Etape  2 -  Déterminer les rubriques génériques du livret d'accueil de l'entreprise

Rédiger un livret d'accueil, c'est chercher à synthétiser l'essentiel des informations pratiques que toute nouvelle personne devra maîtriser le plus rapidement possible pour favoriser son intégration. Il faut donc définir ces informations.

Sans prétendre à l'exhaustivité, les rubriques que vous pouvez prévoir dans un livret d'accueil sont les suivantes :

• présentation de l'entreprise (éléments historiques, principaux indicateurs d'activité, organigramme, etc.) ;
• coordonnées du site ;
• conditions d'accès par transports en commun et par la route ;
• plan du site ;
• horaires d'ouverture du site ;
• régime d'horaires par service ;
• rappel des principales règles de sécurité et d'hygiène (le cas échéant : mention des équipements de protection individuelle obligatoires) ;
• coordonnées des principaux services supports : service du personnel, informatique, sécurité, téléphonie, etc. ;
• conditions d'accès à la cantine, au parking, aux salles de pause, etc. ;
• coordonnées et permanences de la médecine du travail ; emplacement du service médical/de l'infirmerie.

Etape  3 -  Diffuser le livret d'accueil de l'entreprise

La diffusion est bien évidemment tout aussi importante que la construction du livret d'accueil. Il s'agit de choisir :

• qui remet le livret au salarié : le manager, le service du personnel, etc. ;
• quand le livret est remis avant l'arrivée, au moment de l'arrivée ? 
• comment le livret est remis : en mains propres, avec l'ensemble des documents relatifs à l'embauche ?

Chaque situation est différente, mais il est possible de distinguer les cas suivants :

• concernant les intérimaires, le livret d'accueil de l'entreprise utilisatrice peut être remis soit par l'entreprise de travail temporaire (ETT) avant le début de la mission, soit par l'entreprise utilisatrice elle-même le premier jour de travail ;
• concernant les salariés (CDD ou CDI), le livret d'accueil pourra être remis par le service du personnel ou le responsable hiérarchique.

Dans « livret d'accueil », il y a « accueil ». La remise de ce livret peut être considérée comme un véritable acte de management. Il peut servir de support à la présentation de l'entreprise et renforce le sentiment d'appartenance et donc la motivation.

Etape  4 -  Mettre à jour le livret d'accueil de l'entreprise

De même que sa construction et sa diffusion, la mise à jour du livret d'accueil est fondamentale, puisqu'un support obsolète n'est plus d'aucune utilité. Réactualisez le support chaque fois qu'un changement important intervient, et profitez-en pour réfléchir à son amélioration.

Il n'existe évidemment pas de périodicité optimale : tout dépend de l'ampleur des changements intervenus, de la taille du livret et donc de l'investissement que représentent sa modification et sa réimpression.