Etape
1 -
Règles de détermination de l'effectif pour le calcul et le recouvrement des cotisations et contributions de Sécurité sociale
Catégories de salariés prises en compte
Sont pris en compte les salariés titulaires d'un contrat de travail et les dirigeants et gérants de sociétés assimilés à des salariés.
Les salariés à temps plein sont intégralement pris en compte dans l'effectif au cours du mois.
Les salariés à temps partiel, y compris ceux en temps partiel thérapeutique, sont décomptés en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leur contrat par la durée légale ou conventionnelle du travail.
Sont exclus :
- les titulaires d'un CDD et les salariés mis à disposition et temporaires, qui remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu ;
- les volontaires en service civique ;
- les apprentis ;
- les titulaires d'un CIE, pendant la durée d'attribution de l'aide financière ;
- les titulaires d'un contrat de professionnalisation jusqu'au terme prévu par le CDD, ou jusqu'à la fin de l'action de professionnalisation s'il s'agit d'un CDI ;
- les salariés expatriés, dès lors que leur affiliation au régime français de Sécurité sociale n'est pas maintenue ;
- les personnes sans contrat (stagiaires sous convention) ;
- l'employeur non assimilé à un salarié (chef d'entreprise individuelle, gérant majoritaire de SARL).
Modalités de calcul
L'effectif annuel retenu est égal à la moyenne des effectifs de chaque mois de l'année civile précédente, arrondi au centième.
Pour calculer les moyennes d'effectifs mensuelles, vous devez appliquer les règles suivantes :
- les mois au cours desquels aucun salarié n'est employé ne sont pas pris en compte ;
- il est tenu compte dans l'effectif mensuel des salariés titulaires d'un contrat de travail, au prorata de leurs jours de présence dans chaque mois ;
- en cas de création d'entreprise, l'effectif est calculé, la 2e année, en fonction de la moyenne des effectifs de chacun des mois d'existence de l'année de création.
Cette règle de décompte annuel de l'effectif a été généralisée à la majorité des dispositions concernant la gestion sociale de l'entreprise et la paie.
Obligations concernées
Sont notamment concernés le taux de la cotisation FNAL, la date d'exigibilité des cotisations, la réduction générale des cotisations patronales, l'assujettissement au forfait social sur la prévoyance ou sur l'épargne salariale, l'obligation d'emploi des travailleurs handicapés, la désignation des référents « harcèlement » et « handicap », l'abondement sanction au CPF pour absence d'entretien professionnel la durée des contrôles URSSAF sur place, les obligations en matière de versement en lieu unique (VLU).
La règle s'applique pour l'assujettissement au versement mobilité, avec toutefois la particularité suivante : l'effectif s'apprécie au sein de chaque zone de versement mobilité. Le salarié est pris en compte dans l'effectif de la zone où se situe l'établissement tenant le registre unique du personnel sur lequel il est inscrit, peu important son lieu effectif de travail.
La règle s'applique également à la tarification accidents du travail-maladies professionnelles, avec les adaptations suivantes :
- l'effectif pris en compte est celui de la dernière année connue ;
- les titulaires d'un CIE et d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation sont pris en compte.
Etape
2 -
Règles de détermination de l'effectif pour les autres domaines
Les domaines concernés par des règles de calcul des effectifs différentes de celles exposées à l'étape 1 sont notamment l'élection du CSE, l'assujettissement à la contribution supplémentaire à l'apprentissage, l'assujettissement à la participation à l'effort de construction, la détermination du taux de la contribution à la formation continue, la mise en place de la participation, l'immatriculation aux registres professionnels.
