Etape
1 -
Déterminer le maintien de salaire à opérer
Pour déterminer le salaire à maintenir, vous devrez dans un premier temps vous référer aux dispositions de l'accord collectif applicable à votre entreprise.
En effet, les accords collectifs prévoient en général des dispositions concernant les conditions de maintien de salaire en cas d'arrêt de travail pour maladie, accident d'origine professionnelle ou non, maternité, et accident de trajet.
Le plus souvent, ces dispositions définissent les conditions d'ancienneté du salarié pour l'ouverture des droits à indemnisation, le montant de celle-ci, sa durée, etc.
Si vous n'appliquez aucun accord collectif, ou dans le cas où vos accords collectifs ou usages dans l'entreprise seraient moins favorables, vous devez alors vous référer au Code du travail.
Celui-ci prévoit le versement d'un pourcentage du salaire brut pour les salariés qui :
- ont justifié leur arrêt de travail, par l'envoi dans les 48 h d'un certificat médical (ce délai n'est pas applicable aux victimes de terrorisme) ;
- ont une ancienneté de 1 an dans l'entreprise au premier jour de l'arrêt ;
- sont pris en charge par la Sécurité sociale ;
- sont soignés en France ou dans un autre État membre de l'Union européenne ou partie à l'accord sur l'Espace économique européen ;
- se sont soumis à la contre-visite médicale éventuellement organisée par l'employeur.
Le montant de l'indemnisation pour un salarié ayant entre 1 et 5 ans d'ancienneté, sera de :
- 90 % du salaire brut pendant les 30 premiers jours calendaires d'arrêt, sous déduction des indemnités journalières versées par la Sécurité sociale (IJSS) ;
- puis 2/3 pendant les 30 jours suivants.
Chacune de ces durées est augmentée de 10 jours par période de 5 ans d'ancienneté, sans pouvoir dépasser 90 jours (ce qui suppose une présence continue dans l'entreprise de 31 ans).
Pour calculer la durée de l'indemnisation, vous devrez prendre en compte toutes les périodes indemnisées, au titre de n'importe quel motif médical, pendant les 12 mois civils précédant chaque période d'arrêt.
Vous devrez appliquer un délai de carence de 7 jours calendaires avant de maintenir le salaire.
Exemple
Un salarié est arrêté du vendredi 2 au soir jusqu'au dimanche 18 inclus. Il travaille du lundi au vendredi.
Application du délai de carence du samedi 3 au vendredi 9 inclus.
Le maintien de salaire sera donc effectif du samedi 10 au dimanche 18 : vous devrez maintenir 90 % du salaire correspondant à l'absence sur cette période, après déduction des IJSS perçues sur cette période.
Salaire maintenu = 90 % x (salaire brut correspondant à l'absence – 9 IJSS brutes)
Pour le montant des indemnités journalières, consultez notre outil à télécharger.
Notez-leDes dispositions particulières s'appliquent pour :
- les travailleurs à domicile ;
- les travailleurs saisonniers ;
- les intermittents ;
- les intérimaires.
Etape
2 -
Déterminer le salaire de référence pour le calcul du salaire à maintenir
Les éléments de salaire à prendre en compte
Le salaire brut à maintenir est le salaire qui aurait été versé au salarié s'il avait travaillé.
À cet effet, vous devrez prendre non seulement le salaire de base, mais aussi tous les autres éléments de rémunération perçus habituellement par le salarié : prime d'ancienneté, indemnité d'astreinte, prime de nuit, prime d'équipe, etc.
Attention
Sauf dispositions conventionnelles ou usages plus favorables, vous ne devez pas prendre en compte les éléments de salaire versés en contrepartie de la présence effective du salarié (une prime d'assiduité par exemple).
En cas de rémunération variable, référez-vous aux dispositions conventionnelles qui vous sont applicables (certaines conventions collectives prévoient par exemple la prise en compte de la rémunération moyenne du trimestre ou semestre antérieur).
