Etape
1 -
Pour pouvoir opérer une retenue sur salaire, enregistrer l'absence lors de sa survenance
Il est évident que toute retenue sur le salaire est susceptible de déclencher une réaction du salarié concerné. Il est donc souhaitable qu'il n'y ait aucune ambiguïté, en fin de mois, quant à la date ou à la durée de l'absence.
Ces données peuvent par exemple être contenues dans :
- le système de pointage de votre entreprise ;
- un cahier de présence tenu par votre encadrement ;
- un courrier disciplinaire adressé au salarié à l'occasion de cette absence, etc.
Mais, elles peuvent aussi avoir été notées sur un simple papier déjà égaré, ou avoir été transmises oralement par un chef de service : les contestations sont alors prévisibles.
Prenez des dispositions pour éviter ce genre de situation.
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Etape
2 -
Calculer la retenue sur le salaire de base
Dans le cadre de la mensualisation, la paie est établie en prenant en compte le salaire de base mensuel et les différents éléments qui viennent en supplément ou en déduction.
Vous devez donc calculer la valorisation de l'absence qui viendra en déduction du salaire brut du mois.
Dans la situation évoquée, le salarié a manqué une journée entière ; mais les absences que vous avez à traiter peuvent être d'une heure, voire moins.
Toutes les hypothèses étant envisageables, y compris sur un même mois, vous devez pouvoir appréhender l'absence soit en jours, soit en heures ; les deux rubriques étant alors paramétrées en paie.
Pour une meilleure équité et pour éviter les contestations, il vaut mieux traiter les absences injustifiées en heures ou en jours « ouvrés » en ne prenant en compte que les périodes qui n'ont pas été travaillées et qui devaient l'être.
La retenue sur le salaire mensuel de base se fera alors selon le rapport entre la rémunération mensuelle et le nombre d'heures « réelles » de travail pour le mois considéré (sans tenir compte du nombre d'heures mensualisées), multiplié par le nombre d'heures réelles d'absence. Cette méthode est préconisée par la jurisprudence.
Exemple
Un salarié mensualisé est payé 2700 euros par mois pour 35 h de travail hebdomadaires, réparties à raison de 7 h par jour du lundi au vendredi.
Il est absent pour raison injustifiée du lundi au mercredi inclus, soit 3 x 7 = 21 heures.
Il y a 21 jours ouvrés pendant le mois, soit 21 x 7 = 147 heures réelles.
Le montant de l'absence s'élève à 2700 x 21/147 = 385,71 €.
Vous pouvez aussi utiliser les méthodes fondées sur les moyennes mensuelles :
Travail | Retenue pour 1 jour | Retenue pour 1 heure |
35 heures/semaine sur 5 jours | 1/22 | 1/151,67 |
35 heures/semaine sur 6 jours | 1/26 | 1/151,67 |
39 heures/semaine sur 5 jours | 1/22 | 1/169* |
* Si le salaire mensuel est décomposé en heures normales et heures supplémentaires, la déduction devra aussi être décomposée, avec un impact majeur sur les heures supplémentaires de la semaine concernée
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Etape
3 -
Vérifier l'incidence de l'absence sur les primes éventuelles
Si vous distribuez des primes indexées sur le temps travaillé, vous êtes en droit de réduire ces primes au prorata du temps d'absence, en reprenant le même principe que pour le salaire de base.
Mais l'accord d'entreprise ou la note de service peut avoir prévu un autre mode de proratisation. Ce sera le cas notamment pour une prime d'assiduité qui peut être entièrement neutralisée pour telle ou telle durée d'absence. Il vous appartiendra de ne pas oublier l'impact de l'absence sur ces primes, en particulier lorsque leur versement suit une périodicité différente de celle de la paie.
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