Etape  1 -  La mise en place de l'intéressement dans l'entreprise

Définition et conclusion de l'accord d'intéressement

L'intéressement représente la rétribution de chaque salarié en fonction du travail accompli dans l'exercice clos.

L'intéressement aux résultats est un système facultatif. Toutefois, ce sujet doit être abordé lors de la négociation sociale selon la périodicité suivie dans chaque entreprise.

L'accord d'intéressement est conclu au niveau de l'entreprise selon l'un des mécanismes suivants :

• convention ou accord collectif de travail ;
• accord conclu entre le chef d'entreprise et les représentants d'organisations syndicales représentatives ;
• accord conclu entre le chef d'entreprise et le comité social et économique ;
• accord ratifié par le personnel à la majorité des deux tiers, sur demande conjointe du chef d'entreprise et d'une organisation syndicale représentative ou du comité social et économique, lorsqu'ils existent au sein de celle-ci.

La négociation doit obligatoirement aborder la question de l'établissement d'un plan d'épargne d'entreprise.

La conclusion d'un accord d'intéressement ne nécessite pas de consulter préalablement le comité social et économique (sauf bien entendu l'hypothèse de l'accord conclu directement avec le comité).

L'accord d'intéressement doit prévoir notamment les modalités d'information de chaque bénéficiaire, en particulier sur :

• les sommes qui lui sont attribuées ;
• le montant dont il peut demander le versement ;
• le délai dans lequel il peut formuler sa demande ;
• l'affectation par défaut de ces sommes au PEE ou PEI, lorsqu'il y en a un dans l'entreprise, en l'absence de demande du bénéficiaire.

Depuis le 18 août 2022, la durée de l'accord d'intéressement peut être compris entre 1 et 5 ans (contre 1 à 3 auparavant).

Ce dispositif doit être adapté aux spécificités des entreprises de moins de 50 salariés. Les entreprises de la branche doivent conclure un accord selon l'une des modalités de conclusion spécifiques à l'intéressement.

Dans les entreprises de moins de 50 salariés, l'employeur peut appliquer un accord type d'entreprise prévu par un accord de branche et conforme à ses dispositions, au moyen d'un document unilatéral.

L'application directe du dispositif doit être spécifiquement prévue par l'accord de branche qui doit proposer une forme d'accord type « clés en mains » indiquant les différents choix laissés à l'employeur. Autrement dit, une entreprise de moins de 50 salariés ne peut pas adhérer unilatéralement à un dispositif de branche si l'accord qui l'institue ne l'y autorise pas expressément ou s'il ne propose pas d'accord type. Elle devra alors conclure un accord, comme toute entreprise de 50 salariés et plus.

Pour appliquer cet accord type, l'entreprise doit déposer un document unilatéral spécifiant son adhésion à l'accord sur la plateforme « Téléaccords ». Ce document indique les choix que l'employeur a retenus après en avoir informé le CSE et les salariés par tous moyens.

Les entreprises d'au moins 50 salariés peuvent appliquer le dispositif d'épargne salariale de branche, mais elles doivent conclure à cet effet un accord selon les modalités propres à la participation, l'intéressement ou les plans d'épargne salariale. Cet accord doit être déposé sur la plateforme Téléaccords.fr.

De plus, depuis le 18 août 2022, sous réserve de ne pas être couverte par un accord d'intéressement de branche agréé, une entreprise de moins de 50 salariés peut mettre en place un régime d'intéressement par décision unilatérale, pour une durée comprise entre 1 et 5 ans, lorsqu'elle ne dispose pas de délégué syndical ou de CSE ou lorsque la négociation avec le délégué syndical ou le CSE a échoué.

Dès lors, depuis cette date, la DREETS doit délivrer un récépissé attestant du dépôt de l'accord ou du règlement et des documents qui l'accompagnent. Elle transmet ensuite sans délai ces documents à l'URSSAF qui dispose d'un délai de 3 mois à compter du dépôt pour demander le retrait ou la modification des clauses contraires aux dispositions légales ou réglementaires, à l'exception des règles relatives aux modalités de dénonciation et de révision des accords. Le délai de 3 mois ne court qu'à réception des documents nécessaires pour effectuer ce contrôle et sous réserve pour l'URSSAF d'en avoir préalablement informé le déposant dans ce même délai.

En l'absence de remarque de l'URSSAF dans le délai de 3 mois, les exonérations sociales et fiscales attachées aux sommes versées pour les exercices en cours au moment du contrôle ou antérieurs ne peuvent pas être remises en cause.

Depuis le 17 février 2023, une procédure dématérialisée de rédaction d'accords ou décisions unilatérales d'intéressement par le biais d'un site Internet géré par l'URSSAF (mon-interessement.urssaf.fr) permet de sécuriser les exonérations sociales et fiscales dès le dépôt administratif du texte.

Une procédure de sécurisation, dès publication sur la plateforme Téléaccords, des accords et décisions unilatérales réalisés sur la base de documents types mis à disposition sur le site mon-interessement.urssaf.fr s'applique depuis le 17 février 2023.

Lorsqu'un accord d'intéressement ou une décision unilatérale a été rédigé au moyen de la procédure dématérialisée proposée sur le site Internet géré par l'URSSAF (mon-interessement.urssaf.fr), permettant de vérifier préalablement sa conformité aux dispositions légales en vigueur, les exonérations sociales et fiscales attachées aux sommes versées au titre de cet intéressement sont acquises pour la durée de l'accord à compter de son dépôt. Dans ce cas, un code d'authentification est délivré à la fin de la procédure et au moment du téléchargement de l'accord permettant son authentification.

