Etape  2 -  Utiliser un support papier ou informatique

Pour les registres papiers, les mentions portées sur le registre, que ce soit au moment de l'embauche ou lors du départ du salarié, doivent être indélébiles.

Le registre unique du personnel peut également être tenu sur informatique sous réserve :

• du maintien des garanties de contrôle équivalentes à la tenue sur support papier. Concrètement, cela signifie notamment qu'il doit être accessible à tout moment et que vous devez assurer une sauvegarde informatique du registre ;
• du respect des dispositions de la loi « Informatique et Liberté » du 6 janvier 1978. En pratique, le salarié doit disposer d'un droit de regard et de rectification concernant les mentions figurant sur le registre, et la conservation des données personnelles qu'il contient est faite dans le respect de la législation.

Etape  3 -  Noter des informations précises

Le Code du travail fixe de manière précise les éléments qui doivent être mentionnés dans le registre unique du personnel, en complément du nom et prénom de chaque salarié, et dans l'ordre de leur embauche.

Contenu usuel :

• nationalité ;
• date de naissance ;
• sexe ;
• emploi ;
• qualification ;
• dates d'entrée et de sortie de l'établissement ;
• date d'autorisation ou, à défaut, date de demande d'autorisation, lorsqu'une autorisation d'embauchage ou de licenciement est requise.

Mentions complémentaires en cas de situations particulières :

• pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d'un titre autorisant l'exercice d'une activité salariée : le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail. En outre, les copies de ces mêmes titres doivent être annexées au registre unique du personnel ;
• pour les jeunes travailleurs sous contrat d'apprentissage, de professionnalisation ou autre contrat aidé : la mention "apprenti", "contrat de professionnalisation" ou "contrat XXX" ;
• pour les travailleurs sous contrat à durée déterminée : la mention "contrat à durée déterminée" ;
• pour les travailleurs à "temps partiel" : la mention "travailleur à temps partiel" ;
• pour les travailleurs temporaires : la mention "travailleur temporaire" ainsi que le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire ;
• pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs : la mention "mis à disposition par un groupement d'employeurs" ainsi que la dénomination et l'adresse de ce dernier ;
• pour les stagiaires et les personnes volontaires en service civique : par ordre d'arrivée et à part des salariés ; indication des nom et prénom du stagiaire et du tuteur, des durées, dates d'entrée et de sortie, et du lieu d'exécution du stage.

Les mentions relatives à des événements postérieurs à l'embauchage doivent être portées dans le registre au moment où ceux-ci surviennent.

Dans le cadre de l'intensification de la lutte contre le travail dissimulé, doivent enfin être annexées au registre du personnel les copies des déclarations de détachement.

Ainsi :

• le maître d'ouvrage doit annexer à son registre les accusés de réception des déclarations de détachement de son cocontractant ;
• l'entreprise principale doit annexer les accusés de réception des déclarations de détachement de son sous-traitant ;
• l'entreprise utilisatrice doit annexer les accusés de réception des déclarations de détachement de l'agence de travail intérimaire.
   

Etape  4 -  Le tenir à disposition

Le registre doit être, d'une part, complété et, d'autre part, tenu à la disposition :

• des représentants du personnel ;
• de l'inspection du travail ;
• des agents des URSSAF et CARSAT.

Les accusés de réception des déclarations de détachement et des autorisations de travail des personnes étrangères qui sont annexés au registre doivent être tenus à disposition des mêmes personnes et organismes, soit dans l'établissement, soit sur chaque chantier pour ceux des personnes détachées qui y travaillent.

Etape  5 -  Conserver les données du registre

Les mentions obligatoires portées sur le registre doivent être conservées pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement.

Ce délai est porté à 10 ans vis-à-vis des caisses de retraite.