Etape  2 -  Calculer la retenue sur le salaire de base 

Dans le cadre de la mensualisation, la paie est établie en prenant en compte le salaire de base mensuel et les différents éléments qui viennent en supplément ou en déduction.

Vous devez donc calculer la valorisation de l'absence qui viendra en déduction du salaire brut du mois.

Dans la situation évoquée, le salarié a manqué une journée entière ; mais les absences que vous avez à traiter peuvent être d'une heure, voire moins.

Toutes les hypothèses étant envisageables, y compris sur un même mois, vous devez pouvoir appréhender l'absence soit en jours, soit en heures ; les deux rubriques étant alors paramétrées en paie.

Pour une meilleure équité et pour éviter les contestations, il vaut mieux traiter les absences injustifiées en heures ou en jours « ouvrés »  en ne prenant en compte que les périodes qui n'ont pas été travaillées et qui devaient l'être.

La retenue sur le salaire mensuel de base se fera alors selon le rapport entre la rémunération mensuelle et le nombre d'heures « réelles » de travail pour le mois considéré (sans tenir compte du nombre d'heures mensualisées), multiplié par le nombre d'heures réelles d'absence. Cette méthode est préconisée par la jurisprudence.

Vous pouvez aussi utiliser les méthodes fondées sur les moyennes mensuelles :

* Si le salaire mensuel est décomposé en heures normales et heures supplémentaires, la déduction devra aussi être décomposée, avec un impact majeur sur les heures supplémentaires de la semaine concernée

Etape  3 -  Vérifier l'incidence de l'absence sur les primes éventuelles 

Si vous distribuez des primes indexées sur le temps travaillé, vous êtes en droit de réduire ces primes au prorata du temps d'absence, en reprenant le même principe que pour le salaire de base.

Mais l'accord d'entreprise ou la note de service peut avoir prévu un autre mode de proratisation. Ce sera le cas notamment pour une prime d'assiduité qui peut être entièrement neutralisée pour telle ou telle durée d'absence. Il vous appartiendra de ne pas oublier l'impact de l'absence sur ces primes, en particulier lorsque leur versement suit une périodicité différente de celle de la paie.

Etape  4 -  Rédiger le bulletin de paie 

Plusieurs rubriques de paie sont concernées par le traitement de l'absence injustifiée :

• la retenue pour absence sans solde : le Code du travail impose de détailler le calcul qui a permis de valoriser l'absence. Il faudra mentionner le nombre de jours ou d'heures, et le barème appliqué. Les deux rubriques (en jours et en heures) peuvent être nécessaires pour le même mois ;
• le nombre d'heures travaillées : cette mention obligatoire sera diminuée du nombre d'heures d'absence, prélevé directement dans la rubrique de retenue, ou obtenu par la conversion en heures des jours d'absence ;
• les primes : le montant de certaines primes sera impacté, sans qu'il soit nécessaire d'expliciter le calcul sur le bulletin de paie ;
• le plafond mensuel de Sécurité sociale (PMSS) : en effet, il doit être proratisé en cas d'absence non rémunérée au cours du mois, selon la formule : valeur mensuelle du PMSS = nombre de jours calendaires correspondant à la période d'emploi/nombre de jours calendaires du mois. Ainsi, pour une absence injustifiée de 3 jours au cours d'un mois de 30 jours, le PMSS sera multiplié par 27/30.