Notez-le
Les commissions commerciales dues à un salarié en arrêt maladie, lorsqu'elles sont calculées en fonction des résultats du salarié et de la société sur l'année entière, sont déterminées en prenant en compte la moyenne des rémunérations des 12 mois précédant chaque arrêt de travail – peu important l'évolution de la situation économique de l'entreprise et la rémunération des autres commerciaux pendant les périodes d'absence du salarié.
La rémunération doit également correspondre à l'horaire pratiqué dans l'établissement pendant l'absence du salarié. Vous devrez tenir compte des heures supplémentaires, complémentaires ou des réductions d'horaires pour activité partielle.
Référez-vous le cas échéant au planning prévisionnel de l'établissement.
Maintien du salaire brut ou du salaire net
Si votre convention collective prévoit le maintien intégral du salaire brut, le salarié percevra au final un net supérieur à celui qu'il aurait perçu s'il avait travaillé. En effet, les indemnités journalières ne sont soumises qu'aux CSG-CRDS sur les revenus de remplacement (6,7 %).
Si votre convention collective ne précise pas si le maintien porte sur la rémunération brute ou nette, et en l'absence d'usage plus favorable dans l'entreprise, vous pouvez maintenir le salaire net.
Subrogation
Si vous maintenez le salaire partiellement ou en totalité, vous avez la possibilité de percevoir directement les indemnités journalières : vous en faites l'avance au salarié (qui subit donc une perte de salaire moins importante le mois de son absence) puis passez ces indemnités sur le bulletin de paie le mois où vous les percevez. On dit qu'il y a « subrogation ».
Vous n'avez pas à obtenir l'accord du salarié pour pratiquer la subrogation dès lors que le salaire maintenu est au moins égal au montant des IJSS versées.
Attention, si les IJSS sont supérieures au salaire maintenu, vous devrez reverser au salarié le trop-perçu.
Présentation du bulletin de paie en cas de subrogation
- haut du bulletin : montant des IJSS brutes en déduction du salaire brut à maintenir ;
- bas du bulletin après déduction des cotisations salariales : reverser le montant des IJSS nettes (après déduction de la CSG et de la CRDS par la CPAM) ;
- net imposable : lorsque vous déduisez le montant des IJSS du salaire brut, elles ne sont pas comprises dans le net imposable. C'est au salarié de les déclarer à l'occasion de sa déclaration de revenus.
Etape
3 -
Établir le bulletin de paie
Cas du maintien du salaire brut
Si votre convention collective prévoit un maintien de 100 % du salaire brut dès le 1er jour, le salarié percevra un salaire supérieur à celui qu'il aurait perçu s'il avait travaillé.
ExempleMaintien à 100 % sans délai de carence :
| Salarié en arrêt de travail | Salarié en activité |
Salaire brut habituel | 2000 | 2000 |
IJSS brutes | - 1071,81 | |
Salaire brut du mois | 928,19 | 2000 |
Cotisations salariales 21,68 % | - 201,23 | 433,60 |
Salaire net | 726,96 | 1566,40 |
IJSS nettes | + 1000 | |
Sommes perçues en net | 1726,96 | 1566,40 |
Pour éviter cette situation, certains accords prévoient le maintien du salaire net.
Cas du maintien du salaire net
Dans ce cas, il faut faire une déduction supplémentaire, appelée « garantie du net » sur le salaire brut pour neutraliser le gain représenté par l'exonération de cotisations des IJSS.
Vous devez calculer le salaire brut de telle sorte que la somme du salaire net et des IJSS nettes de CSG et de CRDS perçue par le salarié soit égale à son salaire net habituel. C'est la garantie du net traditionnel.
Méthodologie de calcul de la garantie du net « traditionnel » :
ExempleCalcul de la garantie du net
Si on reprend les données de l'exemple précédent, le but de l'opération consiste donc à assurer un net de 1566,40 euros au salarié, déduction faite des IJSS nettes perçues sur la période dans le cadre de la subrogation, soit 1000 euros.
| Salarié en arrêt de travail | Salarié en activité |
Salaire brut | 2000 | 2000 |
IJSS brutes (1) | − 1071,81 | |
Garantie du net (3) | − 205 | |
Salaire brut soumis à cotisations | 723,19 | 2000 |
Cotisations salariales 21,68 % | - 156,79 | 433,60 |
Salaire net hors IJSS (2) | 566,40 | 1566,40 |
IJSS nettes (1) | 1000 | |
Salaire net total | 1566,40 | 1566,40 |
(1) Les IJSS versées sont nettes de CSG (6,20 %) et de CRDS (0,5 %), ces deux contributions étant prélevées sur leur totalité, sans abattement d'assiette de 1,75 %. Le montant brut et net des indemnités journalières est communiqué par la CPAM à chaque versement.
