Etape  2 -  Calculer le coefficient de la réduction générale des cotisations patronales (cas général : concerne essentiellement le personnel sédentaire et le secteur du transport de personne)

Le montant de la réduction est déterminé par un coefficient calculé à partir de la rémunération annuelle brute, y compris les avantages en nature et les majorations au titre des heures supplémentaires et complémentaires. Si vous pratiquez la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels (abattement de 20 % pour le transport rapide routier et le secteur du déménagement), vous retiendrez le salaire brut abattu mais attention, depuis le 1er janvier 2020, en présence d'un abattement pour frais professionnels, le montant de réduction qui est calculée à partir de ce salaire brut abattu est plafonné à 130 % du montant de la réduction générale calculée sans application de cet abattement. Dans ce cas, vous devez donc effectuer un double calcul.

La réduction générale de cotisations patronales est étendue aux cotisations de retraite complémentaire obligatoire (AGIRC-ARRCO) et aux contributions d'assurance chômage.

La formule de calcul du coefficient est la suivante : coefficient = (T/0,6) x [(1,6 x SMIC annuel*/rémunération annuelle brute**) - 1], avec un plafond égal à T.

* Pour les salariés travaillant 35 h/semaine, le SMIC annuel est obtenu en multipliant le SMIC horaire par 1820. Pour les autres salariés, il est proratisé en fonction de leur durée de travail. Il est majoré du nombre d'heures supplémentaires ou complémentaires rémunérées, sans prise en compte des majorations de salaire.

** Y compris les rémunérations des temps de pause, d'habillage et de déshabillage, de douche, de coupure et d'amplitude prévus par convention ou accord collectif étendu. Y compris également les majorations HS.

Le paramètre « T » est égal à la somme de toutes les cotisations patronales incluses dans le dispositif, au niveau du SMIC.

Depuis le 1er janvier 2023, il est fixé à :

• 0,3231 pour les entreprises soumises à la contribution majorée au FNAL (entreprises d'au moins de 50 salariés) ;
• 0,3191 pour les entreprises soumises à la contribution au FNAL à 0,10 % (entreprises de moins de 50 salariés).

Le seuil pour la contribution FNAL majorée a été porté de 20 à 50 salariés depuis le 1er janvier 2020.

La valeur maximale du coefficient de la réduction générale, ou valeur « T », correspond à la somme des taux des cotisations et contributions prises en compte pour le calcul de la réduction générale.

Ce paramètre T doit être réduit à proportion si la cotisation patronale de retraite complémentaire AGIRC-ARRCO (base plus CEG) est inférieure à 6,01 %, soit la cotisation de base au taux de 4,72 % et la contribution d'équilibre générale (CEG) au taux de 1,29 %.

Heures prises en compte

Doivent être prises en compte toutes les heures de travail rémunérées sur la période considérée. En cas d'absence du salarié (par exemple une mise à pied disciplinaire), ne sont retenues que les heures réellement travaillées.

Pour les salariés sous forfait annuel en jours, le nombre d'heures retenu est égal au produit de la durée légale du travail et du rapport entre ce forfait et 218 jours.

Pour les salariés sous forfait annuel en heures : (nombre d'heures au forfait/45,7) x (52/12).

Reportez-vous à notre exemple dans la rubrique « À télécharger ».

Etape  3 -  Connaître les spécificités liées à la situation de certains salariés

Les employeurs dont les salariés voient leurs congés payés gérés et payés par une caisse des congés bénéficient d'un mode particulier de calcul de la réduction générale des cotisations patronales . En effet, la réduction étant calculée sur le salaire brut versé par l'employeur et soumis à cotisations de Sécurité sociale, l'employeur perdrait le bénéfice de cette réduction sur les indemnités de congés (ICP) versées par les caisses de congés directement au salarié. Il est donc nécessaire de corriger la formule générale en majorant la formule de la manière suivante : C = (T/0,6) x [(1,6 x SMIC annuel/rémunération annuelle brute) -1] x 100/90, avec un plafond égal à T x 100/90.

On rappelle que, dans le secteur des transports routiers, l'affiliation à la caisse de congés transport concerne obligatoirement les salariés embauchés depuis moins de 6 mois et le personnel intermittent mais que l'employeur dispose de la possibilité d'inscrire volontairement à la caisse l'ensemble du personnel pour une période illimitée.

Travailleurs temporaires

Le calcul est effectué sur la période correspondant à la durée de chaque mission, selon la formule suivante : C = (T/0,6) × [(1,6 × SMIC annuel/rémunération annuelle brute) – 1] × 1,1.

Salariés en maladie

Deux situations peuvent se présenter lorsqu'un salarié est malade :

• si l'entreprise ne maintient pas en totalité la rémunération du salarié : la fraction du SMIC correspondant au mois où a lieu l'absence est corrigée selon le rapport entre la rémunération versée et celle qui aurait été versée si le salarié avait été présent tout le mois ;
• si l'entreprise maintient totalement la rémunération, la fraction du montant du SMIC correspondant au mois où le contrat est suspendu est prise en compte dans les conditions normales.

Reportez-vous à notre exemple dans la rubrique « À télécharger ».

