.
De plus, le mineur non émancipé ne peut contracter que s'il y est autorisé par son représentant légal.
Enfin, certains travaux sont interdits ou réglementés. Des dérogations sont prévues en faveur des jeunes en formation professionnelle, par le biais d'une déclaration à l'inspection du travail, préalable à l'affectation aux travaux concernés et renouvelable tous les 3 ans.
Les travailleurs étrangers
Si un travailleur étranger est en droit d'exercer une activité professionnelle en France, son embauche fait l'objet de formalités spécifiques :
- procéder à son immatriculation dans les 8 jours de l'embauche s'il n'est pas déjà affilé à la Sécurité sociale ;
- l'inscrire sur le registre du personnel en précisant ses nom, prénom, nationalité, le type et le numéro de son autorisation de travail (avec copie annexée au registre) ;
- lui remettre son contrat de travail qui peut, sur sa demande, être traduit dans sa langue d'origine.
Les entreprises implantées à l'étranger employant ou détachant des salariés en France
Si vous êtes implanté à l'étranger sans établissement en France mais que vous employez des salariés en France, votre interlocuteur pour les déclarations d'emploi et le paiement des cotisations au titre de ces salariés est l'URSSAF du Bas-Rhin.
En cas de détachement, vous devez adresser une déclaration préalable à la DREETS et désigner dans cette même déclaration un représentant de l'entreprise sur le territoire national, résidant en France et chargé d'assurer la liaison avec l'inspection du travail et l'URSSAF. Ce représentant est notamment responsable des déclarations et versement des cotisations et contributions sociales. Il peut être un salarié de l'entreprise.
La déclaration de détachement, ou de la prolongation de ce dernier, doit être effectuée par voie dématérialisée, en utilisant le téléservice « SIPSI » du ministère du Travail (www.sipsi.travail.gouv.fr).
Notez-le
Ces formalités ne s'appliquent pas à des détachements courts (hors ETT), à des évènements ponctuels ou à des activités particulières dont la liste est fixée par arrêté. Il s'agit de manifestations sportives ou artistiques de 90 jours au maximum sur 12 mois consécutifs, et de colloques, séminaires, ou activités d'enseignement occasionnel par des professeurs invités.
Le donneur d'ordre, ou le maître d'ouvrage, qui a recours à ces salariés détachés en France doit effectuer les formalités suivantes :
- les informer sur la règlementation qui leur est applicable, par voie d'affichage sur les lieux de travail ;
- établir une télédéclaration subsidiaire de détachement auprès de l'inspection du travail, dans le cas où il n'a pas pu obtenir une copie de la déclaration initiale de détachement.
Afin de permettre l'application de la garantie d'égalité de traitement, l'entreprise utilisatrice française doit également informer l'ETT implantée à l'étranger, par tout moyen et avant le détachement, des règles applicables aux salariés détachés en matière de rémunération pendant leur mise à disposition en France, ainsi que de la durée prévisionnelle de la mise à disposition, de la liste nominative des salariés, des coordonnées du client final et du lieu de la prestation, de la liste des textes conventionnels applicables et du lien de la page détachement du site Internet du ministère du Travail : https://travail-emploi.gouv.fr/droit-du-travail/detachement-des-salaries/.
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