Salariés pris en compte chacun pour 1 unité, dans l'effectif de l'entreprise
Il s'agit :
- des titulaires d'un CDI à temps plein ;
- des travailleurs à domicile ;
- des VRP (à carte unique travaillant à temps complet ou multicartes) ;
- des salariés dont le contrat est suspendu (accident du travail, maladie, congé parental d'éducation). En revanche, le salarié qui remplace le salarié absent est exclu du décompte de l'effectif ;
- des salariés en période d'essai ou de préavis, même non travaillés ;
- des salariés dispensés d'activité mais bénéficiant d'une garantie de ressources de l'entreprise ;
- du dirigeant assimilé à un salarié, même s'il n'a pas de contrat de travail (gérant minoritaire ou égalitaire).
Salariés sous CDD
Leur durée de présence, appréciée au 31 décembre, est proratisée sur l'année civile complète (divisée par 12). Attention, un salarié en CDD qui n'est plus dans l'entreprise au 31 décembre doit tout de même être pris en compte dès lors qu'il a été employé pendant l'année.
ExemplesEmploi d'un salarié en CDD à temps plein de 6 mois, du 1er février au 31 juillet de l'année N. Calcul au 31 décembre de N : 6/12 = 0,50 unité.
Emploi d'un salarié en CDD à temps plein de 9 mois, du 1er septembre de l'année N au 31 mai de N+1 (soit 4 mois sur l'année N). Calcul au 31 décembre de N : 4/12 = 0,33 unité.
Si le CDD a débuté ou fini en cours de mois, il faut, pour ce mois-là, diviser le nombre d'heures de travail effectuées par 151,67 h.
Exemple
Emploi d'un salarié sous CDD à temps plein du 25 mars au 30 juin de l'année N, soit 1 semaine et 3 mois pleins. Calcul au 31 décembre de N : (3/12) + (35/151,67/12) = 0,25 + 0,019 = 0,27 unité.
Salariés à temps partiel, y compris pour motif thérapeutique
Ils sont pris en compte en fonction de leur temps de travail, en divisant le total des horaires inscrits dans leur contrat par la durée du travail appliquée dans votre entreprise.
ExemplesVous avez 2 salariés sous CDI à temps partiel qui effectuent les horaires hebdomadaires suivants : 28 h et 16 h. Ils accomplissent donc, au total, 44 h par semaine. L'horaire dans votre entreprise est de 35 h par semaine. Vos 2 salariés comptent pour : 44/35 = 1,25 unité.
Vous avez un salarié sous CDD de 6 mois à temps partiel (20 h/semaine). Il faut appliquer 2 proratisations, en fonction du temps de présence et du temps de travail. Le salarié compte pour : 20/35 x 6/12, soit 0, 57 x 0,5 = 0,28 unité.
Salariés en forfait
Si la convention de forfait prévoit un nombre d'heures sur l'année, le mois ou la semaine, inférieur à la durée légale du travail ou conventionnelle, le prorata est admis selon la formule suivante : nombre d'heures inscrites dans la convention / durée légale ou conventionnelle en heures correspondante.
Exemple
Un salarié sous forfait mensuel de 130 heures est retenu pour 130 h/151,67 h = 0,86 unité pour un mois complet.
Si la convention de forfait prévoit un nombre de jours inférieur à 218 par an (ou au plafond conventionnel) : nombre de jours inscrits dans la convention / 218 (ou durée conventionnelle si inférieure).
Salariés ayant un contrat comprenant des phases d'activité et d'inactivité
Ils ne sont décomptés qu'au regard de leurs phases d'activité : quotité d'activité rémunérée pour le mois (en jours ou en heures) / quotité d'activité équivalente à un temps plein sur la période (21,67 jours ou 151,67 heures).
Salariés exclus
Ils sont identiques à ceux exclus de l'effectif retenu pour le calcul des cotisations (voir « Étape 1 »).
Attention
Toutefois, par dérogation, les titulaires d'un CIE sont pris en compte pendant la durée d'attribution de l'aide financière, pour les élections du comité social et économique (CSE).
Convention collective "Transports routiers"(n° de brochure 3085)Pas de dispositions particulières