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5 conseils pour gérer les départs en congés à distance

Entre le déconfinement progressif, le maintien de certaines mesures d’urgence et l’anticipation d’une reprise d’activité en septembre, l’organisation des départs en congés d’été s’annonce comme un vrai casse-tête. La communication entre les équipes est limitée du fait du télétravail, ce qui ne facilite pas non plus la tâche des managers qui doivent gérer et organiser les départs de leurs collaborateurs.

Voici 5 conseils pour éviter que votre mois de juin ne vire au cauchemar et ne vous donne envie de vous reconfiner.

Et pour en savoir plus sur les droits de l’employeur et du salarié en matière de congés, téléchargez le guide pratique en remplissant le formulaire ci-contre.

1. Laissez vos collaborateurs autonomes sur la gestion des plannings

La clé d’une organisation réussie, c’est l’autonomie des équipes. Laissez vos collaborateurs décider, avec leur manager, des départs en congés. L’accès à un planning partagé permet de s’entendre sur l’ordre des départs, en fonction de vos règles internes et de vos besoins opérationnels. Il existe de nombreux modèles gratuits à télécharger qui vous y aideront. Ils ont toutefois leurs limites. Il est nécessaire de mettre à jour le statut des demandes (en cours, validé, refusé…) et ne sont pas toujours faciles à manipuler. Les erreurs de sauts de ligne sont monnaie courante. Contrairement à un tableau excel partagé, un outil de gestion de congés intègre des processus de validation qui non seulement évite ce type d’erreurs mais permettent une mise à jour en temps réel des informations.

2. Donnez à vos salariés leurs soldes de congés

Le seul document qui renseigne le salarié sur son solde de congés est son bulletin de salaire, pièce que l’on a rarement sous la main. Pas étonnant que vous soyez sollicités par des collaborateurs inquiets du nombre de jours qu’il leur reste pour partir cet été. Avec les congés imposés, ceux annulés, les absences pour garde d’enfant, le chômage partiel, vous l’êtes probablement encore davantage. Cette gestion administrative et cet effort de communication vous prend plus de temps. Envoyez un état à date des soldes à vos collaborateurs. Le mieux est encore de leur permettre de consulter leurs compteurs de congés de façon autonome et d’effectuer des estimations dans le futur.

3. Autorisez le report de congés

Pour rappel, le report des jours de congés est possible en cas d’accord entre l’employeur et le salarié. Si ce n’est pas le cas, vous n’êtes pas dans l’obligation de l’accepter mais si le salarié n’a pas pu prendre tous ses congés de votre fait, alors vous devrez les indemniser. Si compte tenu de la situation exceptionnelle, vous décidez d’accorder le report, il vous faudra alors penser à transférer les reliquats sur le compte 2019/2020 et bien entendu suivre la comptabilisation de la provision pour congés payés.

4. Communiquez votre politique de congés et vos règles de gestion

Fermeture annuelle, période rouge, fractionnement, cumul RTT et congés payés… vous connaissez toutes les subtilités de votre politique interne de congés mais pas nécessairement vos collaborateurs. A minima, vous pouvez diffuser un rappel des règles de la maison avec éventuellement des liens vers votre convention collective. Vous pouvez également ouvrir un système de “ticketing” (support) via votre messagerie instantanée par exemple. Vous centraliserez ainsi toutes les questions et les réponses et aurez constitué votre première ressource documentaire. L’étape suivante consistera à intégrer ces règles dans le processus de demande et de validation des congés.

5. Automatisez votre processus de gestion pour vous libérer du temps

Qu’il s’agisse de faire appliquer vos règles de congés, de gérer le planning, de s’assurer que les demandes sont bien validées ou de sécuriser les décomptes en paie… Ce n’est pas tant la tâche en elle-même qui est pénible et usante, que l’énergie qu’elle mobilise pour l’exécuter.
La dématérialisation et l’automatisation de ce processus vous affranchissent de cette lourdeur administrative. Vous supprimez les saisies manuelles, vos règles de gestion s’appliquent automatiquement, et vos collaborateurs sont satisfaits de voir leurs demandes de congés traitées rapidement.

 

 

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