Etape  4 -  Connaître les modalités de calcul pour le personnel roulant du transport de marchandises

Le personnel roulant du secteur du transport de marchandise est conventionnellement soumis à un régime d'heures d'équivalence qui impacte les modalités de calcul de la réduction générale des cotisations patronales.

Depuis le 1er janvier 2015, la majoration salariale au titre des heures d'équivalence prévue par la convention collective des transports routiers n'est plus déduite de la rémunération retenue pour le calcul du coefficient.

Afin de ne pas pénaliser les entreprises de transports routiers de marchandises, cette suppression est remplacée par un ajustement de la formule de calcul :

• pour un salarié « grand routier » soumis à une durée d'équivalence de 43 h/semaine : (T/0,6) x (1,6 x 45/35 x SMIC annuel/rémunération annuelle brute - 1). La valeur 45/35 concerne la durée du temps de service des personnels roulants « grands routiers » ou « longue distance » qui est fixée à 43 heures par semaine. Dans ce cadre, le chiffre 45 prend en considération les majorations applicables aux heures d'équivalence effectuées au-delà de la 35e heure et dans la limite de la 43e heure, de sorte que : 43 heures + (8 heures majorées à 25 %), soit 43 heures + 2 heures= 45 heures ;

• pour un salarié « courte distance » soumis à une durée d'équivalence de 43 h/semaine : (T/0,6) x (1,6 x 40/35 x SMIC annuel/rémunération annuelle brute - 1). La valeur 40/35 concerne la durée du temps de service des autres personnels roulants du transport de marchandises, à l'exception des conducteurs de messagerie et des convoyeurs de fonds, qui est fixée à 39 heures par semaine. Dans ce cadre, le chiffre 40 tient compte des majorations applicables aux heures d'équivalence effectuées au-delà de la 35e heure et dans la limite de la 40e heure, de sorte que : 39 heures + (4 heures majorées à 25 %), soit 39 heures + 1 heure= 40 heures.

Pour des exemples de calcul, reportez-vous à la rubrique « À télécharger ».

Pour rappel, il existe 3 grandes catégories de conducteur :

• le conducteur grand routier (ou « longue distance ») qui est affecté à des services lui faisant obligation de prendre au moins 6 repos journaliers par mois hors de son domicile ;
• le conducteur de messagerie qui est affecté à titre principal à des services organisés de messagerie, d'enlèvement et de livraison de marchandises ou de produits dans le cadre de tournées régulières qui impliquent, pour une même expédition de domicile à domicile, des opérations de groupage et de dégroupage, et comportant des contraintes spécifiques de délais de livraison ;
• les autres personnels roulants (ou « autres roulants » ou « courte distance ») sont ceux qui n'appartiennent pas à ces deux catégories.

La durée de travail effectif, ou temps de service, comporte les temps de conduite, les temps d'attentes, les temps de travaux divers ou « autres tâches » (nettoyage, plein d'essence, chargement/déchargement et les temps de double équipage). Elle est fixée et définie par la convention collective « Transports routiers » en fonction de la catégorie à laquelle appartient le conducteur, des heures dites d'équivalence étant comprises dans le temps de travail effectif :

• conducteur longue distance (LD) : 8 heures d'équivalence, la durée normale du travail est de 43 heures par semaine ;
• conducteur courte distance (CD) : 4 heures d'équivalence, la durée normale du travail est de 39 heures par semaine ;
• les conducteurs de messagerie ne sont pas concernés par les heures d'équivalence.

Etape  5 -  Calculer le montant de la réduction générale des cotisations patronales

Calcul de la réduction annuelle

La réduction générale des cotisations patronales annuelle est calculée, pour chaque salarié concerné, en multipliant le coefficient obtenu par le montant de la rémunération annuelle versée (heures supplémentaires et complémentaires incluses) :

Réduction = coefficient x rémunération annuelle brute (résultat arrondi au centime d'euro le plus proche)

Cette réduction s'applique sur les charges patronales pour les risques maladie, maternité, invalidité, décès, retraite de base et allocations familiales.

Elle s'applique également sur la contribution FNAL, la contribution autonomie (CSA), et les cotisations accidents du travail et maladies professionnelles (part mutualisée) dans la limite de 0,55 %.

Elle est étendue aux cotisations de retraite complémentaire obligatoire (AGIRC-ARRCO) depuis le 1er janvier 2019 et aux contributions d'assurance chômage depuis le 1er octobre 2019.

Calcul de la réduction mensuelle anticipée

En pratique, une réduction anticipée est calculée chaque mois, puis une régularisation annuelle est effectuée au cours du dernier mois ou trimestre de l'année (ou de l'activité si elle ne couvre pas l'année entière). Ainsi, le montant de la réduction mensuelle appliquée par anticipation est égal au produit de la rémunération mensuelle par le coefficient.

La régularisation du différentiel entre la somme des réductions mensuelles anticipées et le montant de la réduction calculée sur l'année s'opère sur les cotisations et contributions du dernier mois (ou dernier trimestre).

Lorsque l'écart est inférieur à 1 euro, la régularisation peut être omise.

Par ailleurs, si vous le préférez, une régularisation peut être faite à la fin de chaque mois. Enfin, vous pouvez passer de la régularisation annuelle aux régularisations mensuelles en cours d'année.