Ainsi : 1071,81 – 1071,81 x 6,7 % = 1000 €.
(2) Le salaire net du mois hors IJSS doit être égal à 1566,40 - 1000 = 566,40 €.
Pour rétablir ce salaire net en salaire brut, il faut le diviser par (1 – taux global de cotisations), soit, dans notre exemple :
566,40/(1 - 0,2168) = 566,40/0,7832 = 723,19 €.
Ce montant représente le salaire brut résiduel sur lequel vous appliquez les cotisations et qui, ajouté aux IJSS nettes, vous garantit de verser à votre salarié son net habituel.
(3) La garantie du net correspond à la différence entre le salaire brut résiduel (le montant sur lequel vous allez calculer les cotisations sociales) et le montant du salaire brut maintenu, déduction faite des IJSS brutes, soit :
2000 - 1071,81 – 723,19 = 205 €.
Possibilité d'un maintien du net « strict » :
Les IJSS doivent être prises en compte avant le précompte des cotisations sociales.
Si votre convention prévoit le maintien du salaire net, vous ne prendrez pas en charge la CSG et la CRDS prélevées sur les IJSS, qui sont à la charge du salarié. Votre seule obligation sera de maintenir le salaire, de façon à ce que la somme des IJSS brutes et du salaire net soit égale au net habituel.
Exemple | Salarié en arrêt de travail | Salarié en activité |
Salaire brut | 2000 | 2000 |
IJSS brutes | − 1071,81 | |
Garantie du net | − 296,69 | |
Salaire brut soumis à cotisations (1) | 631,50 | 2000 |
Cotisations salariales 21,68 % | 136,91 | 433,60 |
Salaire net (2) | 494,59 | 1566,40 |
IJSS nettes | 1000 | |
Sommes perçues en net | 1494,59 | 1566,40 |
(1) Cette somme représente le salaire brut résiduel qui, ajouté aux IJSS brutes après déduction des cotisations sociales, vous garantit de verser le net habituel : 1071,81 + 494,59 = 1566,40 euros.
(2) Dans cette deuxième possibilité de calcul, le total des IJSS brutes et du salaire net que vous versez doit être égal au salaire net habituel. Le salaire net à verser hors IJSS est donc égal à 1566,40 - 1071,81 = 494,59 €.
Vous transformez cette somme nette en brut par la formule 494,59/(1 - taux global de cotisations).
Dans notre exemple : 494,59/(1 - 0,2168) = 631,50 euros.
Etape
4 -
Tenir compte de l'adhésion à un organisme assureur
L'employeur peut adhérer à un organisme qui va assurer en quelque sorte le risque maladie et verser les indemnités complémentaires prévues par les dispositions conventionnelles.
De nombreuses conventions collectives prévoient une adhésion obligatoire et déterminent la répartition entre employeur et salarié du montant ou taux de cotisations.
Les indemnités complémentaires versées supportent toutes les cotisations sociales en vigueur (maladie-maternité, retraite de base, retraite complémentaire AGIRC-ARRCO, Pôle emploi, FNAL, etc.), à proportion de la part financée par l'employeur.
Dans la pratique, l'organisme assureur verse à l'employeur les indemnités complémentaires et l'employeur les reverse au salarié sur le bulletin de salaire :
- si le système est financé par le salarié et l'employeur, seule la part correspondant à la participation de l'employeur est soumise à cotisations ;
- si le régime est financé entièrement par le salarié, les indemnités complémentaires ne doivent pas être soumises à cotisations.
Convention collective "Transports routiers"(n° de brochure 3085)Pas de dispositions particulières