Une fois l'accord signé, l'entreprise n'a plus qu'à le déposer sur la plateforme TéléAccords. Sous réserve qu'aucune modification n'ait été apportée à ses clauses après le téléchargement, l'accord déposé sur la plateforme TéléAccords avec le code d'identification est réputé conforme aux dispositions légales en vigueur et ouvre droit aux exonérations attachées à l'intéressement.

Le calcul de l'intéressement

Il résulte d'une formule de calcul liée soit aux résultats, soit aux performances de l'entreprise au cours de 1 année ou d'une période d'une durée inférieure, exprimée en nombre entier de mois au moins égal à 3.

La loi PACTE prévoit que cette formule peut être complétée d'un objectif pluriannuel lié aux résultats ou aux performances de l'entreprise.

Cette formule, présente dans l'accord d'entreprise ayant mis en place l'intéressement, doit être claire et faire appel à des éléments objectivement mesurables (résultats, ratios, etc.). Pour ouvrir droit aux exonérations, l'intéressement collectif des salariés doit présenter un caractère aléatoire, la formule de calcul doit donc donner à l'intéressement un caractère variable et incertain. Le versement des primes ne peut pas être garanti par l'accord.

Le commissaire aux comptes peut intervenir et vérifier le calcul réalisé pour l'intéressement. Dans son rapport, il validera ou non le calcul, ce qui permettra de garantir le montant global et, dans certains cas, de justifier auprès des délégués du personnel la validité du chiffre.

La répartition et la distribution de l'intéressement 

Elle peut s'effectuer de différentes façons. L'accord prévoit le mode de répartition retenue : uniformément, proportionnellement aux salaires, proportionnellement à la présence. Tous ces critères peuvent aussi se retrouver cumulés.

Dans le cas où l'employeur désire favoriser la présence, dans la répartition, de la somme globale de l'intéressement entre les salariés, il peut tout à fait envisager une répartition comme suit :

• une part de 60 % distribuée à chacun des bénéficiaires au prorata du temps de présence ;
• une part de 40 % distribuée à chacun proportionnellement à son salaire. 

Si certaines sommes n'ont pas pu être distribuées (notamment si elles dépassent le plafond de répartition), l'accord d'intéressement peut prévoir de les répartir immédiatement entre les bénéficiaires sous certaines conditions fixées dans l'accord.
Le montant des primes distribuées à un même bénéficiaire ne peut, au titre d'un même exercice, excéder une somme égale aux 3/4 du montant du plafond annuel de la Sécurité sociale (PASS).

Obligation d'information liée à l'intéressement 

Lors de l'embauche d'un nouveau salarié, vous devez lui remettre un livret d'épargne salariale présentant uniquement les différents dispositifs d'épargne salariale mis en place dans l'entreprise. Les représentants du personnel devront également être informés de ce livret, via la BDES lorsque l'entreprise compte au moins 50 salariés.

Vous devez également informer les délégués du personnel du mode de calcul appliqué pour l'obtention du montant de l'intéressement, ainsi que sa répartition entre salariés. Il est intéressant de justifier cette information par une mention spéciale dans le procès-verbal de la réunion.

De plus, l'ensemble des salariés doit recevoir, indépendamment de son bulletin de paie, une information sur ses propres droits liés à l'intéressement.

Ce document peut préciser :

• le montant global de l'intéressement ;
• le montant moyen perçu par les bénéficiaires ;
• le montant brut des droits du salarié ;
• le montant de la retenue au titre de la CSG/CRDS ;
• le montant net à verser au salarié.

Depuis le 1er janvier 2016, cette fiche est enrichie. Elle intègre :

• lorsque l'intéressement est investi sur un plan d'épargne salariale, le délai à partir duquel les droits sont négociables ou exigibles, et les cas exceptionnels où les droits peuvent être liquidés ou transférés avant ce délai ;
• les modalités d'affectation par défaut au PEE des sommes attribuées au titre de l'intéressement.

En annexe, une note peut être jointe, rappelant les méthodes de calculs et de répartition.

Chaque salarié a le choix de placer ou de toucher son intéressement :

• pour le placement : plusieurs modes de placement peuvent être envisagés comme le PEE (Plan d'épargne entreprise), le PEI (Plan d'épargne interentreprises), le CET (Compte épargne entreprise). Cet intéressement est exonéré de l'impôt sur le revenu s'il reste « bloqué » durant trois ou cinq ans (selon accord) ;
• pour le versement : il est conseillé de faire apparaître sur le bulletin de paie le montant net de l'intéressement, afin que celui-ci soit déclaré et imposable comme un salaire au titre de l'année au cours de laquelle le salarié en a la disposition.

La demande de versement du bénéficiaire peut intervenir dans un délai de 15 jours à compter de la date à laquelle il a été informé du montant qui lui est attribué.

S'il ne demande pas le versement, les sommes affectées au PEE ou PEI ne sont exigibles qu'à l'expiration du délai d'indisponibilité prévu par le règlement du plan.

Enfin, lorsque tout ou partie des sommes a été affectées à un plan d'épargne d'entreprise, le livret d'épargne salariale est remis au salarié au moment de son départ. Ce document contient :

• l'identité du salarié bénéficiaire ;
• la description de ses avoirs acquis ou transférés dans l'entreprise par accord de participation et plans d'épargne dans lesquels il a effectué des versements, avec mention, le cas échéant, des dates auxquelles ces avoirs sont disponibles ;
• l'identité et l'adresse des teneurs de registre auprès desquels le salarié bénéficiaire a un compte.

Il vous faudra également préciser au salarié, dans l'état récapitulatif, qui prend en charge les frais de tenue de compte-conservation. La prise en charge peut se faire soit par l'entreprise, soit par prélèvements sur les avoirs.