Etape  2 -  Choisir le bon support pour rédiger la note interne

• le mode de communication classique qu'est le support papier, encore très fréquemment utilisé en entreprise ;
• le courrier électronique, plus actuel, et dont l'aspect pratique vous permettra un gain de temps efficace.

N'oubliez pas que ce document interne émane exclusivement de la direction de l'entreprise. Par conséquent, ce document officiel devra être rédigé et validé exclusivement par la direction (employeur ou secrétaire, le cas échéant). L'employeur s'assure de son côté que l'ensemble du personnel pourra avoir accès à ce document.

La note interne doit aller à l'essentiel. Il est nécessaire qu'elle comporte les éléments de base qui permettront de bien saisir immédiatement toutes les informations.

Ainsi, à la lecture de la note, tout le personnel doit être en mesure d'identifier clairement :

• le nom de sa société, qui apparaît généralement sur du papier à en-tête de format A4 ;
• l'objet de la note ;
• la nature du document (« note d'information interne ») ;
• ainsi que la signature de l'employeur, généralement désigné par la mention « la Direction » suivie du nom de l'employeur et placée en fin de page à droite du corps de la note.

Etape  3 -  Diffuser la note interne

Une fois votre note rédigée et validée, vous devez la mettre à la disposition de l'ensemble du personnel. Pour cela, vous avez le choix de l'afficher sur un tableau prévu à cet effet ou de la distribuer à chaque service ou chaque salarié.

Si vos salariés sont mobiles, préférez un affichage à l'endroit où ils commencent leur journée de travail (dépôt, siège de l'entreprise) ou remettez-la au chef de service qui les préviendra.

Un courrier électronique devra contenir les mêmes éléments que le support papier, soit dans le corps du message, soit dans un fichier attaché de type Word par exemple. Il vous suffira d'un clic pour l'adresser simultanément à toutes les boîtes e-mail de l'entreprise.