TISSOT_WP_HEADSIDEBAR Notes de frais : 9 conseils pratiques pour les réduire et faire des économies – Editions Tissot – TISSOT_WP_BODYSIDEBAR

Notes de frais : 9 conseils pratiques pour les réduire et faire des économies

Un outil de gestion des notes de frais diminue vos dépenses. Néanmoins, ce qui fait la différence entre quelques économies et une réelle optimisation, ce sont des méthodes de gestion éprouvées et une politique frais bien calibrée.

Nous avons observé, analysé et décortiqué le fonctionnement de nos clients pour vous délivrer 9 conseils pratiques, simples à mettre en œuvre et très performants.

 

1. Auditez vos dépenses et affinez votre politique de frais


Le montant des frais peut fortement varier au sein d’une même entreprise. Globalement, 25% des salariés sont à l’origine de 50% des dépenses. Analysez la répartition des dépenses (hôtel, restaurant, transport…) évaluez le coût moyen des frais et identifiez rapidement les populations les plus concernées et les écarts constatés. Cet audit “d’inspection” vous permettra d’adapter votre politique de frais :

  • Les notes de frais qui ne suivent pas les règles : décidez dans quel cadre ou quelles limites elles peuvent être acceptées.
  • Les collaborateurs hédonistes : éditez ponctuellement des rapports et isolez les collaborateurs dont le montant moyen des dépenses est supérieur à ceux des collaborateurs aux missions comparables. Un rappel à l’ordre devrait être suffisant.
  • Les frais supérieurs à la moyenne : statistiquement, les notes de frais de montant supérieur à la moyenne représentent moins d’une note de frais sur quatre. S’il y a des excès à corriger, c’est là qu’ils seront les plus importants.
  • Les frais supérieurs à la médiane : ciblez les notes de frais au-delà de la médiane.

 

2. Limitez les dépenses des repas sans déclencher de mutinerie


Avec un quart des frais alloué aux repas, il est normal de vouloir les optimiser. En plafonnant les dépenses de repas, vous réalisez bien évidemment des économies mais inutile d’aligner ce montant sur celui de l’Urssaf de manière brutale. Vos collaborateurs n’y verront qu’une tentative mesquine de votre part et le résultat ne sera pas à la hauteur de ce que vous imaginiez.

Définissez votre plafond à 1,5 fois le montant moyen de vos dépenses de repas. Vous réaliserez bien plus d’économie sans pour autant avoir soufflé le vent de la contestation.

 

3. Limitez les frais kilométriques aux trajets de moins de 200 km par jour


Au-delà des déplacements courts en périphérie d’agglomération, l’utilisation des véhicules personnels des salariés est ruineuse. Au-delà de 200km, tous les autres modes de transports sont plus compétitifs, y compris les voitures de location.

 

4. Automatisez la récupération de TVA et économisez 2,5% de vos frais


La moitié des dépenses est éligible à récupération de la TVA à un taux moyen de 13 %. Les entreprises n’en récupèrent en moyenne que 7,6 % : elles abandonnent donc au fisc plus de 40 % de la TVA afférente aux notes de frais. En suivant simplement la législation, elles pourraient faire baisser mécaniquement la charge représentée par les notes de frais de presque 2,5 %…

 

5. Régularisez vos titres restaurant vous permet d’économiser plus de 100 euros par mois et par salarié


L’Urssaf précise que pour avoir droit à un ticket restaurant, le collaborateur doit travailler sur la journée entière et régler son déjeuner de sa poche. Si vos collaborateurs ont déclaré des note de frais de repas, il vous faut les régulariser au regard de la loi. Vous pouvez soit retenir la part patronale des titres reçus en trop sur la fiche de paye, soit retirer autant de titres sur la prochaine souche distribuée au salarié. Avec une valeur moyenne constatée de 7,50 euros en 2016, vous pouvez économiser plus de 100 euros par mois et par salarié.

 

6. Raccourcissez le circuit de validation des notes de frais


Démultiplier le nombre d’intervenants dans le circuit d’approbation des notes de frais est contre productif, d’autant que certains n’ont qu’une vague idée des tâches du salarié déclarant. Deux visions complémentaires sont nécessaires pour un bon contrôle d’une note de frais :

1. La vision opérationnelle des responsables hiérarchiques ou chefs de projet qui sauront évaluer si cette dépense était effectivement nécessaire dans le cadre de la mission du collaborateur.

2. La vision administrative des comptables qui vérifient que les dépenses respectent bien votre politique, ne comportent pas d’erreurs et correspondent aux justificatifs.

 

7. Jetez vos justificatifs de notes de frais


Depuis la parution de l’article A 102 B-2 du Livre des Procédures Fiscales en mars 2017, il est possible de jeter ses justificatifs de notes de frais à condition que les règles de numérisation et d’archivage soit respectées. Aujourd’hui, un justificatif numérisé depuis une application mobile conforme aux pré-requis permet de se débarrasser du fastidieux travail de tri, de saisie et de stockage des facturettes. De plus, le rapprochement comptable est beaucoup plus rapide à partir des justificatifs numériques.

 

8. N’attendez pas la fin du mois pour gérer vos notes de frais


Votre politique de note de frais est réglée comme une horloge suisse ? Déclaration avant le 17 du mois, validation pour le 20, comptabilisation le 25, remboursement le 28… en fluidifiant votre processus, vous évitez à vos managers et à votre service comptable de gérer un grand nombre de frais concentré sur une courte période.

1. Les managers seront plus attentifs à la dépense effectuée s’ils la valide dès sa réception et pourra plus facilement la contextualiser.

2. Vous soulagerez le service comptable déjà fort occupé avec les échéances de factures, les provisions, les rapports…

3. Vous limiterez les risques d’erreurs qu’occasionne une journée entière consacrée à cette tâche particulièrement pénible.

 

9. Automatisez tout ce qui peut l’être avec un logiciel adapté


Vous trouverez pléthores de logiciels de gestion de notes de frais sur le marché : en open source, en module intégré à un ERP, adapté à un secteur d’activité particulier, etc. Quels que soient vos besoins, faites votre choix en veillant à ce qu’il réponde à au moins 5 des critères suivants :

1. L’ergonomie et l’intuitivité du logiciel et de l’application mobile.

2. La simplification des processus de contrôle.

3. L’archivage à valeur probante pour jeter les justificatifs papier et l’OCR pour ne plus avoir à saisir les dépenses.

4. L’export des écritures comptables.

5. Une solution paramétrable afin de configurer simplement des ajustements de votre politique de frais.

 

A propos de Lucca


Lucca propose un ensemble de solutions en ligne dédié à l’automatisation des processus administratifs et RH.

Chaque logiciel est autonome et traite une problématique spécifique : gestion des congés et absences, dossier du personnel, suivi des temps et des activités, gestion des notes de frais, etc.). Ils s’interfacent également les uns aux autres et avec d’autres solutions pour permettre de créer son SIRH à la carte.

Aujourd’hui, plus de 1 500 sociétés soit 217 000 utilisateurs font confiance à Lucca.

Cleemy, la solution de gestion des notes de frais est plébiscitée par des sociétés comme
Michel et Augustin, Deezer, Spie, Nokia Health ou encore Pernod Ricard.

Envoyer cette page à un collègue Signaler une anomalie sur cette page Retour en haut de page